Как написать запрос на информацию (с примером)

Запросы информации (RFI) позволяют компаниям оценивать поставщиков, которые могут помочь им решить проблему или завершить проект. Отправляя RFI и сравнивая ответы, компании могут выбрать подходящего поставщика для своих нужд.

Знание того, как составить RFI, позволит вам собрать информацию и принять взвешенное решение. В этой статье мы обсудим, что такое запрос информации, его цель, как написать RFI, а также предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать для написания собственного запроса.

Что такое запрос информации?

Запрос информации — это документ, который компании отправляют продавцам или поставщикам для сбора информации о том, что они предлагают. RFI позволяют предприятиям уточнять свои потребности и задавать вопросы другим компаниям, вести тщательный учет ответов каждой компании и выбирать поставщика, который соответствует их требованиям. RFI действуют только в информационных целях, поэтому ни одна компания не имеет договорных обязательств перед другой, если они не договорились вести совместный бизнес.

Почему профессионалы используют запросы на информацию?

Профессионалы используют запросы информации, чтобы узнать подробности о компании и о том, какие продукты или услуги они могут предложить, часто для конкретного проекта. Цель отправки RFI может зависеть от потребностей компании и хода выполнения ее текущих проектов. Информация, запрашиваемая специалистами при использовании RFI, может включать:

• Информация о ценах компании

• Продукты или услуги, которые предлагает компания

• Ответы на вопросы о конкретных потребностях

• Опыт работы над аналогичными проектами

• График предоставления продуктов или услуг

В строительной отрасли профессионалы могут также использовать RFI для отслеживания хода строительных проектов. Они могут периодически запрашивать информацию у продавцов и поставщиков, чтобы убедиться, что проект идет по графику. Строительные компании также могут использовать RFI, чтобы запросить изменение материалов, сроков, процедур, дизайна или других элементов проекта.

Как написать запрос на информацию

RFI имеют простую структуру, которая позволяет легко составить собственный проект. Вот пять шагов, которые вы можете использовать, чтобы написать свой собственный запрос на информацию:

1. Основные сведения о запросе

В верхней части RFI могут содержаться основные сведения о запросе. Это может сообщить компании имя отправителя и предполагаемого получателя. Он также может включать такую ​​информацию, как:

• Номер RFI для справки

• Дата, когда компания отправила RFI

• Название проекта и номер проекта

• Крайний срок ответа

2. Заявление о цели

Вы можете начать основной раздел, включив в один абзац обзор информации, которую вы ищете от компании. Здесь вы можете включить конкретные запросы, такие как наличие продуктов или услуг и предполагаемый диапазон дат, в течение которого они вам нужны. Это позволяет продавцам сразу определить, заинтересованы ли они в сотрудничестве с вами.

3. Резюме проекта

Сообщив компании о цели вашего запроса на получение информации, вы можете предоставить контекст, подводя итоги проекта. Объясните причину его завершения, сроки и цели. Если вы хотите включить диаграммы, диаграммы или другие документы, которые помогут вам объяснить ваш проект, вы можете отметить в этом разделе, что вы включили вложения для рецензирования получателя.

4. История компании

Если вам еще предстоит работать с продавцом или поставщиком, которому вы планируете отправить RFI, вы можете включить некоторую справочную информацию о своей компании. Обратите внимание на миссию вашей компании, опыт работы в отрасли и веб-сайт или страницы в социальных сетях для их справки. Вы также можете рассмотреть возможность добавления контактной информации в этот раздел, чтобы получатель мог позвонить или отправить вам электронное письмо с вопросами, которые у них есть о проекте или вашем запросе.

5. Раздел ответа

Пометьте нижнюю половину документа как раздел «Ответ» и оставьте примерно половину страницы пустой для ответа получателя. Получатель может использовать этот раздел или вместо этого отправить отдельный документ, но предоставление места в качестве вежливости соответствует деловому этикету. Однако вы также можете включить поле для конкретной информации, которая вам нужна от получателя, например, дату отправки ответа.

Преимущества использования информационных запросов

Запросы информации могут предложить много преимуществ для компаний, которые их используют. Когда у вас есть несколько потенциальных поставщиков для работы, RFI могут позволить вам отслеживать, с кем вы связались и когда, кто ответил и что каждый поставщик может предложить вашему бизнесу. Другие преимущества RFI включают в себя:

• Вы можете сохранить RFI и их ответы для дальнейшего использования.

• Потенциальные поставщики понимают, что они должны конкурировать за ваш бизнес.

• Вы показываете свою открытость для работы со многими видами бизнеса.

Образец запроса информации

Вот шаблон, который вы можете использовать для создания собственного запроса информации:

[RFI number]
[Date of request]
[Project name]
[Project number]

Отправлено: [Name]
Представленный: [Name]

Описание РФИ:

[Statement of purpose]
[Context]

История компании:

Дата ответа:
Ответ:

Пример запроса информации

Вот пример запроса информации:

Запрос № 5839
13 июля 2020 г.
Реконструкция парковки дома престарелых Ист-Пойнт
Проект №340

Представлено: Джексону Смиту
Представлено: Сьюзен Бэрроу

Описание РФИ:

Builders Group, Ltd. ищет поставщика 15 тонн белого щебня для парковки дома престарелых. Эти материалы потребуются нам с 1 августа 2020 г. по 14 августа 2020 г., в зависимости от хода проекта.

У дома престарелых Ист-Пойнт есть гравийная парковка, которая в последний раз ремонтировалась два года назад. Джон Дэвис, президент Ист-Пойнт, недавно связался с нами по поводу крупного проекта реконструкции на открытом воздухе и попросил, чтобы мы уделили первоочередное внимание укладке нового камня на парковке.

Он специально запросил дробленый белый камень, потому что предпочитает более яркий вид и более крупные камни, поскольку посетители часто наносят небольшие кусочки гравия на свою обувь. Мы планируем начать проект 1 августа 2021 года, если позволит погода.

История компании:

Мы обслуживаем дом престарелых Ист-Пойнт более 15 лет, обеспечивая общее техническое обслуживание, ремонт, установку оборудования для обеспечения безопасности и решения по благоустройству. С тех пор, как мы открылись в 2000 году, мы выросли с двух владельцев-операторов до 50 членов команды, и мы справляемся со многими потребностями в строительстве и ремонте зданий. Более подробную информацию о нашей компании и о том, что мы предлагаем, вы можете найти на нашем веб-сайте www.bgltd.com.

Дата ответа:

Ответ: