Как написать внутреннее предложение (с определением и примером)

Внутренние предложения могут быть полезны, если вы пытаетесь внести изменения в свою организацию или решить проблему, которая была постоянной. Существует много причин, по которым вы можете решить отправить внутреннее предложение, что может быть особенно распространенным в крупных организациях, где в принятии решений об изменениях может участвовать много людей. Если у вас есть идея, которую вы хотели бы реализовать в своей стране, вам может быть полезно составить внутреннее предложение.

В этой статье мы объясним, что такое внутреннее предложение, какие элементы входят во внутреннее предложение, причины написания внутреннего предложения, как написать внутреннее предложение и как выглядит пример.

Что такое внутреннее предложение?

Внутреннее предложение — это тип предложения, используемого для продвижения проекта в вашей организации. Много раз, когда люди думают о предложениях, они думают о внешних предложениях, когда компания представляет предложение другой организации, чтобы обеспечить работу. Однако предложения также можно использовать для объяснения идеи и того, какую пользу она может принести вашей компании внутри компании. Есть некоторые части внешнего предложения, которые не нужны во внутреннем предложении, потому что вы все работаете в одной компании.

Элементы для внутреннего предложения

Внутреннее предложение должно включать многие из тех же элементов, что и внешнее предложение. К ним относятся введение, справочная информация, раздел о преимуществах проекта, раздел с описанием работы и ее результатов, раздел о методах, раздел о расписании и раздел о затратах. В этих разделах должна содержаться информация, которая понадобится вашим коллегам и руководителям для принятия решения по вашему проекту. Возможно, вы также захотите приложить сопроводительное письмо, сопроводительную записку или вступительное электронное письмо с вашим предложением, чтобы человек, которому вы его отправляете, знал, кто вы и что представляет собой документ.

Во введении должно быть объяснено, что документ является предложением, кратко изложено содержание предложения и предложено одно или два предложения, которые побудят получателя продолжить чтение. В разделе фона должно быть объяснено, почему вы предлагаете изменение и какую проблему вы будете решать. В разделе льгот следует привести доводы в пользу вашего предложения и объяснить, какую пользу оно принесет вашему работодателю. Описание должно объяснять, что вы будете делать и каковы будут результаты.

В разделе «Метод» будет подробно рассказано о том, как вы планируете достичь своей цели и решить проблему. В разделе расписания будет показана временная шкала, которую вы планируете для работы над проектом. В разделе расходов объясняются все связанные с этим расходы, которые должны включать ваше запланированное рабочее время, посвященное проекту, других сотрудников, которых вы хотите привлечь, и любые расходные материалы, которые вам могут понадобиться. Вы также можете включить дополнения в свое предложение, если у вас есть информация, которую вы не считаете подходящей для какого-либо другого раздела.

Причины для написания внутреннего предложения

Есть много причин для написания внутреннего предложения, но наиболее распространенная из них заключается в том, что вы видите что-то в своей компании, что, по вашему мнению, вы могли бы изменить к лучшему. Это может быть процесс, метод обучения, физическое изменение или кадровое изменение. В зависимости от размера вашей компании и того, как она организована, вы можете передать свое предложение на рассмотрение своему непосредственному руководителю или передать его в отдел, курирующий область, в которой вы предлагаете внести изменения.

Как написать внутреннее предложение

Вот шаги для написания внутреннего предложения:

1. Разработайте свою идею

Прежде чем вы начнете писать свое предложение, у вас должно быть хорошее представление о том, в чем заключается ваша идея и как вы ее реализуете. У вас может быть идея, но для того, чтобы объяснить, как вы ее реализуете, вам нужно провести исследование, создать план того, как она будет работать, и понять, как это может положительно повлиять на вашу компанию. Важно потратить время, прежде чем написать свое предложение, чтобы понять детали вашего плана, так как это может помочь вам обнаружить потенциальные проблемы раньше и помешать вам представить неполную идею руководству.

2. Создайте свой крючок

Первая часть вашего предложения — это введение и предыстория, которые должны предоставить аудитории хороший объем информации о том, почему ваша идея необходима и что она может помочь решить эту проблему. Во введении, в частности, должно быть одно предложение, которое окажет положительное влияние на аудиторию и поможет им понять, почему ваш план необходим и важен. Затем фон объясняет текущую ситуацию, которую вы хотите обновить, чтобы решить проблему.

3. Объясните, как вы будете выполнять свой проект

В разделах «Преимущества» и «Описание» вашего предложения должно быть указано, почему ваш план может принести пользу компании и как вы это сделаете. В последующих разделах будут более подробно описаны особенности, поэтому эти разделы больше посвящены тому, чтобы показать, что вы можете внести изменения и какую пользу это изменение принесет вашему работодателю и коллегам. Раздел описания, в частности, должен быть посвящен результатам вашего проекта и тому, как все будет работать после его реализации.

4. Подробно

В последних разделах, включая разделы о методах, графике и расходах, вы должны подробно рассказать о том, как будет работать ваш план. Вы должны быть максимально реалистичными и избегать обещаний, которые вы не уверены, что сможете сдержать. Например, не говорите, что можете выполнить свой проект за три месяца, если вам кажется, что это может занять около шести месяцев. Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нарушат ваши планы, но вы, по крайней мере, можете быть реалистом в начале проекта и попытаться спланировать возможные задержки.

5. Составьте сопроводительный документ

В зависимости от формальностей вашего рабочего места и вашего предложения вам может понадобиться сопроводительное письмо, сопроводительная записка или сопроводительное электронное письмо. Если у вас нет представления о том, что наиболее подходит для вашей компании, вы можете спросить своего руководителя или коллег, что бы они порекомендовали. В вашем сопроводительном документе должен быть указан тот факт, что вы приложили предложение для рассмотрения кем бы то ни было вашим получателем, и что оно предназначено для решения проблемы. Ваш сопроводительный документ может быть кратким, если вы подробно изложили свое предложение.

Пример внутреннего предложения

Вот пример внутреннего предложения:

введение

Как компания, мы движемся к увеличению нашего разнообразия, справедливости и инклюзивности, но изо всех сил пытаемся нанять более разнообразных кандидатов на должности на всех уровнях. Я хотел бы предложить нам реализовать двухэтапную интеграцию программного обеспечения, начиная с использования программного обеспечения для анализа наших списков вакансий на предмет потенциально проблемных формулировок для маргинализированных групп и инструмента слепого резюме для удаления идентифицирующей информации из резюме. Эти два типа программного обеспечения могут увеличить разнообразие при приеме на работу за счет удаления формулировок, которые сигнализируют о потенциальной предвзятости к кандидатам, и формулировок, которые могут заставить менеджеров по найму действовать на основе внутренней предвзятости при просмотре резюме.

Задний план

Наша компания уже несколько лет, особенно в прошлом году, наращивает усилия по обеспечению разнообразия, справедливости и инклюзивности. Однако, несмотря на то, что мы внесли некоторые улучшения, есть области, в которых мы могли бы продолжать совершенствоваться. В частности, мы изо всех сил пытаемся привлечь и нанять различных кандидатов, которые могли бы обогатить культуру нашей компании и открыть новые перспективы в нашей работе. В то время как многие обсуждали тот факт, что нам нужно совершенствоваться, реальные изменения для этого, похоже, начинаются медленно.

Преимущества

Использование этих двух типов программного обеспечения в нашем процессе найма дает много преимуществ. Анализатор текста разнообразия может помочь нам устранить видимость предвзятости к кандидатам, что может помочь нам привлечь более разнообразный пул кандидатов на все должности. Поскольку существует много общих фраз или терминов, которые могут иметь разное значение для разных групп людей, может быть полезно иметь программное обеспечение для анализа наших списков на наличие этих терминов. Это особенно верно, учитывая, что любому человеку было бы сложно понять, как все термины повлияют на все типы людей.

Инструмент слепого резюме удалит любые признаки личности кандидата, кроме его опыта и навыков, которые, безусловно, являются наиболее важными частями любого рассматриваемого кандидата. Поскольку мы работаем над тем, чтобы бросить вызов неявной предвзятости внутри нашей организации, мы также можем устранить искушение для менеджеров по найму и нашего отдела кадров использовать свои предубеждения против кандидатов. Кроме того, это может помочь нам убедиться, что мы действительно проводим собеседования с лучшими кандидатами на каждую должность, основываясь на том, что мы знаем об их опыте и навыках.

Описание

После того, как мы внедрили эти две программы в наш процесс найма, мы должны увидеть увеличение найма разнообразных кандидатов. Нам нужно будет продолжать работать над тем, чтобы наше рабочее место было гостеприимным и инклюзивным для этих кандидатов, но добавление дополнительного разнообразного персонала может улучшить и это.

Метод

На первом этапе мы внедрим анализатор текста разнообразия для всех без исключения наших списков вакансий, которые являются активными или планируемыми. После обновления наиболее актуальных списков вакансий сотрудники отдела кадров также просматривают все наши документы с должностными инструкциями с помощью текстового анализатора, чтобы убедиться, что установленное содержание также включено. Таким образом, для будущих списков вакансий мы сможем взять документы, которые у нас уже есть, и перечислить их, иначе любой анализ займет меньше времени, если нам потребуется внести изменения или корректировки.

На втором этапе мы внедрим инструмент слепого резюме для всех резюме, поданных на любую должность в нашей компании. Персонал отдела кадров будет использовать этот инструмент перед просмотром резюме и организацией первоначальных собеседований, а также предоставит менеджерам по найму одинаковые слепые резюме для всех рассматриваемых кандидатов. Это будет постоянный инструмент, используемый HR и менеджерами по найму в обозримом будущем в нашей компании.

Расписание

Нулевой этап займет примерно один месяц, поскольку мы изучаем и анализируем различное программное обеспечение и планы, доступные нам для этих двух целей. Это позволит нам убедиться, что мы выбираем наилучшее программное обеспечение для наших нужд.

Первый этап начнется сразу же после утверждения нашего программного обеспечения. Процесс анализа наших текущих списков вакансий, а также существующих должностных инструкций должен занять примерно три месяца, в зависимости от рабочей нагрузки задействованных сотрудников.

Второй этап начнется примерно через месяц после начала первого этапа, чтобы у отдела кадров было время сначала просмотреть текущие списки вакансий, а затем приступить к второму этапу. Первоначальная реализация второго этапа займет два месяца и завершится примерно в то же время, что и первый этап. Однако, как упоминалось выше, эти инструменты предназначены для использования на постоянной основе.

Расходы

Основными затратами компании будут затраты на приобретение необходимого нам программного обеспечения, которое, по предварительным оценкам, может стоить до 20 000 долларов в год. Мы обязательно проанализируем все варианты, прежде чем выбрать один, чтобы убедиться, что мы получаем лучшую цену. Как менеджер по персоналу, я планирую потратить около 10 часов на изучение соответствующего программного обеспечения и обучение всех сотрудников отдела кадров его использованию. Я ожидаю, что первые четыре месяца внедрения потребуют примерно 400 часов работы всего нашего персонала.