Как написать спонсорское письмо для мероприятия (с примером)

3 января 2022 г.

Некоммерческие организации часто используют несколько стратегий для поиска спонсоров и установления с ними прочных отношений. Один из способов добиться этого — рассылать спонсорские письма на мероприятия организации. Если вы заинтересованы в некоммерческой деятельности, вам может быть полезно узнать об этих письмах. В этой статье мы даем определение этим письмам, обсуждаем различные типы, объясняем, как написать спонсорское письмо для мероприятия, и приводим пример, который можно использовать в качестве руководства.

Что такое спонсорское письмо для мероприятия?

Спонсорское письмо для мероприятия — это документ, который некоммерческая организация пишет и отправляет потенциальному спонсору. В этих письмах запрашивается спонсорство у частного лица или корпорации для конкретного мероприятия, инициативы или для долгосрочной поддержки некоммерческой организации. Как правило, эти письма могут помочь некоммерческим организациям наладить отношения со спонсорами, чтобы поддержать усилия организации по сбору средств. Спонсорские письма могут предлагать стимулы для спонсоров и объяснять, почему потенциальный спонсор может захотеть сотрудничать с вашей организацией. Ваша некоммерческая организация может использовать эти письма в качестве инструмента сбора средств или для установления партнерских отношений с людьми и предприятиями в вашем местном сообществе.

Виды спонсорских писем

Вот два разных типа спонсорских писем, которые вы можете написать потенциальным спонсорам:

Генеральное спонсорство

Одно письмо, которое вы можете отправить потенциальным донорам, — это письмо общего спонсорства. Эти письма могут включать в себя возможности для спонсоров сотрудничать с вашей организацией различными способами. Вместо того, чтобы запрашивать спонсорство для конкретного мероприятия, в этих письмах предлагаются альтернативные способы участия спонсоров. Например, вы можете попросить регулярное пожертвование, волонтеров для регулярных программ или информационно-просветительских мероприятий или неденежные пожертвования, такие как расходные материалы.

Спонсорство мероприятия

Еще одно письмо, которое вы можете отправить спонсорам, — это письмо о спонсорстве мероприятия. Эти письма обычно содержат подробную информацию о том, как физическое или юридическое лицо может стать партнером вашей организации для проведения конкретного мероприятия. Независимо от типа мероприятия, которое вы планируете, наличие спонсоров может повысить его успех. Например, вы можете попросить постоянных спонсоров увеличить свои пожертвования за год до мероприятия, чтобы покрыть расходы. Вы также можете попросить корпорации пожертвовать предметы для тихого аукциона. Вы можете отправлять спонсорские письма как постоянным, так и новым спонсорам, чтобы улучшить результат.

Как написать спонсорское письмо на мероприятие

Рассмотрите следующие шаги, чтобы эффективно написать спонсорское письмо для мероприятия:

1. Поймите необходимость

Прежде чем вы начнете писать письма потенциальным спонсорам, важно понять, что нужно вашей организации. Когда вы планируете свое мероприятие, подумайте о том, чтобы составить список или базу данных всех расходных материалов, средств или ресурсов, необходимых для успешного проведения мероприятия. Этот список может помочь вам сделать конкретные запросы к вашим спонсорам, чтобы они точно знали, как они могут помочь. Понимание того, что нужно вашей организации, также может помочь гарантировать, что вы получите только те взносы, которые необходимы для конкретного мероприятия.

2. Изучите потенциальных спонсоров

Еще один важный шаг перед отправкой писем — поиск потенциальных спонсоров. Хотя вы можете отправлять письма существующим партнерам, также важно использовать мероприятие как способ расширить свою поддержку. Найдя несколько компаний или отдельных лиц, которые связаны с вашей организацией, рассмотрите возможность связаться по телефону или электронной почте, чтобы связаться с соответствующим лицом в этом бизнесе. Эта начальная точка контакта может повысить вероятность того, что этот бизнес внесет свой вклад в мероприятие вашей организации.

3. Включите введение

Когда вы начинаете писать письма, лучше всего начать с введения. В этом разделе вы можете объяснить, кто вы, чем занимается ваша организация, и некоторые подробности о предстоящем событии. Подумайте о том, чтобы персонализировать это введение для каждого письма, чтобы спонсоры чувствовали, что вы обращаетесь непосредственно к ним. Введение — это полезный способ для получателя лучше понять как событие, так и организацию.

4. Объясните причину письма

Далее важно объяснить причину написания письма. Поскольку спонсорство, которое вы запрашиваете, относится к конкретному мероприятию, рассмотрите возможность перечисления нескольких примеров того, как получатель может помочь. Этот список может включать финансовую поддержку, материалы для конкретных мероприятий, волонтеров или другие ресурсы, в которых нуждается ваша организация. В этом разделе лучше указать подробности, чтобы получатель знал, о чем вы просите.

5. Предоставьте информацию о вашей аудитории

Другие сведения, которые следует включить в письмо, могут включать сведения о населении или аудитории, которую обслуживает ваша некоммерческая организация. Эти типы деталей могут помочь получателям ваших писем почувствовать личную или эмоциональную связь с работой вашей организации. Установление этой связи также может увеличить шансы спонсора на то, что он согласится стать партнером вашей организации для конкретного мероприятия.

6. Объясните цель мероприятия

При планировании мероприятия ваша организация могла составить список целей, которых вы надеетесь достичь. Попробуйте добавить эти цели в содержание спонсорских писем. Включение целей мероприятия может показать спонсорам, чего именно вы надеетесь достичь в результате мероприятия. Эти цели могут служить ориентиром для спонсоров, чтобы они лучше понимали цель мероприятия и то, что необходимо для его реализации.

7. Добавьте подпись

При завершении спонсорских писем рассмотрите возможность добавления собственноручной подписи. Это может показать получателю, что ваша организация потратила время на создание письма с индивидуальным подходом. Добавление этой подписи может улучшить шансы получить ответ от получателей.

8. Свяжитесь с получателями

Вы можете включить в письмо предложение о том, как вы планируете связаться с получателем. Например, вы можете упомянуть, как через неделю они могут ожидать от вас телефонного звонка. Если вы решите включить эту информацию, важно убедиться, что вы выполнили обещанное. Следя за письмами, получатели получают возможность задать вопросы и узнать больше о том, как они могут участвовать.

Пример спонсорского письма на мероприятие

Вот пример спонсорского письма для мероприятия:

Дорогая Бет,

Я надеюсь, что вы здоровы. Меня зовут Брюс, и я директор по развитию компании Small Steps for Change. Наша некоммерческая организация призвана выступать за образование молодежи, делая небольшие шаги к большим переменам. Наш ежегодный 5K быстро приближается, и мы ищем потенциальных спонсоров, которые помогут воплотить это событие в жизнь.

Мы считаем, что ваша компания соответствует нашей миссии, поскольку вы много работаете над созданием точной учебной программы для начальных школ в нашем регионе. Мы нуждаемся в твоей помощи. Чтобы сделать 5K успешным, нам нужны финансовые и материальные пожертвования. Некоторые из вещей, в которых мы больше всего нуждаемся, включают денежные взносы, расходные материалы, такие как нагрудники для бега, и волонтеров в день мероприятия.

Цель 5K — собрать 10 000 долларов на послешкольные образовательные программы для школ в нашем районе. С этой целью мы надеемся предоставить необходимые материалы, заплатить директорам внеклассных занятий и отремонтировать помещения для программы. Если ваша организация вносит свой вклад в наше дело, мы хотели бы предложить рекламные возможности. Наша организация представит вашу компанию в рекламных материалах для 5K, на нашем веб-сайте и в годовом отчете некоммерческой организации.

Я планирую связаться с вами в ближайшие две недели по телефону. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами и ответить на любые ваши вопросы.

До тех пор,
Брюс
директор по развитию