Как написать сопроводительное письмо специалиста по контрактам (с шаблоном и примером)

10 сентября 2021 г.

Специалисты по контрактам помогают отделу логистики компании составлять и отслеживать контракты с сотрудниками, подрядчиками и внешними поставщиками. Если вы претендуете на должность специалиста по контрактам, вы можете отправить сопроводительное письмо как часть вашего заявления, а также резюме, профессиональные рекомендации и другие материалы. Эффективное сопроводительное письмо специалиста по контрактам может побудить менеджера по найму предложить вам интервью, описав ваши профессиональные цели, ключевые квалификации и соответствующий профессиональный опыт. В этой статье мы обсудим, что содержит сопроводительное письмо специалиста по контрактам, объясним, как его написать, и предоставим шаблон и пример, которые помогут вам при написании собственного письма.

Что включить в сопроводительное письмо контрактного специалиста

Сопроводительное письмо специалиста по контрактам обычно содержит краткую информацию о вашей квалификации для желаемой должности в одностраничном формате. Этот формат позволяет вам подробно рассказать об опыте работы и навыках, которые вы указали в своем резюме или форме заявления о приеме на работу. Конкретное содержание вашего сопроводительного письма может зависеть от должности или вашего опыта и навыков, но многие сопроводительные письма специалиста по контрактам включают:

• Контакты

• Подробная информация о вашем опыте работы контрактным специалистом

• Описание соответствующих навыков и сертификатов

• Объяснение того, почему вы подходите для этой работы

Как написать сопроводительное письмо специалиста по контрактам

Вот семь шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать сопроводительное письмо специалиста по контрактам:

1. Укажите свою контактную информацию и дату, когда вы пишете

Перечисление вашей контактной информации немедленно идентифицирует вас и дает менеджеру по найму информацию, необходимую им для планирования собеседования или телефонного скрининга. Убедитесь, что контактная информация в сопроводительном письме соответствует информации, которую вы предоставляете в своем резюме и форме заявления о приеме на работу, чтобы менеджер по найму мог легко добавить ее в ваш файл. Как правило, в этот раздел входят:

• Ваше полное имя

• Ваш город и штат

• Ваш основной номер телефона

• Ваш электронный адрес

• Дата

2. Направьте сопроводительное письмо менеджеру по найму или другому специалисту.

В опубликованном описании вакансии может быть указано имя менеджера по найму или руководителя отдела, который управляет процессом найма на желаемую должность. Если вы можете определить конкретного человека, который отвечает за найм на эту должность, направьте письмо ему по имени и фамилии. При необходимости вы также можете направить письмо координатору по найму или руководителю отдела. Например, ваше приветствие может быть таким: «Уважаемая Келли Майерс» или «Уважаемый менеджер по найму».

3. Представьтесь и уточните свои цели

В этом разделе укажите работу, которую вы надеетесь получить, и расскажите о себе как о кандидате. Это ваша возможность выделиться среди других кандидатов, так что вы можете включить любые выдающиеся качества, которыми вы обладаете. Например, вы можете указать количество лет, в течение которых вы работали специалистом по контрактам, самую высокую должность, которую вы занимали, или ключевые навыки, которыми вы обладаете. Если вы получили рекомендацию от кого-то из компании, вы также можете упомянуть об этом в этом разделе. Вы также можете выразить свой энтузиазм по поводу этой должности и кратко объяснить, почему вы хотите работать в этой организации.

4. Опишите свой опыт работы специалистом по контрактам

Затем более подробно расскажите о своем опыте работы. Вы можете сосредоточиться на своей последней релевантной должности или на самой высокой должности, которую вы занимали в качестве специалиста по контрактам. Укажите свои основные обязанности и отрасль, в которой вы работали в качестве специалиста по контрактам. В этом разделе вы можете показать менеджеру по найму свое знание навыков контрактного специалиста и знакомство с требованиями должности. Если вы получили какие-либо признания или награды в своей профессиональной карьере, вы можете описать их здесь.

5. Включите сертификаты и навыки

В следующем разделе вы можете описать любые отраслевые сертификаты или тренинги, которые вы прошли, а также навыки, которые делают вас сильным кандидатом на эту должность. Когда вы выбираете свои ключевые навыки, на которые следует обратить внимание, включайте как жесткие, так и мягкие навыки. Твердые навыки — это способности, которые вы можете развить благодаря формальному образованию или опыту работы. Например, профессиональные навыки специалиста по контрактам могут включать просмотр финансовых отчетов, составление контрактов с использованием отраслевого языка и понимание федеральных и местных нормативных актов. Мягкие навыки — это личностные качества, которые могут сделать вас более успешным профессионалом во многих отраслях, таких как навыки общения, письма и тайм-менеджмента.

6. Подведите итог и поблагодарите менеджера по найму за уделенное время.

В заключение поблагодарите менеджера по найму за его время и внимание и подчеркните квалификацию, которую вы можете привнести в эту роль. Вы также можете использовать этот раздел, чтобы подтвердить свой энтузиазм по поводу должности и миссии компании, что может произвести хорошее впечатление на менеджера по найму. Наконец, включите приглашение менеджеру по найму связаться с вами по любым вопросам или запланировать последующий звонок или собеседование.

Советы для сопроводительного письма специалиста по контрактам

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы сделать сопроводительное письмо специалиста по контрактам максимально эффективным:

Включите ценности компании в сопроводительное письмо

Прежде чем начать сопроводительное письмо, вы можете изучить компанию или организацию, чтобы узнать ее ключевые ценности или миссию. Часто эту информацию можно найти на сайте компании или на страницах в социальных сетях. Когда вы пишете свое письмо, вы можете подчеркнуть, как ваш опыт, навыки и философия работы соответствуют ценностям компании. Выделение этой информации может показать менеджеру по найму, что вы хорошо подходите для миссии их компании, и может дать вам преимущество в процессе найма.

Используйте активные глаголы, чтобы описать свои навыки и опыт

Активные глаголы могут сделать ваше письмо кратким и конкретным, что поможет вам максимально увеличить объем информации в сопроводительном письме, сохраняя при этом его длину на странице. Они также могут придать вашему сопроводительному письму уверенный тон, что поможет вам произвести хорошее впечатление на менеджера по найму. Вот несколько активных глаголов, которые вы можете использовать для описания навыков и опыта специалиста по контрактам:

• Сотрудничать

• Оценивать

• Наблюдать

• Оценивать

• Вести переговоры

• Решать

Свяжите свою квалификацию с описанием работы

Использование языка из описания вакансии в сопроводительном письме может помочь вам убедиться, что ваше письмо дойдет до менеджера по найму, поскольку некоторые компании используют автоматизированное программное обеспечение для проверки сопроводительных писем, принимая только письма, содержащие ключевые слова из списка вакансий. Соединив свою квалификацию с описанием работы, вы также можете показать менеджеру по найму, что вы хорошо подходите для этой должности. Вы можете включить формулировку из описания работы в любую часть сопроводительного письма, включая введение, обсуждение навыков или заключение.

Внимательно проверьте сопроводительное письмо

Убедитесь, что в сопроводительном письме указана правильная контактная информация, название компании и имя менеджера по найму. Вы также можете использовать процесс корректуры, чтобы убедиться, что вы включили ключевые слова из описания работы и активные глаголы, описывающие ваши навыки и опыт. Вот несколько способов проверить сопроводительное письмо:

• Прочтите сопроводительное письмо вслух

• Прочитайте каждое предложение, начиная с последнего и двигаясь вверх

• Измените шрифт в сопроводительном письме и прочитайте его еще раз.

• Попросите друга или члена семьи прочитать ваше сопроводительное письмо и внести предложения.

• Используйте программное обеспечение для корректуры, чтобы улучшить свою грамматику и пунктуацию

Образец сопроводительного письма специалиста по контракту

Вот шаблон, который вы можете использовать для написания сопроводительного письма на должность специалиста по контрактам:

[Your name]
[The city and state where you live]
[Primary phone number]
[Email address]

[Date]

дорогая [name of hiring manager or HR professional],

Я пишу, чтобы подать заявку на должность [position title] с участием [Company.] [In a few sentences, describe yourself as a candidate and explain why you think you’re a good fit for the position].

[In this paragraph, describe your most recent, most senior or longest position as a contract specialist or related professional. Include your primary responsibilities, any leadership experience and accomplishments].

[In this paragraph, describe key skills and certifications. Connect your skills to the job description to illustrate how your skills make you a strong candidate].

Спасибо за ваше время и внимание. [Insert a sentence restating your enthusiasm and qualifications for the position]. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть вопросы о материалах моего заявления или чтобы назначить собеседование в удобное для вас время. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

Лучший,

[Your name]

Пример сопроводительного письма контрактного специалиста

Вот образец сопроводительного письма, в котором показана квалификация кандидата для желаемой должности:

Джон Маллард
Шарлотта, Северная Каролина
704-222-2222
john.mallard@email.com

22 марта 2021 г.

Дорогая Келли Майерс,

Я пишу, чтобы подать заявку на должность специалиста по контрактам в корпорации «Патриксон Энерджи». Как сертифицированный профессиональный менеджер по контрактам Национальной ассоциации управления контрактами (CPCM) с более чем десятилетним опытом разработки и контроля контрактов с частным бизнесом и федеральным правительством, я надеюсь применить свои навыки в новой инициативе по экологически чистой энергии в Patrickson Energy Corporation. Я всегда был увлечен возобновляемыми источниками энергии, и работа на такого лидера в области энергетики, как Патриксон, является одной из моих долгосрочных карьерных целей.

В качестве ведущего специалиста по контрактам в отделе федеральных служб Fifth Source Energy я приобрел опыт работы с федеральными агентствами и развил ключевые навыки ведения переговоров. Я хорошо разбираюсь в федеральных законах и постановлениях о заключении контрактов и их выполнении, а также служил источником информации для других специалистов по контрактам в нашем отделе. Я разработал и заключил более 30 индивидуальных контрактов с федеральными и государственными органами. Я также провел аудит и переработал процесс утверждения контрактов в Fifth Source, инициатива, которая повысила уровень эффективности моей команды на 20%.

Я преуспеваю в быстро меняющейся среде и являюсь естественным многозадачным человеком. Я опытный переговорщик и добросовестный сотрудник. Я хорошо работаю в команде, но одинаково комфортно веду переговоры самостоятельно. Самое главное, я предан процессу заключения контрактов и увлечен достижением соглашений, которые приносят пользу всем вовлеченным сторонам.

Спасибо за ваше время и внимание. Я очень рад возможности использовать свой опыт и навыки для продвижения приверженности Патриксона чистой энергии. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть вопросы о материалах моего заявления или чтобы назначить собеседование в удобное для вас время. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.

Лучший,

Джон Маллард

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.