Как написать сопроводительное письмо (с шаблоном и примером)

17 марта 2021 г.

Письмо в поддержку дела, идеи или человека может быть хорошим способом использовать свое профессиональное влияние, чтобы помочь другим и расширить свою профессиональную сеть. Независимо от того, пишете ли вы для студента колледжа, поступающего на программу, или для получения гранта для некоммерческой организации, многие качества хорошего письма поддержки остаются неизменными.

Понимание того, как написать успешное письмо поддержки, также может помочь вам с другими задачами, потому что письмо — это передаваемый навык. В этой статье мы опишем сопроводительное письмо и объясним, как его написать, с шаблоном и примером.

Что такое сопроводительное письмо?

Поддерживающее письмо – это лично написанный документ, в котором объясняется поддержка писателем человека, дела или идеи. Вы можете написать письмо поддержки для человека, например, соискателя стипендии, организации, некоммерческой организации, ищущей грант, или даже для бизнеса. Вы можете написать свое письмо и вернуть его лицу, которое его просило, или вам, возможно, придется отправить его непосредственно в комитет или офис, который его рассматривает.

Человек или организация могут запросить у вас письмо поддержки. Они предоставят вам необходимую информацию и сроки, когда она им понадобится. Вы также можете добровольно написать письмо, если человек или организация выделяются в вашем сознании как особенно достойные. Важно понимать ситуацию с написанием, включая вашу цель и аудиторию, чтобы написать успешное письмо поддержки.

Как написать сопроводительное письмо

Если вы хотите написать собственное письмо поддержки, вот несколько шагов, которые вы можете использовать:

1. Определите свою цель

Прежде чем писать письмо поддержки, важно понять конкретную цель, которую оно будет выполнять. Почти каждое письмо поддержки будет попыткой убедить читателя предпринять конкретные действия для человека или организации, которую вы поддерживаете. Подумайте, что это за действие — вы можете захотеть, чтобы ваш читатель принял человека, которого вы поддерживаете, в определенную программу, например, или профинансировал бизнес-проект. Вы можете даже перепроверить свое понимание цели письма с человеком, который его просил.

2. Знайте свою аудиторию

Когда вы будете уверены, что понимаете цель своего поддерживающего письма, продолжайте думать об аудитории. Подумайте, какую информацию ваш читатель может счесть убедительной. Например, если читатель представляет собой стипендиальный совет, его могут убедить доказательства достижений и потенциала человека. Если читатель является организацией, присуждающей гранты, он может захотеть узнать о финансовой состоятельности организации. Письмо с учетом конкретной аудитории может помочь вам общаться более убедительно.

3. Проведите мозговой штурм

Затем подумайте о деталях, которые вы хотите включить в свое письмо поддержки. Рассмотрите возможность использования анекдотов, данных или другой убедительной информации, чтобы обосновать, почему человек или организация, которых вы поддерживаете, достойны конкретной возможности. Попробуйте записывать свои идеи во время мозгового штурма, чтобы потом было легче систематизировать свои мысли.

4. Организуйте свои доказательства

Просмотрите идеи, которые вы придумали. Посмотрите, сможете ли вы определить шаблоны или идеи, подходящие для категорий, потому что эти категории могут стать абзацами или разделами вашего письма. Используйте эти разделы, чтобы разработать план или карту вашего письма. Это облегчит написание последовательного, единого письма поддержки.

5. Напишите черновик

Используйте свой план, чтобы написать черновой вариант письма поддержки. Поскольку вы, вероятно, уже обдумали идеи и составили план, в основном это будет означать воплощение ваших идей в полные предложения. Добавляйте переходные слова и фразы между разделами и абзацами, чтобы помочь читателю понять отношения между идеями.

6. Вычитывайте и пересматривайте

После того, как вы написали черновой вариант письма поддержки, вы можете его вычитать и отредактировать. Поищите места, где вы можете добавить больше подробностей, которые помогут аргументировать вашу позицию, или удалить лишнюю информацию, которая может отвлекать внимание. Внимательно проверяйте наличие ошибок в грамматике, использовании и механике, потому что безошибочное письмо обычно считается более надежным. Вы можете позволить человеку, которого вы поддерживаете, прочитать письмо и предложить изменения, если это имеет смысл в вашей ситуации.

7. Отправьте письмо поддержки

Если вы удовлетворены тем, что ваше письмо поддержки содержит именно то, что вы хотите, и не содержит ошибок, вы можете отправить его в соответствии с требованиями конкретной возможности. Некоторые программы требуют, чтобы письма поддержки были отправлены непосредственно читателям или комитету. Другие будут принимать письма от самих заявителей. В некоторых ситуациях может потребоваться особый процесс отправки на рассмотрение, поэтому убедитесь, что вы четко понимаете этот процесс.

Шаблон сопроводительного письма

Если вы хотите сослаться на шаблон для написания письма поддержки, вот схема, которую вы можете использовать:

[Date]
[Sender’s address]
[Recipient’s address]

Для предъявления по месту требования:

Пишу в поддержку [applicant’s name]кандидатура на [opportunity]. я верю в это [individual or organization] является исключительным кандидатом на эту возможность, потому что [list of primary reasons].

Первый, [candidate] демонстрирует качество [characteristic] по [example or anecdote of this quality in action.] Это принесет пользу вашей организации [the benefit of this quality.]

Кроме того, этот кандидат обладает высокой квалификацией для [opportunity] так как [second characteristic]. Например, они [anecdote or evidence of this quality in action]. Это поможет вашей организации [benefit to the reader].
Окончательно, [candidate] обязательно превзойдет ваши ожидания в [opportunity] так как [third quality]о чем свидетельствуют их [anecdote or evidence of this quality]. Это, безусловно, обеспечит [the benefit of this quality to the organization].

По этим причинам я решительно поддерживаю выбор [candidate] за [opportunity]. Если у вас есть дополнительные вопросы об их квалификации, пожалуйста, не стесняйтесь, дайте мне знать. со мной можно связаться в [contact info].

Искренне,
[Sender’s name and signature]

Пример сопроводительного письма

Чтобы еще больше вдохновить вас на процесс написания, вот один из примеров возможного сопроводительного письма:

16 февраля 2021 г.

Боб С. Уорд
123 Фэйрвью Уэй
Спрингфилд, Массачусетс, 12345

Мистер Фредрик Джонс
456 Корпоративный переулок
Парквью, Калифорния 34567

Для предъявления по месту требования:

Я пишу в поддержку кандидатуры The Birding Foundation на получение гранта на оборудование через вашу организацию. Я считаю, что этот фонд является исключительным кандидатом на получение этого гранта, потому что он предоставляет возможности и ресурсы для наблюдения за птицами людям с низким доходом, что является целью вашей организации. Он достигает этих благотворительных целей, оставаясь при этом платежеспособным в финансовом отношении, что обеспечит наилучшее использование этих средств.

Во-первых, Birding Foundation демонстрирует качество благотворительности, предоставляя бинокли по минимальной цене или бесплатно в общинах с низким доходом по всей стране. Они также проводят курсы для начинающих орнитологов, что помогает начинающим орнитологам-любителям выходить на улицу. Это принесет пользу вашей организации, связав ваше имя с широко известной благотворительной организацией на открытом воздухе.

Более того, The Birding Foundation имеет высокую квалификацию для получения этого гранта, потому что он исключительно хорошо управляет своими финансами. Например, в прошлом году они собрали половину своего бюджета за счет продаж и мероприятий, которые, в свою очередь, финансировали благотворительную часть их деятельности. Они сохранили этот баланс в следующем году и закончили с профицитом, который они смогли положить на сберегательный счет с высокой процентной ставкой для будущих расходов. Это также будет полезно для вашей организации, когда дело доходит до контроля над грантовым фондом.

Наконец, Фонд Birding Foundation, несомненно, превзойдет ваши ожидания в отношении предоставленных средств, о чем свидетельствует их эффективность с их предыдущей возможностью получения гранта. Это, безусловно, гарантирует, что они оправдают ожидания программы грантов, которую вы предоставляете.

По этим причинам я решительно поддерживаю выбор The Birding Foundation для получения этого гранта. Если у вас есть дополнительные вопросы об их квалификации, пожалуйста, не стесняйтесь, дайте мне знать. Со мной можно связаться по телефону 987-555-1234.

Искренне,
Боб С. Уорд