Как написать сопроводительное письмо к исследовательской статье (плюс пример)

19 августа 2021 г.

Когда вы отправляете статью или рукопись для публикации в журнале, рекомендуется включить сопроводительное письмо. Сопроводительные письма могут помочь редактору журнала лучше понять, о чем ваша статья и почему она может подойти для их журнала. Если вы составляете сопроводительное письмо как часть материалов для подачи в журнал, важно понять, как лучше всего представить себя и свою исследовательскую работу.

В этой статье мы обсудим, что такое сопроводительные письма к исследовательским работам, объясним, как их написать, и предоставим шаблон и пример письма, которые помогут вам составить собственное письмо.

Что такое сопроводительное письмо к научной статье?

Сопроводительное письмо к исследовательской статье — это документ, представляемый вместе с научной или профессиональной статьей, предназначенной для публикации. Сопроводительные письма к исследовательским статьям предоставляют редакторам журналов краткое изложение вашей статьи. Сопроводительное письмо — это также возможность показать важность или влияние вашей статьи в вашей области и объяснить, почему журнал, в который вы отправляете свою рукопись, может быть заинтересован в ее публикации. Кроме того, сопроводительные письма обычно содержат заявление об отказе от ответственности, которое убеждает редакторов журнала в том, что вы соблюдаете все этические стандарты или практики, требуемые вашим учреждением или сферой деятельности.

Кто использует сопроводительные письма для исследовательских работ?

Профессионалы, которые хотят, чтобы их статьи были опубликованы в уважаемых журналах, используют сопроводительные письма для своих исследовательских работ. Профессионал, желающий опубликовать свою рукопись в исследовательском журнале, обычно работает в академическом или исследовательском учреждении. Эти специалисты используют сопроводительные письма, когда связываются с журналом по поводу потенциальной публикации своей рукописи.

Как написать сопроводительное письмо к научной статье

Вот девять шагов, которые помогут вам составить сопроводительное письмо при отправке научной статьи в профессиональный журнал:

1. Настройте форматирование

Настройте текстовый процессор для правильного форматирования сопроводительного письма. Стандарты форматирования сопроводительных писем к исследовательским работам обычно включают:

• Использование одинарного интервала между каждой строкой

• Избегайте абзацев с отступом

• Выравнивание текста слева

• Использование одной строки пробела между каждым абзацем

2. Разместите контактную информацию

Поместите контактную информацию редактора в верхний левый угол вашего документа. Не забудьте указать любые профессиональные титулы редактора как часть его имени, например «Мэри Пакетт, доктор медицины» или «Джон Трэвис, доктор философии». Над контактной информацией редактора напишите полную дату отправки рукописи в журнал.

Размещение вашей контактной информации в сопроводительном письме зависит от того, как вы планируете представить свою исследовательскую работу. Если вы пишете сопроводительное письмо в теле письма или в текстовом поле на онлайн-портале отправки, поместите свою контактную информацию в нижней части письма под своей подписью. Однако, если вы отправляете сопроводительное письмо по почте или в виде файла PDF на официальном бланке, поместите свою контактную информацию в верхнем левом углу над контактными данными редактора.

3. Откройте письмо профессиональным приветствием

Используйте профессиональное приветствие в начале письма, например «Дорогой». Обращайтесь к редактору журнала по его титулу и фамилии, например «мистер Вейл» или «доктор Томпсон». Убедитесь, что вы используете правильное имя и должность редактора журнала, проведя поиск в Интернете или позвонив в офис журнала.

4. Опишите ваше представление

В первом абзаце основной части перечислите имена и должности всех соавторов вашей исследовательской работы. Укажите тип рукописи, которую вы отправляете, например тематическое исследование или научная статья, и название вашей статьи.

Предоставьте редактору журнала синопсис вашей рукописи. Объясните цели исследования и выделите основные результаты или выводы вашей статьи. Сообщите редактору, что вы надеетесь или ожидаете, что результаты ваших исследований окажутся в вашей области.

5. Персонализация для журнала

Используйте свой второй абзац, чтобы обсудить, почему вы отправляете свою статью в этот конкретный журнал. Напишите о том, как ваша статья связана с целями журнала и почему их читатели могут найти вашу статью интересной. Если вы читали в журнале другие статьи, похожие на вашу, укажите их названия и авторов.

6. Опишите аналогичные опубликованные работы

В третьем абзаце обсудите статьи, похожие на ту, которую вы отправляете сейчас, которые вы уже опубликовали или которые в настоящее время находятся на рассмотрении в другом журнале. Хотя вам не нужно подробно рассказывать о своих предыдущих публикациях, редактору журнала может быть интересно узнать больше о ваших связанных публикациях и о том, как они вписываются в ваши более широкие исследовательские цели. Если вы еще не опубликовали какие-либо статьи, связанные с вашей заявкой, можно пропустить этот абзац.

7. Включите список потенциальных рецензентов

Некоторые редакторы журналов просят потенциальных авторов включить список потенциальных рецензентов в свои материалы. Потенциальные рецензенты — это эксперты в вашей области, которые никак не связаны с вашей исследовательской работой. Эти рецензенты оценивают вашу рукопись для публикации в рамках процесса, известного в научных кругах как рецензирование. Если журнал, который вы отправляете, требует этого, поместите список потенциальных рецензентов в следующий абзац сопроводительного письма. Попробуйте выбрать различных экспертов в вашей области из различных учреждений и с рядом специальностей.

8. Добавьте все необходимые заявления об отказе от ответственности

Используйте последний абзац вашего письма, чтобы добавить оговорки или заявления, необходимые для вашего учреждения или для журнала. Эти типы отказов от ответственности зависят от таких факторов, как ваша область, учреждение и тип исследования, которое вы провели. Дополнительные утверждения могут включать проверку того, что:

• Все авторы статьи одобряют это представление

• Все авторы ранее не публиковали эту статью в другом месте и что статья не находится на рассмотрении в другом журнале.

• Каждый автор внес значительный вклад в выводы этой статьи.

• Ни у одного из авторов нет потенциального конфликта интересов или конкурирующих интересов.

• Вся информация в статье является оригинальной работой авторов

Если вы или один из ваших соавторов в прошлом делились частью исследования из вашей статьи, укажите, где вы представили это исследование и как вы расширили свои выводы с тех пор. Например, если вы ранее делились некоторыми своими исследованиями на конференции, вы можете написать такое утверждение:

Во время конференции по искусственному интеллекту 2021 года в Портленде мы поделились частью наших выводов в рамках презентации за круглым столом. С тех пор мы расширили наши исследования, изучив больше типов ИИ и расширив наш набор данных.

9. Завершите свое письмо

В конце письма поблагодарите редактора журнала за рассмотрение вашей статьи. Опишите другие запрошенные материалы, включенные в ваше заявление, такие как ваше резюме или образцы написания, и предложите отправить больше по мере необходимости. Подпишите свое имя профессиональной заключительной фразой, например «С уважением».

Советы по написанию сопроводительных писем к исследовательским работам

Вот несколько советов по составлению сопроводительного письма как части ваших материалов для подачи заявки в журнал:

Используйте профессиональные фирменные бланки

Некоторые журналы могут попросить вас подать заявку через онлайн-портал или по электронной почте, где вы пишете сопроводительное письмо в текстовом поле. Однако, если журнал позволяет вам отправить сопроводительное письмо в виде цифрового приложения или по почте, напишите сопроводительное письмо на официальном бланке вашего учреждения. Написание сопроводительного письма на фирменном бланке может помочь продемонстрировать редактору журнала ваш профессионализм и престиж в своей области.

Используйте вежливый тон

Составьте свое письмо вежливым тоном. Помните, что редактор журнала использует сопроводительное письмо, чтобы сформировать первое впечатление о вашей статье и вашем профессиональном послужном списке или личности. Будьте вежливы и формальны в сопроводительном письме.

Включайте только важную информацию

Включайте в сопроводительное письмо только самую актуальную информацию. Хотя у вас могут быть и другие публикации или достижения в вашей области, обсуждайте их в сопроводительном письме только в том случае, если они имеют прямое отношение к представляемой вами статье. Если журнал позволяет вам включать другие документы, такие как ваше резюме или заявление о вашей философии преподавания, эти документы могут предоставить лучшие возможности для демонстрации других ваших достижений.

Минимизируйте использование терминологии

Старайтесь избегать использования жаргона или сокращений, характерных для вашей области. Редактор журнала может быть знаком или не быть знаком с терминологией, часто используемой в вашей области исследования. Объясните выводы и последствия вашей статьи простым языком, понятным каждому, независимо от области их деятельности.

Опишите свою статью уникальным способом

Подводя итоги своей статьи и объясняя свои открытия, используйте уникальный язык. Старайтесь избегать простого копирования резюме в сопроводительное письмо слово в слово. Вместо этого сосредоточьтесь на описании своей статьи в более кратких и интересных терминах. Редактор журнала всегда может обратиться к вашему реферату позже, если ему потребуется более подробное описание вашей рукописи.

Образец сопроводительного письма к исследовательской работе

Вот шаблон сопроводительного письма к исследовательской статье, который поможет вам создать свой собственный:

[Full name]
[Job title]
[Name of school or institution]
[Address of school or institution]

[Date]

[Name of journal editor]
[Job title]
[Name of journal]
[Address of organization]

дорогая [Name of journal editor],

[Discuss the type of manuscript you’re submitting and provide details about any co-authors. Explain the research goals of your project and your most significant findings. Describe the potential impact of your study on your field.]

[Tell the editor why you believe your article is a great fit for their particular journal.]

[If you have other publications, presentations or accomplishments related to your research paper, briefly describe those.]

[If requested by the journal submission guidelines, include a list of potential reviewers for your article.]

[Add any necessary disclaimers or statements.]

[Thank the journal editor for their time. Briefly list the other materials included with your application and express your willingness to send more by request.]

Искренне,
[Your name]
[Contact information, if needed]

Пример сопроводительного письма к научной работе

Вот пример сопроводительного письма к исследовательской статье, написанного на профессиональном бланке:

Гарриет Стонтон
доцент
Александровский университет
1234 Гроув Лейн
Сиэтл, Вашингтон, 98136

8 мая 2021 г.

Грегори Эбботт, доктор философии.
Управляющий редактор
Исследования в области английской литературы
8888 Пауэлл-роуд
Денвер, Колорадо 80207

Уважаемый мистер Эббот,

Я пишу, чтобы представить исследовательскую статью под названием «Лица Вирджинии Вульф» для рассмотрения в журнале «Исследования английской литературы». В этой статье подробно рассказывается, как Вульф раскрывает или создает свою личность с помощью своих художественных и научно-популярных публикаций. Моя цель при осуществлении этого проекта заключалась в том, чтобы выяснить, насколько наше сегодняшнее культурное понимание Вулф совпадает с восприятием, которое она предлагала о себе в своих собственных произведениях. Мои выводы показывают, что Вулф дала представление о себе, которое отличается от общественного понимания ее, основанного на биографических пересказах. Я считаю, что эти открытия могут изменить наше представление о наследии Вулф.

Ранее я опубликовал подробный анализ изображений животных, использованных в миссис Дэллоуэй, в журнале English Insights**. Я также представил исследование на Конвенте постмодернистской литературы 2019 года об инновационных стилях, используемых в неопубликованных рукописях Вулф.

Если вы решите выбрать мою статью, чтобы продвинуться в процессе публикации и пройти рецензирование, я бы предложил следующих специалистов в качестве потенциальных рецензентов:

• Хильда Джонс, Исследовательский центр Джефферсона, hjones@jrf.edu

• Марк Уэллс, Каскадный университет, markwells@ucascades.edu

• Шелби Квест, Университет Харрисона, squest@hu.edu

Я ранее не публиковал эту статью в другом журнале, и в настоящее время она не рецензируется где-либо еще. Все работы, содержащиеся в статье, являются моим собственным оригинальным творением.

Спасибо, что нашли время рассмотреть мою рукопись для включения в «Исследования английской литературы». В приложении вы найдете мое резюме и образцы программ моих занятий. По запросу вышлю дополнительные материалы.

Искренне,
Гарриет Стонтон