Как написать сопроводительное письмо для роли колл-центра службы поддержки клиентов (с шаблоном и примером)

20 мая 2021 г.

Хорошо написанное сопроводительное письмо может убедить менеджера по найму рассмотреть вас на работу. В сопроводительном письме для роли колл-центра обслуживания клиентов важно показать, что вы можете обеспечить быструю и надежную поддержку и быть ценным членом команды обслуживания клиентов. Ознакомившись с работодателем и вакансией, вы можете показать, насколько ваша квалификация соответствует потребностям работодателя и чем вы отличаетесь от других кандидатов.

В этой статье мы обсудим, что такое колл-центр обслуживания клиентов, рассмотрим цель сопроводительного письма, конкретно определим сопроводительные письма для ролей колл-центра обслуживания клиентов, объясним, как написать сопроводительное письмо для роли колл-центра обслуживания клиентов и предоставим шаблон и пример такого сопроводительного письма.

Что такое колл-центр обслуживания клиентов?

Колл-центр обслуживания клиентов — это офис или отдел, где команда представителей службы поддержки разговаривает с клиентами по телефону. Существует два вида колл-центров обслуживания клиентов:

Входящий

Входящие центры принимают звонки от клиентов, у которых есть вопросы, проблемы, жалобы или другие комментарии. Представители служат базой знаний о продуктах или услугах компании. Для существующих клиентов они часто отвечают на вопросы о выставлении счетов или предлагают техническую поддержку или направляют звонящих к другим представителям, которые могут это сделать.

Исходящий

Центры исходящей связи совершают звонки, связываясь с существующими или потенциальными клиентами по разным причинам. Некоторые исходящие звонки предназначены для проактивной поддержки клиентов, когда представитель звонит клиенту после покупки, чтобы узнать об их опыте и вопросах или проблемах, которые могут возникнуть у клиентов. Другие звонки обычно касаются опросов, специальных предложений или новых продуктов.

Как входящие, так и исходящие колл-центры обслуживания клиентов могут способствовать улучшению качества обслуживания клиентов, что может помочь компаниям удерживать клиентов и даже привлекать новых клиентов за счет адвокации. Представители колл-центра могут обеспечить превосходное обслуживание клиентов, будучи хорошо осведомленными о продуктах или услугах своей компании, проявляя дружелюбное отношение, развивая сильные навыки слушания и общения и поддерживая мышление, направленное на решение проблем, которое направлено на решение проблем как можно скорее.

Какова цель сопроводительного письма?

Вы можете думать о сопроводительном письме как о саморекламе. Это инструмент для выражения вашего интереса к работе и демонстрации вашей ценности для работодателя. Это также первое впечатление, которое вы можете произвести на работодателя о своей квалификации, опыте и отношении, чтобы показать, что ваши ценности совпадают с ценностями организации и что вы можете подойти. Таким образом, хорошо написанное сопроводительное письмо может убедить менеджера по найму более внимательно изучить ваше резюме.

Помимо заголовка, приветствия и подписи, сопроводительное письмо обычно состоит как минимум из трех частей:

• Введение. Во введении вы объясняете цель своего письма, указываете должность, на которую претендуете, и указываете, как ваша общая квалификация делает вас лучшим кандидатом на эту работу.

• Основная часть: в одном или двух абзацах вы обсуждаете свои навыки, соответствующий опыт, который подчеркивает их, и личные качества, которые позволят вам стать ключевым членом команды работодателя. Это также хорошая идея, чтобы показать, что вы понимаете потребности этого работодателя, и показать, что вы находитесь в уникальном положении, чтобы удовлетворить их.

• Вывод: В заключительном абзаце подтвердите свой интерес к должности, выразите благодарность и укажите возможные следующие шаги, например, как они могут связаться с вами для собеседования или дальнейшего обсуждения.

Что такое сопроводительное письмо для роли колл-центра обслуживания клиентов?

Сопроводительное письмо для роли колл-центра обслуживания клиентов представляет вашу квалификацию и заинтересованность в должности представителя службы поддержки клиентов. Обычно вы отправляете сопроводительное письмо вместе с резюме и любыми другими подтверждающими документами. Адаптация сопроводительного письма к конкретной работе, на которую вы претендуете, может показать, что вы понимаете требования работы и уникальные ценности работодателя.

Работа представителя колл-центра включает в себя общение с клиентами, выслушивание их проблем и предоставление решений. Таким образом, ваше сопроводительное письмо должно сообщать, что у вас есть личность и навыки, чтобы быть полезным, чутким и обнадеживающим для всех типов клиентов. Упоминание любого предыдущего опыта работы в колл-центре или опыта работы с обычными инструментами колл-центра, такими как расширенные функции компьютера или телефона, вероятно, улучшит вашу кандидатуру на эту работу.

Как написать сопроводительное письмо на роль колл-центра обслуживания клиентов

Выполните следующие действия, чтобы написать сопроводительное письмо для роли колл-центра службы поддержки клиентов:

1. Прочтите описание вакансии

Описание работы, вероятно, будет включать важные детали, которые вы можете включить в сопроводительное письмо, такие как рабочее время, заработная плата, требования к работе, обязанности и ключевые слова, которые вы можете упомянуть. Оно может даже включать имя менеджера по найму, и в этом случае вы можете адресовать свое сопроводительное письмо конкретно этому человеку. Изучите потребности работодателя и подумайте, насколько ваша квалификация соответствует его профилю идеального сотрудника.

2. Изучите работодателя

Исследование и демонстрация того, что вы хорошо осведомлены об организации, в которую вы подаете заявление, может выполнять две полезные функции. Во-первых, он может отражать личностные качества, которые могут быть полезны в роли колл-центра обслуживания клиентов, такие как готовность, внимание к деталям и готовность делать больше для достижения лучшего результата, и они могут отличить вас от других кандидатов. Во-вторых, это может помочь вам понять объем работы. В должностной инструкции могут упоминаться основные должностные обязанности, но опускаться такие подробности, как, например, кто является клиентами, какие продукты или услуги они используют и какие вопросы возникают у них.

Чтобы исследовать работодателя, начните с поиска его веб-сайта, если он доступен. Часто организация включает ссылку на свой веб-сайт в описание работы. Веб-сайт, скорее всего, будет содержать информацию об их организационной миссии и продуктах или услугах, которые они предлагают. Также попробуйте поискать работодателя через поисковую систему, которая может дать полезные результаты, такие как бизнес-обзоры, обзоры продуктов и даже информацию о конкурентах, что может дать вам более четкое представление о том, что работодателю может понадобиться от представителя колл-центра по обслуживанию клиентов. .

3. Составьте сопроводительное письмо

Хорошо организованное сопроводительное письмо может помочь вам логически изложить свои мысли и помочь менеджеру по найму понять, насколько вы подходите для этой работы. Рассмотрите следующую схему сопроводительного письма:

• Начало: Укажите, что вы заинтересованы в подаче заявки на должность, указанную в описании вакансии, и упомяните имя работодателя. Включите утверждение о себе, которое вы можете изложить в следующих абзацах.

• Середина: в каждом абзаце сосредоточьтесь на одном из своих навыков или качеств, которые соответствуют ключевым словам в описании вакансии и делают вас подходящим кандидатом на эту должность. Если возможно, приведите конкретный пример навыка или качества в практическом применении или полученного благодаря этому результата.

• Конец: Выразите благодарность менеджеру по найму за то, что он нашел время, чтобы просмотреть ваши учетные данные. Укажите на возможные следующие шаги, сказав, что вы с нетерпением ждете их ответа, и включите заключительное заявление о вашей заинтересованности в должности и о том, почему ваша квалификация может удовлетворить потребности работодателя.

4. Проверьте и отредактируйте сопроводительное письмо.

После того, как вы закончите писать черновик сопроводительного письма, подождите день или два, прежде чем перечитывать его. Проверьте документ на наличие орфографических или грамматических ошибок. Убедитесь, что все ваши данные точны и что весь документ легко читается. Рассмотрите любые изменения, которые вы можете внести в сопроводительное письмо, чтобы прояснить моменты или уточнить детали.

Вы также можете попросить доверенных лиц, таких как друзья или члены семьи, прочитать сопроводительное письмо для вас и дать какие-либо советы по улучшению. Часто другие люди замечают ошибки или недостатки в нашем письме, которые мы упускаем из виду, поэтому обращение к кому-то за помощью может привести к созданию хорошо написанного и более эффективного сопроводительного письма.

Образец сопроводительного письма на роль колл-центра по обслуживанию клиентов

[Your name]
[Your mailing address]
[Your phone number]
[Your email address]

[Date]

Уважаемый менеджер по найму [or hiring manager’s name],

[Express your interest in the specific position for which you’re applying, mentioning the employer name. In one to three additional sentences, introduce yourself in terms of your qualifications.]

[Discuss one of your skills and its relation to the position. Provide concrete examples of how you’ve applied this skill and what results you’ve gotten with it.]

[Discuss another of your skills, again providing examples of use and results.]

[In the concluding paragraph, express gratitude to the hiring manager and state that you anticipate their response. Reiterate your interest in the position, and include a summary of your qualifications.]

[Closing phrase]
[Your name]

Пример сопроводительного письма на роль колл-центра службы поддержки клиентов

Вот пример сопроводительного письма для роли колл-центра обслуживания клиентов:

Эван Браун 3961 NW Rogers St. Evanston, IL 60201 987-654-3210
evan.brown@email.com

16 мая 2021 г.

Уважаемый менеджер по найму!

Я с большим волнением подаю заявку на должность штатного представителя по обслуживанию клиентов в Midori Co. На моих предыдущих должностях по обслуживанию клиентов я всегда стремился быть тем, на кого клиенты могут положиться в плане быстрой и точной поддержки, и я надеюсь, что такой же сервис для клиентов Midori.

В предыдущей должности службы поддержки клиентов в S-Mart Computers я обеспечивал послепродажную поддержку клиентов по телефону в отношении наших продуктов и услуг. Обычно я обрабатывал от 10 до 15 звонков в час на самые разные темы. Многие из наших звонков были связаны с вопросами о нашей политике возврата, гарантиях или доступности продукта. По сей день я могу рассказать вам о любых политиках и соглашениях S-Mart, и я уверен, что мог бы перемещаться по его базе данных запасов с закрытыми глазами.

В этой же роли я также часто помогал клиентам решать технические проблемы. Эта функция моей работы требовала, чтобы я был осведомлен об основных протоколах устранения неполадок и четко сообщал шаги по телефону, чтобы клиенты могли наслаждаться своими покупками. В этом качестве я часто помогал пожилым клиентам настраивать домашние компьютеры и беспроводные сети со временем разрешения менее 10 минут.

Большое спасибо, что нашли время рассмотреть меня на должность представителя службы поддержки клиентов в Midori Co. Вы можете связаться со мной по адресу электронной почты и номеру телефона, указанным в этом письме и моем резюме. Я с нетерпением жду возможности обсудить свое будущее с вашей компанией.

С теплыми пожеланиями,
Эван Браун