Как написать приветственное письмо

22 февраля 2021 г.

Независимо от того, есть ли у вас новый клиент, клиент или сотрудник, написание приветственного письма может показать вашу заботу. В то время как приветственное письмо нового клиента показывает вашу признательность за их бизнес, приветственное письмо нового сотрудника может помочь им чувствовать себя более комфортно до даты начала работы. В этой статье мы объясним, что такое приветственное письмо, объясним различные типы, перечислим шаги для написания приветственного письма и предоставим вам шаблон и пример, которые помогут вам написать собственное приветственное письмо.

Что такое приветственное письмо?

Приветственное письмо относится к письменному документу, который представляет компанию или работодателя и предоставляет основную информацию получателю. Например, в то время как приветственное письмо нового сотрудника предоставляет сотрудникам информацию, которая поможет им лучше подготовиться к своему первому рабочему дню, приветственное письмо нового клиента благодарит клиента за его бизнес и предоставляет им обзор компании. В целом, они используют приветственный тон, чтобы помочь установить более тесные рабочие отношения.

Виды приветственных писем

Когда дело доходит до приветственных писем, следует учитывать множество различных типов. Понимание различных типов может помочь вам определить, какой из них использовать. Независимо от типа, важно, чтобы приветственное письмо было кратким и преднамеренным. Вот различные типы приветственных писем:

Приветственное письмо новому сотруднику

Приветственные письма для новых сотрудников направлены на то, чтобы поприветствовать ваших новых сотрудников и оказать им теплый прием, прежде чем они приступят к работе на новой работе. Он также предоставляет им соответствующую информацию, чтобы облегчить прибытие и первый рабочий день. Часто менеджеры или руководители рассылают эти приветственные письма новым сотрудникам по электронной почте. Хотя приветственные письма могут показаться небольшим жестом, они могут оказать большое влияние на то, как новый сотрудник изначально воспринимает компанию.

Приветственное письмо новому клиенту

Когда компании отправляют своим новым клиентам приветственные письма, это позволяет им произвести хорошее первое впечатление. Этот тип письма позволяет им представить свой бизнес, выразить благодарность клиенту за покупку и предоставить новым клиентам свою контактную информацию. Предприятия также могут использовать приветственные письма, чтобы дать новым клиентам дополнительную уверенность в ценности продукта или услуги, которые они приобрели.

Приветственное письмо новому клиенту

Если у вас есть бизнес, отправка приветственных писем может помочь вам построить личные отношения с вашими новыми клиентами. По сути, они представляют вашу компанию и услуги, позволяют выразить благодарность и предоставить контактную информацию.

Что должно содержать приветственное письмо?

Когда вы пишете приветственное письмо, важно, чтобы оно содержало определенные элементы. Информация, которую вы предоставляете, зависит от сложности приветственного письма, лица, отправляющего его, и намерения письма. Вот посмотрите, что должны включать в себя различные типы приветственных писем:

Приветственное письмо новому сотруднику

Этот тип приветственного письма должен включать информацию, которая поможет новым сотрудникам чувствовать себя желанными на новом месте работы. Предоставленная информация также должна дать им представление о том, чего ожидать в первый день. Вот некоторая информация, которую может содержать приветственное письмо нового сотрудника:

• Выражение волнения по поводу того, что они являются частью вашей команды или отдела.

• Подтверждение даты начала работы нового сотрудника.

• Информация о том, куда они отправятся в первый день по прибытии. Например, вы можете сказать им, чтобы они подошли к стойке регистрации и попросили определенного человека.

• Список необходимых документов, которые они должны принести, например, реквизиты банковского счета или удостоверение личности.

• Новый график инструктажа сотрудников.

• Примерный график первого рабочего дня или недели нового сотрудника.

• Имена и должности сотрудников, с которыми новый сотрудник может встретиться в первые несколько дней работы.

• Краткое изложение ожиданий, таких как дресс-код компании.

• Ссылки на формы для заполнения новым сотрудником. Например, это могут быть формы для удержания заработной платы и статуса занятости.

• Ссылки и пароль на справочник сотрудника и другие соответствующие онлайн-инструменты.

В зависимости от работодателя члены команды нового сотрудника могут получить копию приветственного письма нового сотрудника. Если это так, эта версия приветственного письма может включать справочную информацию о новом сотруднике, чтобы познакомить его с новой командой.

Приветственное письмо новому клиенту

Когда вы пишете приветственное письмо новому покупателю, важно выразить ему благодарность за покупку. Это также возможность предоставить им информацию о вашем бизнесе. Вот что вы можете включить в приветственное письмо для нового клиента:

• Выражение благодарности за покупку клиента

• Официальное знакомство с вашим бизнесом

• Уверенность в ценности продукта или услуги, которую они приобрели у вас

• Информация о продуктах или услугах вашей компании

Приветственное письмо новому клиенту

Как и приветственные письма для новых клиентов, приветственные письма для новых клиентов должны выражать признательность за их бизнес. Этот тип письма также позволяет вам предоставить информацию, которая поможет установить четкую линию связи между вами и вашим новым клиентом. Вот что вы должны включить в приветственное письмо новому клиенту:

• Теплое выражение благодарности за их бизнес

• Уверенность в том, что вы можете удовлетворить их потребности и ожидания

• Упомяните свои услуги

• Приглашение пообщаться с вами или задать вам вопросы

Как написать приветственное письмо

Каждое приветственное письмо должно иметь определенную структуру. Хотя все приветственные письма должны быть краткими, важно подчеркнуть цель письма. Выполните следующие шаги для написания общего приветственного письма:

1. Напишите приветствие

Если вы пишете приветственное письмо новому клиенту или клиенту, начните с фирменного бланка вашей компании, а затем укажите дату и адрес получателя. Затем добавьте приветствие, например «Дорогая Эмбер». Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, начните с текущей даты и приветствия, а затем укажите имя получателя.

В зависимости от намерения письма первые несколько предложений письма могут отличаться. Например, если вы пишете приветственное письмо новому клиенту или клиенту, начните с выражения признательности за их бизнес. В приветственном письме для новых сотрудников подчеркните свой энтузиазм по поводу того, что они присоединятся к вашей команде.

2. Начните тело письма

Если вы пишете приветственное письмо новому покупателю или клиенту, используйте следующие несколько предложений, чтобы предоставить получателю краткую информацию о вашей компании и ее доступных продуктах и ​​услугах. Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, подтвердите дату его начала. Убедитесь, что с самого начала у вас приветливый тон.

3. Персонализируйте письмо

Персонализируйте свое письмо, упомянув любые предыдущие разговоры, которые у вас были. Если вы пишете приветственное письмо для нового сотрудника, объясните, почему вы рады, что он присоединился к вашему отделу или команде. Вы также можете потратить время на то, чтобы еще больше персонализировать письмо, упомянув что-то, что обсуждалось во время их интервью, например, новую инициативу, и то, насколько вы рады работать с ними в этом качестве.

Если вы пишете письмо новому клиенту, заверите его в ценности продукта или услуги, которые они приобрели у вас. Если это приветственное письмо для нового клиента, заверите его, что вы можете оправдать или превзойти его ожидания.

4. Включите важную информацию

Включите важные детали, которые вы хотели бы или хотите, чтобы получатель знал. Например, в приветственном письме для новых сотрудников сообщите им, куда пойти в первый день, дайте им представление о том, как будет выглядеть их первый день, и наметьте дресс-код компании. Вы также можете составить список необходимых документов, которые они должны принести в первый день, или сообщить им о процессе ориентации и о том, чего они могут ожидать.

5. Завершите свое письмо

Используйте заключение своего письма, чтобы сообщить им, что они могут связаться с вами с вопросами или проблемами. Если вы пишете приветственное письмо новому сотруднику, используйте это место, чтобы еще раз выразить свое волнение по поводу того, что он присоединился к вашей команде.

6. Подпишитесь

Завершите свое письмо подписью, например, «с уважением» или «с уважением», а затем вашим именем.

Образец приветственного письма

Прежде чем написать приветственное письмо, убедитесь, что у вас есть основа, которая поможет вам написать. Используйте этот шаблон в качестве руководства для написания приветственного письма новому сотруднику:

[Date]

дорогая [new employee name],

Добро пожаловать в [company name]! Мы рады приветствовать вас на [department name] в [job title] роль. Я уверен, что ты [experience, skills, education, etc.] станет ценным дополнением к нашей команде и поможет вам преуспеть на новой должности.

Я приложил окончательные документы для завершения оставшейся части процесса адаптации. Пожалуйста, отправьте их обратно до вашего первого дня [start date].

Мы рады предложить нашу поддержку, когда вы переходите на новую роль. Если вам что-то понадобится до даты начала, не стесняйтесь позвонить мне или отправить электронное письмо. Жду вас в составе команды!

Искренне,
[name of the manager, department head or the company’s chief executive officer (CEO)]

Пример приветственного письма

Если вам нужна дополнительная помощь в написании приветственного письма, рассмотрите следующий пример приветственного письма нового сотрудника:

10 сентября 2020 г.

Дорогой Кеннеди,

Я рад приветствовать вас в Marigold Enterprises. Мы рады, что вы приняли наше предложение о работе, и надеемся на сотрудничество с вами в согласованную дату начала работы. Мы с нетерпением ждем возможности помочь вам интегрироваться в вашу новую должность и будем рады предоставить рекомендации по мере необходимости.

Инструктаж новых сотрудников начинается в 8:00 8 октября. Во время этого инструктажа вы встретитесь со мной, чтобы обсудить вашу новую должность, а также с отделом кадров, чтобы обсудить вопросы, связанные с трудоустройством. Я также рад познакомить вас с несколькими вашими новыми коллегами, чтобы вы могли познакомиться с командой как можно скорее. Имейте в виду, что мы придерживаемся делового дресс-кода.

Ваша повестка дня на оставшуюся часть дня будет состоять из вашей ориентации и постановки первоначальных рабочих целей, которые помогут вам накопить силы в новой роли. Ваш второй день будет включать в себя больше собраний команды, чтобы помочь вам понять, как работает отдел.

Будем рады видеть вас снова!. Если у вас есть какие-либо вопросы до даты начала, не стесняйтесь обращаться по электронной почте или по телефону.

С уважением,
Кэндис Адамс

Часто задаваемые вопросы о приветственных письмах

Если у вас все еще есть вопросы о приветственных письмах, рассмотрите эти часто задаваемые вопросы и ответы:

Кто должен подписать приветственное письмо?

Кто должен подписывать приветственное письмо, зависит от типа приветственного письма. Например, менеджер, генеральный директор, менеджер по найму или президент компании должны подписать приветственное письмо новому сотруднику, а владелец компании или бизнеса должен подписать приветственное письмо новому клиенту или клиенту.

Когда следует отправить приветственное письмо новому сотруднику?

Отправьте приветственное письмо, как только наймете нового сотрудника. Когда вы делаете это в течение этого периода времени, это создает четкую линию связи с самого начала.

Как отправить приветственное письмо?

То, как вы отправляете приветственное письмо, зависит от ваших личных предпочтений и от того, как скоро вы хотите, чтобы получатель получил его. Если вам нужно, чтобы получатель получил его как можно скорее, рассмотрите вместо этого отправку приветственного письма. Если вы предпочитаете индивидуальный подход, выберите печатное приветственное письмо.

Должны ли вы включать что-либо в дополнение к приветственному письму?

Отправляя приветственное письмо, вы можете приложить фирменную футболку, ручку или блокнот. Хотя это и не требуется, получатель может оценить этот жест. Если вы отправляете приветственное письмо новому сотруднику клиента, вы также можете включить в него купон на следующую покупку.