Как написать презентационное письмо для мероприятия (с примерами)

3 января 2022 г.

Питч-письмо — это инструмент для привлечения интереса к продукту, идее или событию. В случае успеха презентация может получить освещение в СМИ, что приведет к успешному результату. Если вы работаете в сфере связей с общественностью или маркетинга, вам может быть поручено написать рекламное письмо, и в этом случае важно понимать, что они влекут за собой. В этой статье мы объясним, что такое презентационное письмо, опишем шаги по его написанию для мероприятия и предоставим шаблон и пример, которые помогут вам.

Что такое питч-письмо?

Питч-письмо, также известное как презентация для СМИ, представляет собой форму переписки, отправляемой специалисту в области СМИ или СМИ, чтобы пробудить интерес к идее, продукту или событию. Конкретный получатель предложения часто является журналистом или редактором газеты или журнала, продюсером радиостанции или телевизионной сети. Профессионалы СМИ в альтернативных СМИ, таких как блоги и подкасты, также часто получают предложения. В настоящее время электронная почта и платформы социальных сетей являются наиболее распространенными способами отправки писем. Телефонная и почтовая почта менее распространены, но все еще используются.

Отправитель рекламного письма обычно является специалистом по связям с общественностью или маркетологом. Сообщение обычно короткое, от 150 до 400 слов. В питче отправитель стремится вызвать интерес к рассматриваемой теме. Они объясняют, почему это заслуживает освещения в печати, почему это ценно для общественности и как освещение истории может принести пользу принимающей организации. Удачное презентационное письмо побуждает получателя откликнуться с интересом и, возможно, предложением продолжить освещение.

Как написать рекламное письмо для мероприятия

Выполните следующие действия, чтобы написать рекламное письмо для мероприятия:

1. Разберитесь с форматом

Если вы планируете отправить письмо с предложением по почте или в виде приложения к электронному письму, структура и внешний вид документа могут повлиять на решение человека прислушаться к вашему предложению. Хотя определенных правил нет, следующий формат может быть наиболее эффективным для привлечения внимания получателя:

• Используйте фирменный бланк. Получатель с большей вероятностью отнесется серьезно к письму, которое выглядит профессионально и официально.

• Включите дату. Это дата, когда вы пишете письмо. Используйте формат месяц/день/год.

• Включите имя получателя и информацию. Их информация включает в себя их должность, название их организации и их адрес. Поместите эти данные на два пробела ниже даты.

• Примените 1-дюймовые поля. Поля такой ширины не только улучшают читаемость, но и придают профессиональный вид.

• Используйте читаемый шрифт. Популярным выбором является шрифт Times New Roman размером 12 пунктов или Arial размером 11 пунктов.

• Пишите в блочном формате. В блочном формате отдельные строки имеют одинарный интервал, но между абзацами есть двойной интервал.

• Будьте лаконичны. Лучше всего как можно скорее ввести этот пункт и ограничить сообщение одной страницей.

В презентационном письме, отправленном по электронной почте, может отсутствовать любое форматирование, связанное с датами, информацией о получателе и полями, но по-прежнему рекомендуется включать фирменный бланк в подпись электронной почты, использовать читаемый шрифт, писать в блочном формате и практиковаться в краткости. Шрифт по умолчанию, вероятно, лучший выбор для электронной переписки.

2. Определите правильные контакты

Прежде чем вы сможете уведомить СМИ о вашем мероприятии, необходимо составить список соответствующих контактов. Обращение к конкретным представителям средств массовой информации, а не к средствам массовой информации в целом, может повысить шансы на освещение вашего мероприятия. Чтобы определить нужные контакты, сначала определите, к какому ритму или тематике новостей относится ваше мероприятие.

Например, пресс-мероприятие для знаменитости подпадает под категорию искусства и развлечений. Таким образом, лучшими контактами со СМИ для мероприятия будут журналисты и редакторы, которые освещают искусство и развлечения для своих соответствующих изданий. Имейте в виду, однако, что в некоторых изданиях, особенно нишевых изданиях и программах, могут быть сотрудники, которые специализируются в своей области. Сеть, посвященная новостям о знаменитостях, может иметь репортеров, освещающих определенные типы знаменитостей или конкретные имена. Поэтому важно исследовать каждую потенциальную точку выхода, чтобы убедиться, что вы связались с нужным человеком.

3. Включите крючок

Зацепка — это предложение или абзац в начале сообщения, цель которого — привлечь внимание читателя и побудить его продолжить чтение. Эффективный хук информативен, привлекателен и актуален для аудитории. Для электронных писем хук начинается с заголовка темы. Напишите краткий заголовок, в котором четко указано, о чем идет речь.

В самом сообщении есть несколько способов зацепить получателя. Подумайте о том, чтобы начать с факта или анекдота, или отреагируйте на распространенное мнение. Например, предложение о чтении книги автором, который, по общему мнению, ведет затворнический образ жизни, может начинаться с обращения к его репутации и рассеивания ее путем представления события. Кроме того, вы можете зацепить получателя, напомнив его работу. Обратитесь к похожему событию или истории, которую они освещали, и расскажите, как это повлияло на вас, прежде чем описывать событие, которое вы хотели бы рассказать. Обращение к достижениям получателя может сделать его более восприимчивым к вашей презентации.

4. Включите призыв к действию

Призыв к действию — это то, что вы хотите, чтобы ваш получатель сделал в ответ на вашу презентацию. Для события вашим призывом к действию будет освещение события в их периодическом издании или в их программе. Призыв к действию следует непосредственно за вашим крючком. В зависимости от длины крючка вы можете либо включить его в тот же абзац, либо выделить в отдельный.

Когда вы пишете свой призыв к действию, будьте осторожны, чтобы не показаться слишком настойчивым. Скорректируйте свой тон так, чтобы приглашать получателя к возможностям. Идея состоит в том, чтобы привести их к выбору, который выгоден им и их выходу.

5. Покажите, почему событие заслуживает освещения в печати

Событие, заслуживающее освещения в печати, означает, что оно способно привлечь внимание общественности. После зацепки объясните получателю, почему ваше мероприятие представляет интерес для читателей и зрителей. Медиа-специалисты часто получают большое количество презентаций каждую неделю, поэтому постарайтесь выделить свою презентацию, сосредоточив внимание на уникальном или значимом аспекте вашего мероприятия. Например, в вышеупомянутом чтении книги вы могли бы подчеркнуть тот факт, что это будет первое публичное мероприятие автора за определенное количество лет.

6. Выразите благодарность и повторите призыв к действию

В заключении вашего презентационного письма поблагодарите получателя за то, что он нашел время обдумать вашу презентацию, и повторите свой призыв к действию, сказав, что с нетерпением ждете обсуждения этого вопроса в ближайшем будущем. Если вы отправляете письмо обычной почтой или в виде приложения к электронному письму, не забудьте указать свой номер телефона, адрес электронной почты и предпочитаемый способ связи. Если вы отправляете электронное письмо, укажите свой номер телефона в подписи и укажите альтернативные способы связи помимо электронной почты.

7. Подпишитесь

Чтобы завершить письмо, включите приветственное завершение, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», запятую, а затем свое имя ниже. Независимо от того, пишете ли вы официальное письмо или электронное письмо, убедитесь, что ваше название и организация присутствуют в вашем сообщении. Вы можете включить их прямо под своим именем. Если вы настроили свою подпись электронной почты, чтобы включить свой заголовок, вы можете пропустить этот шаг.

Шаблоны писем о мероприятиях

Вы можете использовать и настраивать эти шаблоны, чтобы помочь вам написать письмо с описанием мероприятия:

Шаблон 1

Этот шаблон предназначен для официального письма, которое должно быть отправлено по почте или в качестве вложения электронной почты:

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s title]
[Name of organization]
[Street address of organization]
[City, state and postal code of organization]

дорогая [applicable honorific and surname of recipient],

[Write a hook to engage the recipient. Consider beginning with a fact, anecdote or response to an idea that relates to your event. Follow this with a call to action that introduces your event and invites the recipient to cover it.]

[Provide details about the event and show the recipient why it’s worthy of news coverage. Consider relating it to current events, circumstances surrounding associated figures or some other consequential facet of the event that differentiates it from others.]

[Thank the recipient for considering covering the event. State that you look forward to discussing the potential coverage of the event. Mention your preferred method of contact and how they can reach you.]

С наилучшими пожеланиями,
[Your name]
[Your title]
[Name of your organization]

Шаблон 2

Этот шаблон предназначен для питч-письма, отправленного по электронной почте:

Тема: [Write a succinct heading that clearly states the subject of the message]

дорогая [applicable honorific and surname of recipient],

[Write a hook to engage the recipient. Consider beginning with a fact, anecdote or response to an idea that relates to your event. Follow this with a call to action that introduces your event and invites the recipient to cover it.]

[Provide details about the event and show the recipient why it’s worthy of news coverage. Consider relating it to current events, circumstances surrounding associated figures or some other consequential facet of the event that differentiates it from others.]

[Thank the recipient for considering covering the event. State that you look forward to discussing the potential coverage of the event. Mention your preferred method of contact and how they can reach you.]

С наилучшими пожеланиями,
[Your name]

Примеры питч-письма мероприятия

Рассмотрим эти примеры, которые помогут вам в написании:

Пример 1

Этот пример основан на шаблоне официального письма, отправленного по почте или в виде вложения электронной почты:

13 декабря 2021 г.

г-жа Дороти Циммерман
Редактор по искусству и развлечениям
Эпплвуд Газетт
3500 Харбисон-стрит, 12-й этаж
Рединг, Пенсильвания, 19601

Уважаемая госпожа Циммерман,

Писатель Томас П. Рот долгое время имел репутацию отшельника, но предстоящее публичное чтение книги 26 декабря, кажется, противоречит этому различию. Мы хотели бы пригласить вас и ваше издание для освещения этого редкого события.

Последнее публичное выступление г-на Рота состоялось в 1988 году, после публикации его знаменитого дебютного романа. Говорят, что с тех пор он ведет жизнь отшельника, пишет и читает в сельской Пенсильвании. Он планирует изменить эту репутацию и развеять некоторые мифы во время чтения, которое должно состояться в знаменитом Книжном центре Пенсильвании на Франклин-авеню в 19:00.

Благодарю вас, г-жа Циммерман, за то, что нашли время рассмотреть возможность использования ваших ресурсов для этого мероприятия. Я с нетерпением жду вашего ответа в ближайшее время. Я предпочитаю контактировать по телефону, и вы можете связаться со мной по телефону 610-222-5555.

С наилучшими пожеланиями,
Хелен Баргер
Специалист по связям с общественностью
Гравитационный пресс

Пример 2

В этом примере отправитель делает предложение по электронной почте:

*Тема: Coretech планирует представить последние инновации при запуске продукта, 12 декабря*

Уважаемый господин Чой,

Будучи активным читателем вашей работы в Tech Central, я знаю, что вы рассказали о секретности продуктов Coretech в своей августовской статье под названием «Какова стратегия Coretech?» Из-за вашего отличного освещения в прошлом, мне интересно, будет ли вам интересно освещать предстоящий запуск продукта Coretech 12 декабря.

Являясь одним из лидеров технологического сектора, Coretech стремилась сохранить свое преимущество перед конкурентами, сохраняя свою работу как можно более конфиденциальной. Даже апрельские утечки, о которых вы упомянули в своей статье, не смогли многое раскрыть. Я ожидаю, что запуск этого продукта станет технической новостью года.

Я с нетерпением жду вашего ответа по электронной почте по этому вопросу и благодарю вас за ваше внимание.

С наилучшими пожеланиями,
Джина Борхес