Как написать поставщику письмо о согласовании цены

Профессионалы в различных отраслях управляют отношениями и взаимодействуют с поставщиками, чтобы приобретать качественную продукцию для использования в бизнесе. Важным процессом в этих взаимодействиях являются переговоры о цене, которые позволяют обеим сторонам сделки оставаться в рамках своего бюджета. Если вы отвечаете за построение отношений с поставщиками в своей компании, вам будет полезно узнать о письмах с согласованием цен. В этой статье мы рассмотрим определение переговоров о цене с письмом поставщику и поделимся шагами, советами, шаблоном и примером, чтобы научить вас писать эффективное письмо для переговоров о цене.

Что такое переговоры о цене с письмом поставщика?

Профессионалы рассылают письма о ценах поставщикам, чтобы получить товар со скидкой. Компании могут делать это, чтобы не выходить за рамки своего бюджета или просто получить более выгодную сделку по определенному предложению. В некоторых случаях специалисты могут отправить одно из этих писем поставщикам, чтобы сообщить им, если их цены превышают рыночную стоимость продукта. Письма с предложением цены часто включают следующее:

• Обзор заявленной цены: хотя профессионалы могут не указывать точную заявленную цену в своем письме, они обычно упоминают заявленную цену в связи с ценой, которую их компания готова заплатить.

• Процент скидки: при запросе более низкой ставки профессионалы включают процентное значение скидки.

• Бюджет: помимо процента скидки, профессионалы указывают точный бюджет продукта. Некоторые профессионалы предпочитают указывать максимальную сумму, которую они могут заплатить, в то время как другие могут указать точную сумму, которую они хотят заплатить.

• Крайний срок предложения: Ближе к концу письма переговоры с поставщиками включают дату, когда они надеются, что поставщик ответит. Это означает, что предложение, которое они делают, привязано к определенному графику и гарантирует, что у компании есть время найти другой продукт, если поставщик не согласен на сделку.

Как написать письмо с предложением цены

Отправка письма о согласовании цены вашему поставщику может помочь вам договориться о справедливой цене для каждого из вас, что позволит вам не выходить за рамки бюджета вашей компании. Чтобы написать письмо с предложением цены, попробуйте выполнить следующие действия:

1. Используйте позитивный тон

Важно, чтобы вы сохраняли позитивный тон на протяжении всего письма о переговорах. Это позволяет уважительно относиться к поставщику. Другие профессионалы с большей вероятностью отреагируют положительно, если вы сохраните уважительный и понимающий тон. Даже если поставщик не может принять ваш запрос, вам все равно будет выгодно сохранить эти отношения для будущих деловых и сетевых целей.

2. Похвалите поставщика

Постарайтесь похвалить поставщика за его усилия по составлению коммерческого предложения и составлению расценок для вашей компании. Это также может помочь упомянуть историю вашей компании с поставщиком. Например, благодарность поставщику за все заказы, которые он выполнял для вашей компании в прошлом, может побудить поставщика учитывать ваши деловые отношения при рассмотрении вашего предложения.

3. Объясните свою точку зрения

После того, как вы установили взаимопонимание с поставщиком, постарайтесь четко объяснить свою позицию. Например, ваша компания может быть готова тратить только 1000 долларов в неделю на контрактного писателя, но профессионал, которого вы хотите нанять, имеет недельную ставку 2000 долларов. В этом сценарии вы можете объяснить писателю, что бюджет твердый, и хотя ваши руководители хотят указать расценки другого писателя, вы хотели бы выработать договоренность.

4. Запросить скидку

При запросе скидки обязательно укажите как процент скидки, так и общую цену, которую вы в конечном итоге заплатите. Профессионалы часто запрашивают скидки с нечетным процентным числом, например, 3,5% или 7%. Это показывает поставщику, что вы внимательно изучили его предложение и у вас есть уникальное встречное предложение.

5. Установите четкие условия

Важно сохранять профессиональный тон при объяснении условий вашего встречного предложения поставщику. Это позволяет поставщику быть в курсе вашей позиции, не чувствуя угрозы. Например, попробуйте объяснить, что вы не сможете приобрести их товар или услугу без скидки. Часто полезно использовать извиняющийся тон при объяснении терминов. Это поможет вам выразить свою заинтересованность в продукте.

6. Намекните на поощрение

Чтобы сделать ваше письмо более привлекательным, попробуйте намекнуть на стимул для поставщика, если он примет ваше встречное предложение. Постарайтесь быть уклончивым, чтобы вы могли обсудить любые дополнительные аспекты сделки позже. Поощрения, на которые вы, возможно, захотите намекнуть, включают в себя упоминание о том, как вы хотели бы продолжить свой бизнес в будущем, или намек на то, что ваш заказ будет большим.

7. Выберите дату ответа

Важно успеть найти другого поставщика или увеличить бюджет в случае, если поставщик не примет ваш запрос на скидку. По этой причине рассмотрите возможность включения конкретной даты, когда вы хотели бы получить ответ от поставщика. При выборе этой даты обязательно учитывайте возможности своей компании, а также возможности поставщика. Подумайте о том, чтобы выбрать день, отстоящий как минимум на два рабочих дня и не более чем на одну рабочую неделю с даты отправки письма.

Советы по написанию письма для переговоров о цене

При написании письма с предложением цены поставщику примите во внимание следующие советы, которые помогут улучшить ваш опыт:

Узнайте своего поставщика

Знакомство с вашим поставщиком позволит вам построить с ним профессиональные отношения. Установление отношений часто помогает убедить продавца принять ваш запрос на скидку. Если вы ведете переговоры с поставщиком, с которым у вас нет отношений, попробуйте изучить компанию, в которой он работает. Полезно понимать их клиентскую базу и бизнес-операции, чтобы сделать предложение, которое они рассмотрят.

Обращайтесь к поставщику по имени

В своем письме обязательно обращайтесь к человеку, которому вы его отправляете, по имени. Часто уместно приветствовать их в своем письме, используя только их имя, однако, если вы чувствуете себя более комфортно, добавьте титул к их имени, вы можете это сделать. Если вы решите добавить заголовок, обязательно узнайте, какой заголовок они предпочитают. Попробуйте перечитать прошлую переписку, которую вы с ними вели, чтобы узнать, какой титул они использовали в прошлом.

Исследуйте рыночные ценности

Покупая продукт или нанимая профессионала для оказания услуги, важно знать, сколько на самом деле стоит ваша покупка. Подумайте о том, чтобы узнать, сколько другие компании берут за тот же продукт, чтобы определить рыночную стоимость предложения. Эта практика поможет вам понять, является ли ценовое предложение, отправленное вам поставщиком, разумным, а также поможет вам создать встречное предложение.

Попросить о встрече

В некоторых случаях ваши переговоры могут быть более успешными, если вы попросите скидку лично или по телефону. Рассмотрите возможность отправки электронного письма с просьбой о встрече по поводу возможной скидки на вашу покупку. При запросе встречи включите всю обычную информацию в свое письмо для переговоров о цене, но добавьте одно или два предложения ближе к концу, чтобы запросить время встречи. Это позволяет и вам, и поставщику подготовиться к встрече.

Попробуйте обсудить другие факторы заказа

Если поставщик не желает удовлетворить ваш запрос на скидку на товар, рассмотрите другие факторы заказа, о которых вы можете договориться, такие как время доставки и сборы, количество заказа и условия оплаты. Урегулирование этих факторов может помочь снизить общую стоимость заказа, позволяя вашей компании по-прежнему приобретать запасы без снижения цены товара со стороны продавца.

Совпадение с полномочиями поставщика

Часть понимания поставщика, с которым вы работаете, включает в себя знание уровня его опыта. Если вы еще не установили отношения с этим поставщиком, важно соответствовать или превосходить его учетные данные. Например, если вы разговариваете с новым поставщиком, который является менеджером, а вы являетесь сотрудником начального уровня, вы можете попросить своего менеджера подписать ваше письмо.

Будьте готовы к встречному предложению

Полезно быть готовым к тому, что поставщик сделает встречное предложение. Хотя поставщик может быть не в состоянии принять точную денежную стоимость вашего запроса на скидку, он может быть готов предложить вам цену ниже, чем та, которую он вам первоначально дал. Это предложение может быть действительным только в течение ограниченного времени, поэтому важно учитывать любые возможные встречные предложения поставщика в отношении вашего бюджета.

Создать контракт

После того, как вы достигли соглашения с поставщиком, убедитесь, что у вас есть запись цены, о которой вы договорились. Хотя полезно вести переписку между вами и продавцом, рассмотрите возможность составления контракта, чтобы убедиться, что у вас есть официальная запись о сделке. Это также может помочь вам в будущем, если вы захотите снова купить у продавца.

Шаблон для переговоров о цене с письмом поставщика

Чтобы написать собственное письмо для переговоров о цене с поставщиком, попробуйте использовать этот шаблон:

дорогой [Name of supplier contact],

[Start with a thank you note and a compliment on their service.] [Use a second sentence as needed.]

[Start a new paragraph to explain your situation.] [Use three to four sentences to explain.] [Mention any other parties relevant, such as your supervisor or competing vendors.]

[State your counter offer.] [First present your discount request in the form of a percentage.] [Then explain the monetary value of your budget for the particular supply.] [Politely explain what happens if the supplier doesn’t accept your request.]

[Hint at an incentive, such as a long partnership.] [Offer hopes of reaching an agreement.] [Set response date.]

Лучший,

[Your name.]

Переговоры о цене с примером письма поставщику

При составлении собственного соглашения о цене с письмом поставщику полезно учитывать различные сценарии и фразы, которые используют профессионалы. Вот пример того, как может выглядеть письмо с предложением цены:

Дорогой Логан,

Большое спасибо за вашу усердную работу над предложением, которое вы отправили. Я ценю время и опыт, необходимые для создания такого предложения.

Моя команда и я просмотрели документы, которые вы прислали, и были очень довольны тем, что мы прочитали. Мы взволнованы перспективой использования вашего продукта. Однако мы, к сожалению, заметили, что цена, которую вы нам указали, превышает наш бюджет.

Чтобы мы могли принять ваше предложение, мы запрашиваем ставку на 3% ниже, чем ваша первоначальная цена, чтобы достичь окончательной цены в 16 000 долларов США. Если вы не можете предложить эту цену, нам, к сожалению, придется обратиться к другому поставщику.

Мы надеемся, что вы примете это предложение, чтобы мы могли продолжить наши деловые отношения. Пожалуйста, поймите, что ваша гибкость в этом вопросе может стимулировать больше работы для вас и вашей компании. Надеюсь, мы сможем прийти к соглашению. Пожалуйста, сообщите нам о своем решении до 13 июня.

Лучший,

Джеймс Кендалл