Как написать политику корпоративных поездок за 5 шагов

26 августа 2021 г.

Поездки сотрудников могут быть обычным явлением и позволяют компаниям перемещаться по крупным регионам одной или нескольких стран. Знание того, как написать политику корпоративных поездок, важно для компаний, чтобы сообщить сотрудникам о своих ожиданиях и финансовом покрытии. Эффективное удовлетворение потребностей сотрудников в командировках ценно, но для этого могут потребоваться обсуждения между командами компании. В этой статье мы объясним, что такое корпоративная политика в отношении командировок, расскажем, что включить в нее, предложим пять шагов для написания собственной корпоративной политики в отношении командировок и дадим 10 полезных советов.

Что такое корпоративная политика в отношении поездок?

Политика корпоративных поездок — это заранее установленные правила компании для сотрудников, когда они отправляются на встречи и мероприятия, связанные с работой. Это может включать посещение текущих клиентов, потенциальных клиентов и коллег в других офисах. Корпоративные сотрудники также могут путешествовать для участия в конференциях по профессиональному развитию. Как правило, руководители компаний создают эти правила и вносят коррективы по мере необходимости.

Что включить в корпоративную тревел-политику?

При написании политики корпоративных поездок важно понимать, какие типы информации следует включать. Вот несколько примеров того, какой может быть эта информация:

• Транспортные политики. В транспортных политиках может обсуждаться сумма денег, которую компания собирается предоставить сотруднику, чтобы добраться из пункта назначения в пункт назначения. Это путешествие может включать в себя авиабилеты, аренду автомобилей, поезда или такси.

• Политика в отношении питания. Политика в отношении питания может указывать на то, сколько денег сотрудники тратят на еду во время своих поездок. Как правило, это дневные суммы.

• Политика в отношении развлечений. Политика в отношении развлечений сосредоточена на сумме денег, которую сотрудник может взимать с компании в развлекательных целях. Например, если сотрудник посещает клиента, он может отвести его на шоу или спортивное мероприятие, оплачиваемое компанией.

• Политики безопасности. Политики безопасности помогают предоставить сотрудникам информацию о том, как безопасно путешествовать, и обеспечивают защиту конфиденциальной информации компании. Это может быть особенно важно, если сотрудники выезжают за пределы страны.

Как составить корпоративный тревел-политик

Если вам нужно написать политику корпоративных поездок для вашей компании, вот пять шагов, которые вы можете использовать:

1. Критически подумайте о цели

Критическое осмысление целей вашей корпоративной политики в отношении командировок важно, потому что это может повлиять на информацию, которую вы решите включить. Например, если ваша компания путешествует только на короткие расстояния, необходимая вам информация может отличаться от информации, которая вам нужна, если они путешествуют на большие расстояния. Понимание цели вашей политики может помочь вам определить приоритетность различных потребностей или информации о безопасности для ваших сотрудников.

2. Учитывайте потребности сотрудников в поездках

Учет потребностей сотрудников в поездках полезен, потому что это может помочь вашей компании решить все, что может понадобиться их сотрудникам во время деловых поездок. Вы также можете рассмотреть различные типы поездок, которые могут совершать ваши сотрудники, при определении того, какие у них могут быть потребности в поездках. Например, у того, кто путешествует внутри страны, могут быть другие потребности, чем у того, кто путешествует за границу. Другой пример: у сотрудника, посещающего клиента, могут быть другие потребности в поездках, чем у сотрудника, посещающего другой офис.

3. Предложите своим сотрудникам варианты

При принятии решения о включении различных деталей в корпоративную политику командировок вы можете предложить сотрудникам варианты. Например, вы можете предложить им различные варианты транспорта, чтобы добраться из пункта назначения в пункт назначения. Предоставление вариантов сотрудникам полезно, чтобы позволить им иметь некоторый выбор в том, как они путешествуют для компании. Иногда компании могут предоставлять варианты, основанные на стоимости расходов. Например, сотрудники могут получать определенное количество долларов для покрытия своих расходов на питание каждый день. Зная эту выделенную сумму, сотрудники могут решить, где они хотят поесть.

4. Установите четкие и четкие границы

Установление четких и четких границ в корпоративной политике командировок важно для того, чтобы ваши сотрудники знали, что они могут и чего не могут делать во время командировок для компании. Это может включать информацию о расходах или поведении сотрудников. Вы даже можете попросить сотрудников расписаться в вашей корпоративной политике командировок, прежде чем они отправятся в поездку для вашей компании. Это может помочь вашей компании сохранить документацию в случае возникновения непредвиденной ситуации с сотрудником, который путешествует и представляет ваш бренд.

5. Обеспечьте сотрудников копиями политики

Предоставление сотрудникам копий полиса полезно, чтобы у них было на что ссылаться, если у них есть какие-либо вопросы о командировках для компании. Этот документ вы можете дать сотрудникам, которые могут путешествовать, когда они впервые приступают к работе в вашей компании. При необходимости вы также можете провести обучение сотрудников командировкам. Это может быть полезно для обсуждения того, как сотрудники могут подходить к посетителям клиентов во время их поездок. Вы также можете предоставить им обновленные копии политики, если ваша компания изменит свою корпоративную политику в отношении командировок.

10 советов по написанию политики корпоративного туризма

Вот 10 советов, которые вы можете использовать, чтобы составить корпоративную политику в отношении командировок:

1. Работайте с командами компании, такими как бизнес-лидеры, представители отдела кадров и финансовые руководители.

2. Разрешить сотрудникам, которые путешествуют, оставлять отзывы о политике, чтобы помочь сообщить о возможных изменениях.

3. Поощряйте своих сотрудников читать всю политику в отношении поездок, чтобы убедиться, что они все знают.

4. Обсудите, как сотрудники могут найти баланс между деловыми поездками и собственным опытом.

5. Поддерживайте сильную финансовую систему, которая быстро возмещает их после их путешествий.

6. Убедитесь, что сотрудники знают, что политика распространяется на всех, даже на руководителей компаний.

7. Обеспечьте гибкость своим сотрудникам, позволив им принимать решения о своих поездках.

8. Разместите информацию о том, что сотрудники могут делать в случае чрезвычайной ситуации во время путешествия.

9. Постарайтесь привести корпоративную политику в отношении командировок в соответствие с миссией и ценностями вашей компании.

10. Скажите своим сотрудникам, чтобы они обращались к представителям отдела кадров, если у них есть проблемы.