Как написать подтверждение приложения (с примерами)

14 сентября 2021 г.

Письмо-подтверждение заявления — это деловое письмо, которое работодатели могут отправить кандидатам на работу, чтобы информировать их о статусе их заявления о приеме на работу. Компаниям полезно узнавать, когда они получают резюме и рассматривают заявку кандидата. Отправка писем-подтверждений при приеме на работу приносит пользу как работодателям, так и кандидатам на работу, а обучение их написанию может помочь улучшить процессы найма в вашей организации. В этой статье мы определяем письма-подтверждения приложений, объясняем, почему вы можете отправить их, и приводим шаги с образцами писем, чтобы показать вам, как написать свое собственное.

Что такое письмо-подтверждение заявки?

Письмо-подтверждение заявки — это корреспонденция, которую работодатели рассылают кандидатам на работу, чтобы информировать их о получении материалов заявки. Часто письмо с подтверждением подачи заявления может также информировать кандидатов о статусе их заявления. Например, письма-подтверждения могут информировать кандидата о том, что он не обладает необходимой квалификацией и что работодатель не рассматривает его на эту роль. Письма-подтверждения заявки также могут информировать кандидата о том, что работодателю нравится его заявка и он хочет пройти собеседование на эту должность.

Вы можете отправить бумажное письмо-подтверждение заявки или отправить письмо кандидатам по электронной почте. Электронная почта быстрее, а иногда и удобнее, особенно если на вакансию претендует много кандидатов.

Как написать письмо-подтверждение заявки

Вот несколько шагов для написания письма-подтверждения, чтобы сообщить кандидатам о статусе их заявки:

1. Адресовать письмо кандидатам

Соберите контактную информацию всех кандидатов на работу, которую вы можете найти в их заявлениях. Если вы решите отправить письмо по почте, вы можете начать его как деловое письмо, указать свое имя и контактную информацию вверху, а затем написать адрес кандидата на работу. Важно указать дату, чтобы кандидат знал, насколько актуальна информация.

Если вы решите отправить электронное письмо, а не просто написать письмо, вам не нужно указывать контактную информацию вверху в формате делового письма. Полезно указать свой номер телефона в конце электронного письма на случай, если у кандидатов возникнут вопросы. Для электронного письма создайте информативную строку темы, чтобы получатель открыл электронное письмо и не подумал, что это спам. Вот примеры строк темы для электронного письма с подтверждением заявки:

• Platinum Paper Co. получила вашу заявку

• Обновление приложения Platinum Paper Co.

• Новости о вашем приложении Platinum Paper Co.

2. Сообщите им о статусе их заявки

В теле письма укажите цель написания. Это может быть сделано для того, чтобы сообщить им, что вы рассматриваете их заявление, что вы хотите взять у них интервью или что вы больше не рассматриваете их заявление. Вы можете поблагодарить соискателя за обращение в вашу компанию, независимо от статуса его заявления.

Полезно включить подробную информацию об их применении, чтобы предоставить больше контекста. Например, если вы больше не рассматриваете кандидата, вы можете указать квалификацию, которой он не соответствует, чтобы объяснить, почему вы выбираете других кандидатов. Однако вам не нужно персонализировать каждое письмо, потому что это может занять много времени.

3. Закрыть письмо

Закрывая письмо, дайте получателю возможность связаться с вами для получения дополнительной информации. Поблагодарите их за уделенное время и используйте вежливое завершение письма, например, искренние, наилучшие пожелания или теплые пожелания. Вы также можете предложить им снова обратиться в компанию за другими вакансиями в будущем.

Почему важно общаться с кандидатами на работу?

Есть несколько причин для отправки письма-подтверждения кандидатам на работу, а именно:

Проявляет уважение к кандидатам на работу

Предоставление кандидатам на работу обновленной информации о статусе их заявления показывает уважение к их времени. Вежливо отправлять корреспонденцию, чтобы кандидат мог планировать соответствующим образом, потому что ему, возможно, придется продолжить поиск работы и поискать работу в другом месте. Это также свидетельствует об уважении к усилиям, которые требует от кандидатов подготовка рабочих материалов для заявлений.

Иногда кандидат на работу может в будущем хорошо подойти для работы в другой компании. Уважительное отношение к кандидатам на работу может увеличить шансы на то, что они снова обратятся в компанию. Это также помогает поддерживать положительное отношение кандидата к компании.

Дает компании отличную репутацию

Многие кандидаты на работу ценят получение уведомления о том, что вы получили их заявление и рассматриваете его, принимаете или отклоняете. Это может создать положительное представление о вашей компании и процессе ее найма. Люди с большей вероятностью будут положительно относиться к вашей компании, если вы будете тактичны, что поможет сохранить вашу репутацию.

Наличие отличной репутации, особенно в процессе найма, побуждает кандидатов подавать заявки и привлекает больше людей в вашу компанию. Репутация, которую вы зарабатываете благодаря тому, как вы относитесь к кандидатам на работу, также может влиять на мнение потребителей. Потребители с большей вероятностью будут лояльны к вашему бренду, если у вас положительная репутация, что также может увеличить вашу прибыль.

Информирует всех о процессе найма

Еще одна причина для отправки кандидатам письма-подтверждения заявки — проинформировать их о процессе найма. Предложение прозрачности может обеспечить вашей компании хорошую репутацию, но также полезно для адаптации кандидатов. Прозрачность дает кандидату, которого вы нанимаете, больше уверенности в том, что он займет свою должность.

Если вы признаете, что рассматриваете их на эту роль, у кандидата будет возможность больше подготовиться к собеседованию. Информирование всех кандидатов на работу в процессе найма также полезно для кандидатов, которые не соответствуют вашим требованиям, поскольку они могут продолжить поиск работы.

Образец письма для отвергнутого кандидата

Если вы отклоняете заявку кандидата на работу, вот образец письма-подтверждения, который вы можете использовать:

Лора Уокер
Нэшвилл, Теннесси
555-555-5555

26 августа 2021 г.

Эбби Миллс
Нэшвилл, Теннесси

Дорогая Эбби Миллс,

Благодарим вас за интерес, проявленный к Platinum Paper Co., и за заявку на должность графического дизайнера. Изучив заявки, которые мы получили на эту должность, мы не выбрали вашу для дальнейшего рассмотрения, потому что ищем кандидата с большим опытом.

Platinum Paper Co. ценит время, которое вы потратили на свое приложение. Мы рекомендуем вам подать заявку снова в будущем. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно вашего заявления, пожалуйста, позвоните в мой офис по телефону 555-555-5555.

С уважением,
Лора Уокер
От имени команды по найму в Platinum Paper Co.

Образец письма для принятого кандидата

Если вы пишете письмо-подтверждение заявки кандидату, которого вы настоятельно рассматриваете, вы можете сослаться на этот образец:

Лора Уокер
Нэшвилл, Теннесси
555-555-5555

26 августа 2021 г.

Китти Барли
Нэшвилл, Теннесси

Дорогая Китти Барли,

Благодарим вас за интерес, проявленный к Platinum Paper Co., и за заявку на должность графического дизайнера. Мы рассмотрели ваше резюме и портфолио и выбрали вас среди нескольких других кандидатов для дальнейшего продвижения в нашем процессе отбора.

Platinum Paper Co. впечатлена вашей заявкой, и мы планируем связаться с вами, чтобы договориться о собеседовании. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, позвоните в мой офис по телефону 555-555-5555.

С наилучшими пожеланиями,
Лора Уокер
От имени группы управления наймом в Paper Co.

Советы по написанию письма-подтверждения заявки

Эти советы могут оказаться полезными при написании писем:

Откорректируйте свое письмо

Письмо-подтверждение заявки имеет деловой формат и является официальной корреспонденцией от вашей компании. Важно убедиться, что письмо представляет компанию точно. Чтобы выглядеть профессионально, отредактируйте свое письмо и проверьте его на наличие профессионального, формального языка, а также орфографических или грамматических ошибок. Также полезно, чтобы другой коллега прочитал его заранее, чтобы найти ошибки или улучшить тон и удобочитаемость.

Организуйте контактную информацию кандидатов на работу

При рассмотрении заявлений соберите контактную информацию, чтобы она была более доступной, когда вы пишете благодарности кандидатам на работу. Также полезно создавать отдельные списки, чтобы вы могли отслеживать, каких кандидатов вы хотели бы рассмотреть в дальнейшем, а какие кандидаты не соответствовали требованиям. Организация этой информации может сэкономить время при написании писем-подтверждений.

Разработать процесс

Вполне вероятно, что многие кандидаты на работу могут обратиться в вашу компанию, что увеличивает количество писем, которые вам нужно написать. Один из способов сократить количество времени, которое вы тратите, — разработать процесс. Процесс обеспечивает действенные и повторяемые шаги для проекта и может повысить вашу эффективность. В ваш процесс могут входить несколько членов группы по найму, чтобы вы могли делегировать задачи по рассмотрению заявлений, приему кандидатов и написанию писем тем кандидатам, которых вы больше не рассматриваете.