Как написать план сопроводительного письма

22 февраля 2021 г.

Сопроводительное письмо — это один из документов, который вы можете предоставить менеджеру по найму, когда подаете заявку на вакансию. Цель сопроводительного письма — помочь менеджеру по найму или рекрутеру лучше понять вас как кандидата и понять, почему вы подходите для той должности, на которую они нанимают. Вы можете отформатировать план сопроводительного письма, чтобы независимо от того, на какую должность вы претендуете, вы могли быстро составить сопроводительное письмо и включить всю необходимую информацию.

В этой статье мы объясним, почему важны наброски сопроводительного письма, предоставим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать свой собственный план, на примере и в заключение дадим советы для сопроводительного письма.

Почему важны наброски сопроводительного письма?

Наброски сопроводительного письма важны, потому что план помогает вам не сбиться с пути при написании сопроводительного письма для работодателя. Вместо того, чтобы начинать каждое сопроводительное письмо с нуля каждый раз, когда вы подаете заявку на новую должность, план может послужить отличной отправной точкой, сэкономив ваше время в процессе подачи заявки.

С планом вы с меньшей вероятностью пропустите важную информацию, которую вы должны включить, например, вашу квалификацию и простое спасибо работодателю за внимание. План сопроводительного письма также гарантирует, что ваше письмо легко читается, правильно отформатировано и содержит только уместную и полезную информацию для менеджера по найму.

Как создать план сопроводительного письма

Выполните следующие шаги, чтобы создать собственный план, который поможет вам составить впечатляющее и эффективное сопроводительное письмо:

1. Начните с вашей контактной информации

Подумайте о том, чтобы начинать каждый из ваших документов по трудоустройству, будь то сопроводительное письмо или резюме, с вашей контактной информации. Это включает ваше полное имя, номер телефона и адрес электронной почты, но может также включать ваш домашний адрес. Наличие вашей контактной информации в верхней части ваших документов помогает работодателям сразу видеть, кого они проверяют, и иметь вашу контактную информацию под рукой, если им нужно связаться с вами.

2. Оставьте пространство между разделами

Ваше сопроводительное письмо должно быть легко читаемым для работодателей, поэтому убедитесь, что в вашем плане предусмотрены некоторые интервалы между разделами. Как и в случае с резюме, менеджеры по найму обычно получают множество сопроводительных писем для каждой открытой вакансии. Чем проще им будет отсканировать ваше сопроводительное письмо, чтобы выделить наиболее важные части и определить, хотят ли они запросить интервью, тем лучше.

Вставьте разрывы абзаца между вашим именем и контактной информацией, именем менеджера по найму и сведениями о компании, вводным абзацем, средним абзацем, заключительным абзацем и вашей подписью.

3. Включите контактную информацию работодателя

Если вы знаете имя менеджера по найму и название компании, адрес и номер телефона, оставьте место для его включения. В противном случае, это часть вашего плана, которую вы можете пропустить.

4. Дата вашего сопроводительного письма

План вашего сопроводительного письма должен включать место для даты. Введите месяц, день и год, когда вы отправляете сопроводительное письмо работодателю. Если вы отправляете сопроводительные письма нескольким работодателям в один и тот же день, нет необходимости менять дату от одного сопроводительного письма к другому.

Тем не менее, дата является небольшой, но важной деталью вашего сопроводительного письма, и она должна быть точной в зависимости от фактического дня, когда вы отправляете сопроводительное письмо работодателю. Обычно это день, когда вы заполняете онлайн-заявку или отправляете сопроводительное письмо по электронной почте менеджеру по найму по их запросу, а не дата собеседования или дата, когда вы изначально написали сопроводительное письмо.

5. Начните с приветствия

Приветствие обычно используется в сопроводительном письме, поэтому, если вы включите его в свой план, меньше шансов, что вы пропустите этот важный шаг. Даже если вы не знаете имени рекрутера, менеджера по найму на эту должность или сотрудника отдела кадров, который рассмотрит ваше заявление, вы можете использовать общее приветствие, которое применимо к любому, например «Для кого это может касаться:»

Если вы знаете, кто будет просматривать ваше сопроводительное письмо, приветствуйте их профессионально. Вместо того, чтобы использовать их имя, которое может показаться неформальным, всегда приветствуйте их как мистер или мисс вместе с их фамилией. Например, вы можете обратиться к менеджеру по найму по имени Марк Браун как «Уважаемый мистер Браун». они женаты. Например, если вы поздравляете Линду Уолш, вы должны начать свое сопроводительное письмо со слов «Уважаемая мисс Уолш:»

6. Структурируйте основную часть вашего плана

Хотя контактная информация, дата и приветствие являются важными частями вашего сопроводительного письма, в основной части сопроводительного письма у вас будет возможность объяснить менеджеру по найму или рекрутеру, почему они должны рассматривать вас на эту должность по сравнению с другими кандидатами. Разбейте свой план на три основных раздела с основной информацией в каждом, которая поможет вам запомнить, что включать, чтобы ваше сопроводительное письмо оставалось легко читаемым и понятным.

7. Запишите, что включить в первый абзац

В первом абзаце сопроводительного письма следует упомянуть, почему вы пишете сопроводительное письмо. Вы можете назвать должность, на которую вы претендуете, и даже указать, кто сообщит вам о возможности, если у вас есть контакт в компании, который служит вашим рекомендателем или дает вам рекомендацию. Эта часть вашего сопроводительного письма должна показать энтузиазм по поводу должности, чтобы менеджер по найму мог оценить ваш истинный интерес к этой должности.

Цель первого абзаца — проинформировать менеджера по найму о ваших намерениях, а также установить взаимопонимание за небольшой промежуток времени и с использованием скромного пространства. Когда вы пишете свой план, вы можете включить некоторые варианты, которые вы можете использовать в зависимости от должности, на которую вы претендуете.

Подробнее: 7 мощных способов начать сопроводительное письмо (с примерами)

8. Планируйте средние абзацы

Средний абзац должен занимать большую часть сопроводительного письма. В этой части сопроводительного письма вы подробно расскажете о том, что делает вас уникальным кандидатом на эту должность, и о том, что, как вы знаете, вы можете сделать для работодателя, если вам представится такая возможность.

Изучив описание работы еще раз, вы сможете установить четкую связь между тем, что нужно работодателю, и тем, что вы можете предложить в качестве потенциального нового сотрудника. Подчеркните свои навыки и опыт, поскольку они связаны с конкретной должностью, на которую вы претендуете. Это может различаться между позициями, даже в одной и той же отрасли, поэтому постарайтесь внимательно отнестись к сопроводительному письму той роли, на которую вы его подаете.

Старайтесь не повторять в точности то, что содержится в вашем резюме, и вместо этого предоставьте менеджеру по найму или рекрутеру реальные примеры ваших достижений, которые доказывают вашу способность преуспеть на этой должности. Если можете, предоставьте конкретные цифры, такие как проценты и доллары, чтобы менеджер по найму мог связать ваши достижения с тем, что им нужно как организации.

9. Включите последний абзац

Ваше сопроводительное письмо всегда должно включать заключительный абзац, а не просто подписываться после описания того, почему вы подходите для этой роли. В последнем абзаце поблагодарите работодателя за то, что он нашел время, чтобы рассмотреть ваше заявление, и выразите искренность в вашем рассмотрении этой позиции. Вы также можете запросить интервью в этом абзаце, что может еще больше подчеркнуть ваше волнение по поводу следующих шагов и то, насколько вы с нетерпением ждете следующих шагов в процессе найма.

10. Завершите сопроводительное письмо

Как приветствие должно быть профессиональным, так и закрытие сопроводительного письма. Используйте приветственное окончание, например «С уважением» или «С уважением», а затем свое полное имя. Если вы отправляете сопроводительное письмо в электронном виде по электронной почте или на портале онлайн-приложений, вы можете ввести свое полное имя в сопроводительном письме в качестве подписи. Однако, если вы печатаете сопроводительное письмо и отправляете бумажную копию, оставьте место, чтобы вы могли поставить свою подпись.

Пример схемы сопроводительного письма

Используйте этот пример схемы сопроводительного письма, чтобы направить ваше собственное сопроводительное письмо работодателю:

[Your name]
[Your address]
[Your phone number]
[Your email address]

[Month, date and year]

[Hiring manager’s name, if you have it]
[Company name]
[Company address]

Уважаемый господин/госпожа. [hiring manager’s last name] или кого это может касаться:

Вступительный абзац: Объясните цель подачи сопроводительного письма и для какой должности. Расскажите, как вы узнали об этой возможности, упомянув имя вашего контакта, если он порекомендовал вам эту роль. Если нет конкретной должности, на которую вы претендуете, укажите, почему вы заинтересованы в работе в компании.

Средние абзацы: поделитесь своими квалификациями, поскольку они относятся к конкретной должности, на которую вы претендуете. Опишите, что вы можете дать работодателю и как ваши усилия помогут организации добиться успеха. Подкрепите свои утверждения историями и доказательствами своих навыков. Включите любое специализированное обучение или уникальные интересы, которые могут быть полезны работодателю.

Используйте столько абзацев, сколько вам нужно в этом разделе сопроводительного письма, чтобы сделать его более читаемым для менеджера по найму или рекрутера.

Заключительный абзац: еще раз заявите о своем интересе к роли и волнении по поводу возможности. Сообщите менеджеру по найму, что вы цените его внимание. Скажите, что вы хотели бы назначить с ними собеседование, чтобы вы могли дополнительно объяснить, что делает вас идеально подходящим для этой должности и их организации. Отошлите работодателя к приложенному резюме, чтобы он мог прочитать его вместе.

Искренне,

[Your signature or typed full name]

Советы по написанию сопроводительного письма

Следуйте этим советам, чтобы написать сопроводительное письмо, которое с большей вероятностью заметит менеджер по найму:

• Держите его меньше, чем страница. Даже обладая обширным соответствующим опытом, вы должны быть в состоянии сжать свое сопроводительное письмо, чтобы указать на свои физические и социальные навыки и опыт, которые делают вас подходящим для конкретной должности, на которую вы претендуете.

• Корректура. Если возможно, попросите кого-нибудь еще проверить ваше сопроводительное письмо. Лучше всего иметь несколько обзоров вашего сопроводительного письма, чтобы убедиться, что вы отправляете документ, который хорошо составлен, демонстрирует ваш профессионализм и не содержит орфографических и грамматических ошибок.

• Распечатайте сопроводительное письмо на высококачественной бумаге. Если вы хотите передать копии сопроводительного письма менеджеру по найму или другому сотруднику организации, распечатайте копии сопроводительного письма и возьмите его с собой на собеседование.

• Воздержитесь от использования жаргона. Сопроводительные письма должны быть понятными и содержать универсальный язык. Все слишком сложное может помешать менеджеру по найму связаться с вами по поводу вакансии.

• Разбейте средний абзац на более короткие абзацы. Большая часть того, чем вы делитесь с менеджером по найму в своем сопроводительном письме, будет исходить из ваших средних абзацев. Обычно лучше написать в этом разделе несколько небольших абзацев, а не один длинный. Когда вы включаете разрывы абзацев для новых идей или концепций, ваше сопроводительное письмо становится намного легче читать.

• Используйте маркеры. Подумайте о том, чтобы использовать небольшой раздел маркеров в средних абзацах, чтобы разбить содержание и выделить наиболее важные качества или достижения.