Как написать письмо-запрос (с примером)

22 апреля 2021 г.

Некоммерческие организации часто зависят от сбора средств, и письма с запросами могут иметь решающее значение для получения финансирования от доноров. Написание письма-запроса — один из первых шагов, который может предпринять некоммерческая организация для получения грантового финансирования от фонда. Если вашей компании требуется финансирование для завершения значимых проектов и решения проблем, было бы полезно узнать, как написать эффективное письмо-запрос. В этой статье мы объясним, что такое письмо-запрос и как его написать, а также приведем пример письма-запроса, который поможет вам при написании своего.

Что такое письмо-запрос?

Письмо-запрос — это короткое письмо, которое вы можете написать в фонд, чтобы запросить грант для вашей организации. Письма-запросы обычно занимают всего несколько страниц, и в них обсуждаются основные моменты полного предложения о гранте. Хотя письмо-запрос короче, чем полное предложение, его написание может занять столько же времени, потому что вам нужно сжать важную информацию на нескольких кратких страницах. Часто, если получатель заинтересуется вашей организацией после прочтения вашего письма с запросом, он может запросить полное предложение.

Как написать письмо-запрос

Эффективное письмо-запрос включает несколько ключевых компонентов. Вот шесть шагов, чтобы написать отличное письмо-запрос:

1. Начните с введения

Введение к вашему письму-запросу служит кратким изложением вашего письма. Ваше введение может включать ваше имя, должность и организацию, а также краткое описание проекта вашей организации и суммы финансирования, которую вы запрашиваете. Кроме того, вы можете упомянуть, насколько ваш проект соответствует интересам спонсора, что может сделать его более восприимчивым к удовлетворению вашего запроса.

2. Опишите свою организацию

После введения следующий абзац письма-запроса часто включает краткое описание вашей организации. Вы можете включить некоторую справочную информацию и обзор ваших сотрудников и их квалификации. Не забудьте передать четкий план вашей организации и то, какую пользу она получит от запрашиваемого вами финансирования. Вы можете сделать это, перечислив несколько проектов, которые ваша организация уже успешно завершила.

3. Включите заявление о потребности

Напишите заявление о потребности, объясняющее причину, по которой ваша организация запросила финансирование, включая статистические данные, такие как демографические исследования. Может быть полезно включить конкретные примеры проблемы, которую вы хотите решить. Например, ваша организация, возможно, определила потребность в вашем сообществе, чтобы предложить лучшие варианты транспорта для детей, чтобы добраться до школы и обратно. Вы можете предоставить доказательства того, что это проблема, перечислив статистику, например, сколько школьных автобусов в настоящее время работает или сколько автобусов не обслуживается.

4. Обеспечьте необходимое решение

После заявления о потребности напишите абзац, включающий решение вашей потребности — четкое описание того, как ваша организация планирует реагировать на выявленную вами потребность. Опишите свой проект, в том числе прогресс, которого вы уже достигли, и основные цели вашего проекта. Кроме того, вы можете описать результаты, которых вы ожидаете от своего проекта.

Например, если вы хотите улучшить возможности школьного транспорта для детей, главным результатом вашего проекта может быть обеспечение своевременной доставки каждого ребенка в школу. Одной из ваших конкретных целей на первые шесть месяцев может быть получение средств на покупку нового школьного автобуса.

5. Перечислите других спонсоров, к которым вы обращаетесь

Также может быть полезно включить краткий список других организаций, к которым ваша организация обращалась за финансированием, например государственных организаций или других доноров. Кроме того, вы можете включить информацию о любом финансировании, которое вы уже получили, и о том, сколько еще денег вам нужно для достижения вашей цели финансирования.

6. Завершите кратким изложением

Наконец, завершите свое письмо-запрос кратким резюме, в котором вы можете еще раз изложить основные моменты вашего письма. Кроме того, обязательно поблагодарите получателя за внимание и укажите свою контактную информацию. Если спонсор запросил какие-либо дополнительные вложения, вы можете включить их в конце своего письма.

Образец письма-запроса

Вот пример письма-запроса, который поможет вам при написании вашего:

Ариана Джеймс
Менеджер программы
Фонд помощи сообществу
707 Главная улица
Атланта, Джорджия 30303

Уважаемая мисс Джеймс,

Меня зовут Мария Каба, и я пишу вам от имени Hope and Community Pride. Благодаря тому, что Фонд помощи сообществам помогает создавать безопасные сообщества, мы думаем, что вас может заинтересовать наш проект центра отдыха «Надежда и гордость сообщества». Мы надеемся, что вы рассмотрите возможность прочитать наше полное предложение, в котором мы почтительно просим предоставить грант в размере 100 000 долларов США.

Hope and Community Pride — это некоммерческая организация, деятельность которой направлена ​​на улучшение качества жизни в наших сообществах путем строительства новых объектов, ориентированных на сообщества, и проведения общественных мероприятий. В прошлом году мы завершили строительство нового парка и центра мероприятий под открытым небом в нашем районе.

Теперь мы заметили потребность в нашем сообществе для базы отдыха. В настоящее время в нашем районе и близлежащих населенных пунктах нет баз отдыха, поэтому дети часто играют на улице или на ветхих детских площадках.

Мы считаем, что создание нашего Центра отдыха «Надежда и гордость сообщества» предложит детям в этом районе безопасное место для занятий спортом, игр и общения с другими членами сообщества. Мы уже приобрели недвижимость для нашей базы отдыха, поэтому следующий шаг – строительство базы отдыха. Наши цели на следующие 12 месяцев включают:

• Завершение проектирования и строительства Центра отдыха «Надежда и гордость сообщества».

• Найм персонала базы отдыха, включая тренеров, супервайзеров и обслуживающий персонал.

• Реклама базы отдыха в газетах и ​​социальных сетях.

• Организация мероприятий и определение даты торжественного открытия.

Мы ожидаем, что общая стоимость нашего процесса проектирования и строительства составит 3,7 миллиона долларов. Мы уже получили 3,6 миллиона долларов в виде финансирования из фондов развития правительства города, а также других доноров. Ваш грант в размере 100 000 долларов США позволит нам достичь нашей общей цели финансирования и воплотить в жизнь Центр отдыха «Надежда и гордость сообщества».

Мы очень рады продвинуться вперед в этом проекте, который сделает наше сообщество более безопасным и интересным для детей, и мы надеемся, что ваш фонд внесет свой вклад. Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по телефону (678) 231-5267 или mariacaba@hopecommunitybuildersatlanta.org. Мы благодарим вас за ваше время и внимание.

Искренне,

Мария Каба
Менеджер по сбору средств кампании
Надежда и гордость сообщества