Как написать письмо-запрос на утверждение

23 ноября 2020 г.

Если вам нужно получить одобрение от менеджера или клиента, вам может потребоваться создать письмо с запросом на утверждение. Вы можете отправить запрос на утверждение до начала действия соглашения или когда необходимо изменить текущее соглашение. Знание того, как создать письмо с запросом на утверждение, позволит вам профессионально продвигать прогресс в вашей компании. В этой статье мы обсудим важность запроса на утверждение и то, как написать письмо с запросом на утверждение, а также предоставим образцы запросов на утверждение, которые помогут вам составить свой собственный.

Что такое письмо-запрос об утверждении?

Письмо с запросом на одобрение — это когда вы просите руководителя, менеджера или другую соответствующую сторону получить одобрение, прежде чем продолжить выполнение задачи или проекта. Вы можете запросить разрешение у клиента, которому потребуется потратить больше денег, чем он первоначально ожидал. Вам может потребоваться одобрение менеджера, который должен будет выделить больше ресурсов для проекта. Когда необходимо что-то изменить в текущем соглашении, необходимо запросить утверждение для обновления соглашения.

Вот несколько примеров, когда вы должны отправить письмо с запросом на утверждение:

• Когда вам нужно утвердить предложение. Предложение — это предложение, которое становится соглашением только после того, как оно будет одобрено лицом с другой стороны соглашения. Например, вы запросите одобрение у клиента, который должен согласиться с вашими планами для своего проекта.

• Когда вам нужно утверждение для корректировки бюджета: Если вам нужно изменить бюджет для проекта, который уже был согласован, вы должны отправить запрос на утверждение. Это письмо предназначено для того, чтобы ваш клиент или менеджер был полностью проинформирован о любых изменениях бюджета и чтобы они выплатили сумму, согласованную обеими сторонами.

• Когда вам нужно утверждение для завершенного проекта: после завершения проекта вы отправляете запрос на утверждение клиенту или менеджеру, чтобы подтвердить их удовлетворение. Вы не пометите проект как завершенный, пока не получите их разрешение.

Почему письмо с запросом на одобрение важно?

Вот несколько причин, по которым важно отправить запрос на утверждение.

• Это обеспечивает взаимопонимание между людьми. Когда вы отправляете запрос на утверждение, вы позволяете другому человеку понять, что вы хотите сделать и почему вы хотите это сделать. Более глубокое понимание проекта или соглашения достигается, когда кто-то одобряет ваш запрос.

• Прогресс идет быстрее. Отправка письма с запросом на утверждение позволяет вам продолжать другие проекты, пока принимаются решения. Например, вместо того, чтобы ждать следующей встречи, чтобы высказать свои опасения по поводу проекта, отправка запроса на утверждение изменений позволяет другой стороне одобрить их до того, как состоится следующая встреча.

• Создается проверяемое доказательство. Когда менеджер или клиент одобряет ваш запрос, у вас есть четкое доказательство, которое позволяет вам уверенно продолжать делать то, на что вы были уполномочены. Это письмо может служить официальной документацией о любых изменениях или обновлениях ранее согласованного контракта или условий, что может гарантировать, что каждая сторона будет хорошо информирована.

• Это знак уважения. Отправка запроса на утверждение показывает профессионализм и уважение. Вы показываете другому человеку, что уверены в своих желаниях и потребностях, а также с уважением относитесь к тому факту, что в конечном итоге это его решение.

Подробнее: Форматирование делового письма: определения, советы и примеры

Как написать запрос на согласование

Выполните следующие действия, чтобы составить профессиональный запрос на одобрение письма.

1. Выберите способ связи.

2. Обращайтесь к получателю профессионально.

3. Начните с того, что вам нужно.

4. Объясните, зачем вам это нужно.

5. Скажите им, почему они должны заботиться.

6. Покажите свой энтузиазм по поводу их ответа.

7. Завершите свое сообщение.

1. Выберите способ связи

Каждая компания имеет уникальный процесс отправки запросов на утверждение. Вы можете отправить электронное письмо с запросом на утверждение для минимального изменения дизайна или распечатать обновленный контракт для значительных изменений бюджета. Некоторые компании используют программное обеспечение, которое проверяет одобрения в цифровом виде, в то время как другим может потребоваться письменная подпись при каждом сделанном утверждении.

2. Обращайтесь к получателю профессионально

Запросы на утверждение отправляются тем, кто принимает окончательные решения, поэтому лучше обращаться с ними профессионально. Используйте «Уважаемый господин». или «мисс». затем их фамилия. Вы можете использовать имя и фамилию клиента, чтобы точно проверить, кто утвердил запрос.

3. Начните с того, что вам нужно

Прося чьего-то одобрения, будьте внимательны к их времени. Начните свое сообщение именно с того, для чего вы ищете одобрения. Ваш клиент или менеджер, скорее всего, оценит вашу лаконичность.

Пример: «Уважаемая миссис Смит, я посылаю вам запрос на утверждение изменения бюджета нашего проекта. Чтобы лучше обслуживать вас и ваш бизнес, мы хотели бы изменить бюджет с 1250 до 1750 долларов».

4. Объясните, зачем вам это нужно

Продолжайте быть лаконичным, немедленно объясняя, почему вы хотите или нуждаетесь в том, о чем просите. Объяснение причин вашего запроса позволит им понять, почему это важно для вас.

Пример: «Причина этого изменения бюджета — позволить нашим дизайнерам создать дополнительный рекламный текст для вашей предстоящей рекламной акции».

5. Скажите им, почему их это должно волновать

Как только вы быстро объясните, почему вы хотите или нуждаетесь в их одобрении, немедленно скажите им, почему их это должно волновать. Объясните преимущества, которые они получат, одобрив ваш запрос. Напишите эту часть письма уверенно, чтобы они поняли преимущества, которые они получают с их одобрением.

Пример: «Благодаря этому дополнительному рекламному бюджету мы сможем провести три сплит-теста ваших объявлений, прежде чем выбрать окончательный вариант объявления для вашей предстоящей кампании. Многие из наших клиентов получили на 50% больше прибыли от своих инвестиций».

6. Покажите свой энтузиазм по поводу их ответа

Сообщив им о преимуществах, которые они получат после одобрения вашего запроса, может быть полезно продемонстрировать свой энтузиазм по поводу их ответа. Дайте понять, что вы взволнованы своим запросом и что их одобрение может сделать для них. Продемонстрируйте искреннюю уверенность в том, что вы представили, и дайте понять, что вы ждете их одобрения.

Пример: «Я знаю, что для вас важна окупаемость инвестиций, и я рад возможности добиться еще больших результатов, чем вы изначально ожидали. Я с нетерпением жду вашего одобрения».

7. Завершите свое сообщение

Прежде чем написать свое имя и информацию в нижней части электронного письма, вы можете включить еще одну информацию в зависимости от ситуации. Если вы работаете с крайним сроком, вы можете указать время или дату, когда вам нужен ответ, чтобы побудить их принять решение.

Пример: «Ваша рекламная кампания должна начаться в следующий вторник, поэтому я был бы признателен за ответ до этой пятницы. С уважением, Кэролайн Кларк».

Подробнее: Как закончить электронное письмо (с примерами)

Образцы запросов на согласование

Используйте следующие образцы в качестве руководства при написании письма-запроса на утверждение.

Предложение требует одобрения менеджера проекта

Уважаемый мистер Грин,

Я отправляю этот запрос для вашего одобрения нашего маркетингового предложения для нашего следующего проекта. Мы с командой создали подробный план, который я приложил к этому письму. Как только вы одобрите наше предложение, мы немедленно приступим к работе над проектом. Вы обнаружите, что этот план является комплексным ответом на более эффективное привлечение наших текущих клиентов с помощью ретаргетинговой рекламы. Я знаю, что вы искали ответ на вопрос о том, как нам повысить доходность бизнеса, и я уверен, что это наш ответ. Я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,
Патрисия Гейтен

Корректировка бюджета требует одобрения операционного директора

Уважаемый мистер Андерсон,

Я отправляю этот запрос для вашего утверждения изменения бюджета для нашего текущего проекта. Чтобы этот проект работал успешно, я прошу увеличить наш бюджет на 4 500 долларов США, чтобы новый общий бюджет составил 34 500 долларов США. Причиной этого изменения являются дополнительные материалы, позволяющие проводить дальнейшее тестирование продукта перед его выпуском. С этим дополнительным бюджетом мы сможем обеспечить идеальную реализацию нашей электроники, чтобы предоставить работающий продукт до выпуска.

Я знаю, что вы выразили беспокойство по поводу работоспособности этого нового продукта, и я хочу убедиться, что все сделано правильно, так же, как и вы. Буду признателен, если вы одобрите это изменение бюджета, чтобы мы могли завершить тестирование окончательного продукта к концу недели.

Искренне,
Джошуа Паркер

Завершенный проект требует одобрения руководителя

Уважаемая г-жа Эмерсон,

Я отправляю этот запрос на ваше одобрение моих завершенных правок для информационного бюллетеня в следующем месяце. Я был бы признателен, если бы вы могли прочитать это, чтобы подтвердить изменения. Как только вы одобрите правки, я смогу завершить форматирование и отправить его команде дизайнеров. Я знаю, что вы хотите, чтобы это было завершено к следующей неделе, и я с нетерпением жду вашего ответа, чтобы мы могли заставить команду дизайнеров работать над стилем как можно скорее. Если вы отправите мне свое одобрение сегодня, завтра утром оно будет в руках нашей команды дизайнеров.

Искренне,
Майкл Адамс