Как написать письмо-внимание с правильным форматированием

9 сентября 2021 г.

Могут быть моменты, когда вы хотите переписываться с кем-то из организации, с которым вы никогда раньше не встречались, например, когда вы пишете официальное сопроводительное письмо. Вы можете использовать линию внимания в деловом письме, чтобы помочь вам быстро связаться с предполагаемым получателем. Если вы отправляете деловое письмо с линией внимания, важно понять, как его правильно отформатировать, чтобы вы могли убедиться, что ваше письмо дойдет до нужного человека.

В этой статье мы объясним, когда писать письмо с линией внимания, опишем, что включить, наметим шаги для написания письма внимания и предоставим шаблон и пример.

Когда использовать письмо-внимание

Вы можете использовать письмо-предупреждение, в котором описывается получатель корреспонденции, когда хотите, чтобы письмо дошло до нужного человека в компании. Часто имеет смысл использовать это письмо, когда вы знаете должность человека, с которым хотите связаться, например директора по маркетингу, но не знаете его полного имени. Также полезно использовать письмо с уведомлением, если вы отправляете корреспонденцию в компанию с большим количеством сотрудников или отделов. Линия внимания может гарантировать, что ваше письмо дойдет до предполагаемого получателя, и может помочь вам получить более быстрый ответ.

Как правило, вы используете линию внимания в официальном деловом письме, например, когда делаете профессиональный запрос. Некоторые примеры того, когда вы можете захотеть использовать линию внимания в письмах, включают:

• Сопроводительные письма

• Запросы на подтверждение занятости

• Рекомендательные письма

• Письма заинтересованности

• Запросы на финансирование, такие как гранты или спонсорство

Что включить в письмо-внимание

Письмо с линией внимания обычно соответствует формату формального делового письма. Общие элементы этих писем включают в себя:

• Контактная информация: Эти письма обычно содержат контактную информацию отправителя, включая его имя, должность, адрес электронной почты и номер телефона.

• Дата переписки: официальное письмо включает дату, когда отправитель отправляет письмо получателю.

• Название и адрес компании. Официальное письмо со строкой внимания включает название компании и ее физический адрес, включая город, штат и почтовый индекс.

• Строка внимания: Строка внимания письма указывает на человека, с которым отправитель хочет связаться в компании, либо по его полному имени, должности, либо по имени и отделу.

• Основная часть письма. В этой части письма отправитель объясняет причину переписки, например, проверку трудового стажа человека.

• Закрытие и подпись: деловое письмо обычно включает профессиональное закрытие, за которым следует подпись отправителя.

Как написать письмо, используя линию внимания

Вот список шагов, которые помогут вам написать письмо с линией внимания:

1. Исследуйте компанию

Прежде чем написать письмо с вниманием, изучите компанию, чтобы убедиться, что вы отправляете письмо по адресу. Вы можете искать в Интернете информацию о количестве сотрудников в компании и ее различных отделах, таких как бухгалтерия или отдел кадров. Эта информация может помочь вам определить получателя вашего письма, например, конкретного сотрудника в отделе. Вы также можете найти контактную информацию компании, включая ее физический адрес, чтобы у вас была эта информация, когда придет время отправлять письмо.

2. Используйте правильное форматирование

Большинство писем с вниманием следуют стандартному формату деловых писем. При наборе письма установите поля документа на 1 дюйм сверху, снизу и по бокам. Выберите шрифт с засечками и используйте выравнивание по левому краю, чтобы создать целостный документ, который будет легко читать получателю. Обычно в деловом письме используется одинарный интервал с дополнительным интервалом между каждым разделом, например контактной информацией компании и линией внимания. Используйте четыре строки между окончанием и вашим именем, чтобы оставить достаточно места для вашей письменной подписи.

3. Включите контактную информацию

Перед текстом письма убедитесь, что вы указали всю контактную информацию для официального делового письма, такую ​​как ваше имя, должность, дату и название компании. Укажите свою контактную информацию в верхней части письма, включая ваше имя, адрес электронной почты и номер телефона. Затем напишите полную дату, включая месяц, день и год. Следуйте за датой с информацией о компании, включая адрес, город, штат и почтовый индекс. Использование этой структуры в начале письма показывает получателю, что вы пишете ему в профессиональном качестве.

4. Обращайтесь к линии внимания

Определите, как адресовать строку внимания, которая идет после контактной информации компании и перед телом письма. У некоторых компаний есть веб-сайты, на которых публично перечислены имена некоторых сотрудников, например руководителей отделов. Если вы не можете найти информацию в Интернете, вы можете позвонить в компанию, чтобы поговорить с кем-то, кто может помочь с вашим запросом. Если возможно, постарайтесь выучить имя и правильное написание человека, с которым вы хотите связаться. Если вы не можете найти имя человека, укажите соответствующую должность, например директор по маркетингу, в качестве получателя.

5. Напишите текст письма

В первом абзаце вашего письма кратко представьтесь и объясните причину, по которой вы связались с человеком в очереди внимания. Предоставьте более подробную информацию о вашем запросе или цели письма во втором абзаце. При необходимости включите третий абзац, в котором резюмируется ваш запрос и выражается благодарность получателю за потраченное время. Если ваше письмо будет кратким и лаконичным, это поможет получателю четко понять причину, по которой вы ему написали. Завершите письмо официальным заключением и своей подписью. Вот некоторые примеры профессионального закрытия:

• С уважением

• Сердечно

• Искренне

• С уважением

6. Откорректируйте письмо

Когда придет время отправлять письмо, еще раз внимательно прочитайте его на предмет орфографии, грамматики и пунктуации. Используйте текстовый редактор с проверкой орфографии и грамматики, чтобы выявить любые ошибки перед отправкой письма. Это также может помочь прочитать письмо вслух для плавности и последовательности. Отправка чистого и аккуратного письма свидетельствует о профессионализме и внимании к деталям, что может побудить получателя прочитать ваше письмо и серьезно обдумать ваш запрос.

Образец письма внимание

Вот шаблон письма с линией внимания:

[Sender’s name]
[Sender’s job title]
[Sender’s company or employer]
[Phone number]
[Email]

[Date of correspondence]

[Company’s name]
[Company’s address]

[Attention line]

[Body of letter]

[Closing]

[Signature]

Пример письма-внимания

Вот пример письма-внимания, которое поможет вам написать собственное:

Эрика Джонс
Специалист по маркетингу
Организация исследования детского рака
222-222-2222
ejones@email.com

13 августа 2021 г.

Темплтон Текстильз, Инк.
123 Мэйн Роуд Авеню.
Темплтон, Юта 55555

Внимание: директор по маркетингу

Меня зовут Эрика Джонс, я специалист по маркетингу в организации по изучению рака у детей. Я пишу вам сегодня, чтобы пригласить вас спонсировать наш ежегодный забег на 5 км в пользу исследований рака у детей.

В течение последних семи лет Организация по исследованию рака у детей проводила забег в Темплтон-парке, ежегодно собирая более 1000 участников для участия в великой цели. Мы предлагаем различные уровни спонсорства для компаний, чтобы помочь нам в достижении нашей цели по искоренению рака у детей. Каждый из наших спонсоров может установить на мероприятии стенд с информацией о своей компании, и мы также рекламируем каждого спонсора в буклете, который мы предоставляем участникам гонки в их приветственных пакетах.

Я приложил некоторые материалы, чтобы предоставить вам больше информации о мероприятии. Если вы хотите обсудить возможность спонсорства более подробно, вы можете связаться со мной по телефону 222-222-2222 или по электронной почте ejones@email.com. Спасибо за ваше внимание, и я надеюсь услышать от вас в ближайшее время.

С уважением,

Эрика Джонс