Как написать письмо в совет директоров

Написание официального письма совету директоров компании — это ваш шанс донести важную информацию до ответственных лиц. Он позволяет профессионально донести свой запрос или обращение до руководящего органа компании. Знание различных частей письма совету директоров может помочь вам написать его самостоятельно. В этой статье мы обсудим, что такое письмо совету директоров, выясним, что в него включить, научимся его писать и рассмотрим шаблон и пример.

Что такое письмо в совет директоров?

Письмо совету директоров — это официальный деловой документ, который позволяет вам объяснить причину отставки, сообщить членам совета директоров, что вы принимаете должность, которую они вам предложили, попросить их удовлетворить конкретный запрос или ответить на апелляцию. или запрос.

Что указать в письме совету директоров

Вот элементы, которые следует включить в письмо совету директоров:

Заголовок

Заголовок, который обычно находится в верхнем левом углу письма, знакомит вас с получателем и содержит важную информацию, такую как ваше имя и адрес. Вот пример:

Дженис Смит
456 Алфавит Драйв
Лос-Анджелес, Калифорния 50002

Адрес получателя

Адрес получателя начинается с заголовка «Совет директоров» (без кавычек). Название компании идет на следующей строке. Третья строка включает адрес компании, включая название улицы или номер, город, штат и почтовый индекс.

Профессиональное приветствие

Письмо совету директоров начинается с профессионального приветствия, такого как «Уважаемый», и префикса члена, если вы его знаете. Например, если вы знаете, что это врач, вы можете написать «Уважаемый доктор Смит» вместо «Уважаемый Шеннон Смит». Вместо использования гендерных префиксов, таких как «Уважаемый мистер Джонсон», используйте имя человека, например «Уважаемый Эндрю Джонсон», если это уместно.

Если вы не знаете полного имени каждого члена правления или если перечисление каждого человека заняло бы слишком много места, используйте другие ссылки, такие как их команда, должность, должностные обязанности или организация, например, «Уважаемые члены правления» или « Моим коллегам по совету».

Тело

Тело — это место, где вы пишете подробности своего письма. Начните с краткого введения, которое объясняет, почему вы пишете для совета директоров. Сделайте свое введение одним или двумя предложениями и включите только самые важные детали. Обращайтесь к любой важной информации в остальной части тела и указывайте фактическую информацию.

Сосредоточьте основную часть письма на том, почему вы пишете, и сделайте его вежливым и прямым. Пропустите пробел, чтобы отделить каждый абзац, выровненный по левому краю. Завершите тело письма заключительным абзацем из двух предложений, чтобы объяснить или повторить то, что вы хотите, чтобы ваш читатель сделал. Включите краткое заявление, поблагодарив их за внимание.

Важно, чтобы заключительный абзац соответствовал тону вашего письма. Хороший заключительный абзац может выглядеть так: «Спасибо, что удовлетворили мою просьбу и нашли время, чтобы разобраться в этих обстоятельствах. Я с нетерпением жду вестей от вас в ближайшее время».

Закрытие и подпись

Завершите свое письмо совету директоров профессиональным заключением. Вы можете использовать «Спасибо», «С уважением», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

Оставьте от двух до четырех строк между заключительной строкой и вашим именем, чтобы оставить место для вашей подписи. Добавьте к своему имени любой подходящий суффикс, например, MA или Psy.D. Если вы подписываете письмо от чьего-либо имени, вы можете написать «pp:» перед своей подписью. Это означает «per procuremem», что означает «от имени» или «агентством».

Вот шаги, которые вы можете предпринять при написании письма совету директоров:

1. Определите свою цель

Важно знать, зачем вы пишете, так как это поможет сделать ваше письмо кратким и целенаправленным. Вполне вероятно, что цель вашего письма в совет директоров — воспользоваться возможностью, уйти в отставку или попросить что-то:

Уход в отставку

Если вы написали письмо с целью уйти в отставку, скажите, что вы благодарны за возможность работать с организацией. Объясните в одном-двух предложениях, почему вы уходите в отставку — потому что вы жаждете перемен, чтобы изучить новую возможность или по личным причинам — не делясь ненужными подробностями. Если возможно, предложите быть доступным совету директоров или организации в будущем.

Принятие возможности

Если цель вашего письма — воспользоваться возможностью, вы можете включить один абзац, за которым следует выражение благодарности. Скажите, что для вас большая честь воспользоваться возможностью, предоставленной вам правлением, вы с нетерпением ждете возможности внести свой вклад в достижение целей организации и благодарны правлению за веру в ваше видение и способности.

Запрос

Если ваша цель — попросить что-то, укажите, что вы просите, в начале письма и объясните, почему. Поблагодарите получателя за внимание и предложите быть доступным, если вам нужно что-то уточнить. Если у вас есть доказательства, подтверждающие обоснованность вашего запроса, такие как данные или официальный отчет, кратко обсудите это в письме и приложите к письму.

2. Используйте правильный тон

Как и у других деловых людей, время совета директоров ценно, поэтому тон вашего письма должен быть профессиональным и кратким. Они могут ответить только в том случае, если ваш смысл ясен. В частности, если есть какой-то результат или действие, которое вы хотите, чтобы они предприняли из-за вашего письма, укажите, что это такое.

Если вы хорошо знаете получателя, допустимо включить дружескую строчку с добрыми пожеланиями. Используйте свое суждение при определении того, какую личность раскрыть.

3. Используйте личные местоимения

Вы можете использовать «вы», «мы» и «я» в своем письме совету директоров. Обращайтесь к читателю как к «вы», а к себе как к «я». Однако, если вы пишете письмо от имени организации, вы можете использовать «мы», чтобы ваш получатель знал, что организация поддерживает ваше заявление.

4. Отредактируйте письмо

Презентация является ключевым компонентом профессионализма, поэтому важно отредактировать ваше письмо, чтобы устранить грамматические и орфографические проблемы. Используйте программное обеспечение для проверки грамматики или запустите проверку орфографии в текстовом процессоре, но также тщательно прочитайте свое письмо перед отправкой.

Если письмо очень важное, вы можете попросить коллегу или друга просмотреть ваше письмо. Если вы попросите кого-нибудь вычитать ваше письмо, это поможет вам обнаружить орфографические ошибки или неуклюжие формулировки, которые вы, возможно, не заметили.

5. Отправьте письмо

Совет директоров может собираться нечасто, например, раз в месяц или раз в два месяца, поэтому вам следует отправить копию группового письма каждому директору на его постоянный или рабочий адрес. Это гарантирует, что все члены правления прочитают ваше письмо до следующего заседания правления.

Образец письма совету директоров

Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве руководства, когда вам нужно создать письмо совету директоров:

[Your Name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]

[Date]

[Board of Directors]
[Company name]
[Street address]
[City, state and zip code]

дорогая [board members or specific individuals you’d prefer to address]:

[Body paragraph 1: Introduce yourself, your relationship to the board and your reason for writing]

[Body paragraph 2: Elaborate on your reason for writing. If it is a request for the board to take action, identify what that action is]

[Closing paragraph: Reiterate your request if appropriate and thank the board for their time]

С уважением,

[Your name and suffixes]
[Position in company]
[Your company name]

Образец письма совету директоров

Вот пример письма совету директоров, включая правильное использование слов и правильное форматирование:

Перри Уильямс
3216 Леди Баг Драйв
Нью-Йорк, NY 10011

28 марта 2021 г.

Совет директоров
Авалон Билд
120 Роквелл-авеню
Нью-Йорк, NY 10011

Моему коллеге по Совету директоров,

После четырех лет успешной работы в качестве вашего председателя я добиваюсь переизбрания на новый срок руководства. Учитывая мой 10-летний опыт работы в Avalon Build и мои достижения в качестве директора и сотрудника, у меня есть прекрасная возможность внести большой вклад в течение следующего срока.

В последние месяцы мне нравилось помогать совету директоров в стратегическом планировании, ориентированном на клиента. Я горжусь целями компании, которых мы достигли и превзошли вместе. Если меня снова назначат, я хотел бы продолжить эту традицию успеха, еще больше оптимизировав и уточнив наши показатели эффективности, чтобы по-настоящему оценить и максимизировать влияние того, что мы делаем. Как член нескольких ассоциаций корпоративных директоров, я осведомлен о последних решениях и инновациях, которые могут помочь Avalon Build достичь этой цели и не только.

В моем прикрепленном резюме содержится дополнительная информация о моем вкладе и обязанностях в качестве вашего председателя. Если вы хотите, чтобы я предоставил дополнительную информацию или ответил на вопросы до голосования на следующей неделе, свяжитесь со мной лично.

Благодарим вас за то, что прочитали этот запрос о повторном назначении и приложенный материал. Я надеюсь, что у меня будет больше возможностей внести значительный вклад в эту организацию.