Как написать письмо в отдел кадров

9 апреля 2021 г.

Отдел кадров (HR) в вашей компании отвечает за набор, найм, обучение и управление сотрудниками. Хотя специалисты по кадрам полезны при расчете заработной платы и льгот, они также могут помочь вам разрешить конфликты или проблемы на рабочем месте. В конце концов, их работа заключается в том, чтобы каждый чувствовал себя счастливым, в безопасности и комфортно на работе. В этой статье мы обсудим, когда вы можете написать письмо в отдел кадров, как написать письмо в отдел кадров и поделиться шаблоном и примером, который вы можете использовать.

Когда писать письмо в HR?

Есть много сценариев, когда вам может понадобиться написать письмо в HR. Вот наиболее распространенные из них:

Когда у тебя конфликт с коллегой

Если коллега заставляет вас чувствовать себя некомфортно на работе или вы заметили, что он делает что-то против политики компании, вам следует немедленно связаться с отделом кадров. В своем письме вы можете подробно описать, чем занимается этот человек. Лучше всего записать, что этот человек сказал вам и когда произошел инцидент.

Когда у тебя личная проблема

Вы можете связаться с отделом кадров, когда вам нужно обсудить деликатную или личную тему. Например, если вам нужен отпуск по беременности и родам или длительный отпуск по болезни, вам следует обратиться в отдел кадров. То же самое верно, если вы испытываете что-то, что мешает выполнять вашу работу.

Когда вы не согласны с политикой или практикой компании

Если у вас есть претензии к вашему рабочему месту, узнайте, сможет ли HR позаботиться об этом. Обращаясь непосредственно к этой политике или практике, вы можете внести значимые изменения на своем рабочем месте. Часто HR не поймет, что что-то является проблемой, если кто-то не обратит на это их внимание.

Когда вы претендуете на должность

Многие компании имеют свой отдел кадров, который заботится о потребностях компании в найме. Если в вашем заявлении о приеме на работу не указано иное, вы можете направить сопроводительное письмо или письмо о намерениях в отдел кадров компании.

Когда вы уходите с должности

Как только вы официально сообщите своему работодателю о том, что покидаете свою должность, вы должны изложить это решение в письменной форме. Это помогает отделу кадров отслеживать важные детали, например причину вашего увольнения и дату вашего последнего рабочего дня.

Когда у вас есть идея для вашей компании

Если у вас есть идея, которая, по вашему мнению, может улучшить культуру вашей компании, вы можете написать письмо об этом в отдел кадров. Они могут найти способ реализовать вашу просьбу.

Как написать профессиональное письмо в HR

Всякий раз, когда у вас есть жалоба, вы можете напрямую обратиться в свой отдел кадров. Они могут помочь вам понять, какие шаги следует предпринять, если вы столкнулись с конфликтом или проблемой на рабочем месте. Используйте следующие шаги при написании такого письма в отдел кадров:

1. Документируйте детали

Всякий раз, когда у вас возникают проблемы с коллегой или руководителем, документируйте это. Запишите, что именно этот человек сказал вам или что он сделал. Запишите точные даты и периодичность этих событий. Соберите любые доказательства, которые у вас могут быть, такие как журналы телефонных звонков, электронные письма, прямые сообщения или сообщения в социальных сетях.

2. Отформатируйте письмо

Ваше письмо в отдел кадров должно быть оформлено как деловое письмо. Включите следующую информацию по порядку:

• Ваши Контактные Данные

• Контактная информация получателя

• Приветствие

• Абзацы тела

• Закрытие и подпись

3. Объясните, почему вы пишете

Начните свое письмо с того, что представитесь и объясните, почему вы пишете. Используйте абзацы основного текста, чтобы объяснить произошедшее событие или конфликт. Обязательно укажите следующие данные:

• Что случилось

• Когда произошло событие

• Кто был причастен к инциденту

• В каком отделе они работают

Делясь подробностями события, не стесняйтесь выражать свои чувства. Если вы хотите встретиться с HR лично, попросите об этом в своем письме. Вы также можете попросить, чтобы они держали эту ситуацию в секрете, если они не уведомят вас сначала.

4. Прикрепите соответствующие документы

Лучший способ гарантировать, что ваша ситуация будет решена отделом кадров, — это приложить какие-либо доказательства к вашему письму. Распечатайте любые неприемлемые сообщения, которые кто-то вам прислал. Если они произошли с помощью голосовой почты или видео, вы можете отправить эти доказательства в отдел кадров в цифровом виде. Всякий раз, когда вы пишете о серьезном вопросе в отдел кадров, убедитесь, что вы отправляете письмо им через безопасную платформу или доставляете письмо им лично.

Образец письма в отдел кадров

Используйте этот шаблон при сообщении жалобы в отдел кадров:

[Your name]

[Your job title]

[Your address]

[Your phone number]

[Your email]

[HR head’s name]

начальник отдела кадров

[HR department’s address]

[HR department’s phone number]

[HR head’s email]

[Date]

дорогая [recipient’s name],

Меня зовут [your name] а я работаю как [job title] в [your department] отделение. Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на недавнее событие, которое произошло в офисе. Я надеюсь, что после ознакомления с этим письмом и приложенными мною документами Вы сможете немедленно разобраться с этой ситуацией.

На Tue, 10 Jan 2023 10:56:50 +0000, [person you are complaining about] заставил меня чувствовать себя довольно [emotion]. [Pronoun] было [what this person did].

Я чувствовал, что это действие было совершенно неуместным, особенно на рабочем месте. [Pronoun] это [job title] из [department name]. [Pronoun] и я работаю [your working relationship], что делает эту ситуацию очень неудобной для меня. Я надеюсь, что ты сможешь [your ideal resolution] так что я могу продолжать сосредоточиться на своей работе.

Если вы хотите встретиться лично для дальнейшего обсуждения деталей этого вопроса, пожалуйста, дайте мне знать. Чем скорее ты позаботишься об этом, тем скорее я смогу чувствовать себя комфортно, работая здесь снова.

Искренне,

[Your name]

Скачать шаблон письма HR
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.

Образец письма в отдел кадров

Вот пример письма в HR:

“Гарри Уилсон
Графический дизайнер
245 Главная улица
Милуоки, Висконсин
555-898-9966
harry.wilson@email.com

Сэди Кармайкл
начальник отдела кадров
343 Корпоративный переулок
Браун Дир, Висконсин
555-787-2124
sadie.carmichael@email.com

20 ноября 2020 г.

Уважаемая мисс Кармайкл,

Меня зовут Гарри Уилсон, и я работаю графическим дизайнером в отделе маркетинга. Я пишу, чтобы подать официальную жалобу на недавнее событие, которое произошло в офисе. Я надеюсь, что после ознакомления с этим письмом и приложенными мною документами Вы сможете немедленно разобраться с этой ситуацией.

18 ноября 2020 года Мэгги Фейнман заставила меня чувствовать себя некомфортно. Работая с ней над проектом, она постоянно делала непристойные замечания в адрес моего брата. Она заметила его фотографию на моем столе и начала делать неуместные комментарии по поводу его внешности. Ее поведение мешало мне сосредоточиться на проекте и заставляло меня стесняться того, что это визуальное напоминание о моем брате лежит на моем столе.

Я приложил копию фотографии к этому письму, чтобы вы могли видеть, что это вполне приемлемое изображение для размещения на моем столе. После инцидента я также записал все, что я помнил, она сказала в документе, который я также приложил к этому письму.

Я чувствовал, что это действие было совершенно неуместным, особенно на рабочем месте. Она копирайтер отдела маркетинга. Мы с ней ежедневно работаем вместе, что делает эту ситуацию крайне неудобной для меня. Я надеюсь, что вы сможете встретиться с ней, чтобы сообщить ей, что ее комментарии неприемлемы, чтобы я мог продолжать заниматься своей работой.

Если вы хотите встретиться лично для дальнейшего обсуждения деталей этого вопроса, пожалуйста, дайте мне знать. Чем скорее ты позаботишься об этом, тем скорее я смогу чувствовать себя комфортно, работая здесь снова.

Искренне,
Гарри Уилсон