Как написать письмо-требование (с примерами и советами)

26 августа 2021 г.

Для поддержания эффективной работы компании обычно полагаются на поставки, продукты, клиентов и обратную связь. Письмо-требование может помочь вам официально запросить различные предметы, которые помогут вам или вашей компании развиваться. Понимание того, как подготовить и когда подавать этот документ, также может помочь поддерживать ваш бизнес в будущем. В этой статье мы обсудим, что такое письмо-требование, объясним, как его создать, и рассмотрим шаблон письма-требования и примеры, которые помогут вам создать эффективное письмо.

Что такое письмо-требование?

Письмо-требование или письмо-просьба — это документ, в котором запрашиваются такие подробности, как информация, материалы, отзывы или повышение заработной платы. В письме обычно подробно описывается, что вам нужно, зачем вам это нужно и как вы собираетесь использовать запрошенный предмет. Вы можете отправить это письмо работодателю, клиенту, поставщику или любой другой организации, связанной с бизнесом.

Как написать письмо-требование

Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы создать исчерпывающее письмо с требованиями:

1. Включите информацию об адресате

Верхняя информация, включенная в письмо, содержит конкретную информацию о предполагаемом получателе вашего письма. Это гарантирует, что целевая аудитория получит письмо. Некоторая информация, которую следует добавить в этот раздел, включает:

• Полное имя получателя

• Название организации

• адрес улицы

• Город, штат и почтовый индекс

2. Напишите введение

Попробуйте составить введение, которое будет кратким и прямым, но в то же время уважительным. Приветствие вашего письма состоит из одного или двух слов приветствия, за которыми следует имя получателя. Первая строка после приветствия также может содержать либо краткое напоминание о вашем последнем контакте с получателем, либо причину, по которой вы связываетесь с ним.

3. Добавьте тело запроса

Основная часть, или сообщение, обычно является самым большим разделом вашего документа. Это может включать от одного до трех абзацев информации, которая знакомит читателя с вашим запросом. Сообщение начинается с введения в ваш запрос, за которым следует, почему это необходимо. Иногда вы также можете описать, как вы или ваша компания собираетесь использовать товар. Запрос полностью информирует читателя о вашей потребности и отвечает на вопросы, которые у него могут возникнуть в связи с этим.

4. Закрыть письмо

Заключительное заявление вашего запроса может также включать вашу контактную информацию или контактную информацию вашей компании. Это может помочь получателю вашего письма точно ответить вам, запросить дополнительную информацию или задать вопросы. Некоторая контактная информация, которую вы можете включить в свое заключительное заявление, включает номер телефона и адрес электронной почты.

5. Подпишите свое имя

Попробуйте включить уважительное заключительное заявление, например «С уважением», вместе с другой информацией в блоке подписи вашего письма, чтобы показать свой профессионализм. Это также предлагает получателю способ связаться с вами, если у него есть вопросы или проблемы. Некоторая информация, которая обычно включается в этот раздел:

• Заключительное замечание

• Ваше имя

• Ваша должность

• Название организации

Образец письма-требования

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы помочь вам создать исчерпывающее письмо-просьбу:

[Date]
[Recipient’s full name]
[Company name]
[Street address]
[City, state and ZIP code]

дорогая [Mr, Mrs, Sir, Ma’am, etc.] [Recipient’s last name],

[One to three paragraphs describing your request.]

Искренне,
[Your full name]
[Job title]
[Company name]

Примеры письма-требования

Вот три примера различных писем-запросов, с которыми вы можете ознакомиться, чтобы создать эффективное письмо-просьбу:

Запрос на поставку

31 июля 2021 г.

Джули Чжан
Принадлежности для пробуждения
231 мартовский путь
Нэшвилл, Теннесси

Уважаемая госпожа Чжан,

Я связываюсь с вами сегодня, чтобы запросить кредит на 50 стульев и пять круглых столов на 15 августа. Моя компания проводит мероприятие, и мы ищем припасы на вечер, чтобы устроить ужин для 50 человек. Мы вернем столы и стулья на следующий день после мероприятия, 16 августа. Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете связаться со мной по телефону 615-555-8754 или по электронной почте ljones@email.com.

Искренне,
Линн Джонс
Координатор мероприятия
Теннант Производство

Запрос рекомендательного письма

8 августа 2021 г.

Гэри Харконнен
РДж Индастриз
578 Наин ул.
Феникс, штат Аризона

Уважаемый мистер Харконнен,

Я пишу вам, чтобы запросить рекомендательное письмо на должность продавца в Herring Company. Один запрос от человека, который может описать мои предыдущие обязанности, достижения и производительность. Поскольку мы знаем друг друга уже пять лет, я считаю, что вы можете написать подробное письмо, которое укрепит мои навыки и квалификацию.

Я был бы очень признателен, если бы в письме можно было описать нашу предыдущую историю работы и подчеркнуть, как мои способности в обслуживании клиентов, решении проблем и общении улучшились во время работы в RJ Industries.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы готовы написать мне рекомендательное письмо. Я с радостью отвечу на любые вопросы или проблемы, которые могут у вас возникнуть. Вы можете связаться со мной по телефону 916-555-8125 или по электронной почте awright@email.com

Искренне,
Эми Райт

Запрос отзыва клиента

15 июля 2021 г.

Джун Карденас
Горизонт Маркетинг
842 Второй путь
Нью Йорк, Нью Йорк

Уважаемая госпожа Карденас,

Благодарим вас за то, что вы выбрали Jake’s Catering для предоставления услуг кейтеринга для обеда вашей компании. Мы обязуемся обеспечить превосходное обслуживание клиентов для каждого мероприятия общественного питания и заинтересованы в том, чтобы узнать о вашем недавнем опыте использования наших услуг общественного питания.

В рамках нашего стремления к совершенствованию я пишу вам сегодня, чтобы попросить вас заполнить краткий опрос, который включен в это письмо. Выполнение должно занять не более 10 минут. Заполнив анкету, вы можете отправить ее по почте в предоставленном конверте.

Благодарим вас за то, что нашли время заполнить наш опрос по обслуживанию клиентов. Мы ценим ваши отзывы, потому что они имеют решающее значение для нашей постоянной приверженности удовлетворению потребностей клиентов. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите оставить отзыв, вы можете связаться со мной по телефону 212-555-8642 или по электронной почте jakesketting@email.com.

Искренне,
Джейк Шиноба
Владелец
Кейтеринг Джейка

Советы по написанию письма-требования

Вот несколько советов, которые следует учитывать при создании письма-требования:

• Сохраняйте единообразное форматирование. Сохранение последовательного и профессионального формата письма может улучшить его понимание читателем. Например, наличие одного текстового шрифта и 1-дюймовых полей может улучшить читабельность документа.

• Используйте формальный стиль. Общие требования к формальному стилю включают в себя прописывание каждого слова в отдельности, а не включение аббревиатур или сокращений в ваше письмо.

• Напишите краткое сообщение: лаконичность вашего письма гарантирует, что вы включите в свой запрос только наиболее подходящую информацию. Это может помочь читателям понять ваш конкретный запрос и увеличить вероятность того, что они смогут выполнить ваш запрос.