Как написать письмо с запросом котировки компании

3 января 2022 г.

Как профессионал, во многих случаях вам может понадобиться составить письма с запросом информации от руководителей, руководства и корпоративных специалистов и даже внешних подрядчиков. Важно знать, как вести переписку и вести удаленные переговоры с поставщиками, особенно если ваша роль связана с наймом подрядчиков или поставщиков. Знание того, как правильно написать письмо с запросом котировок, может помочь вам выглядеть профессионально и уважительно.

В этой статье мы обсудим, как написать письмо с запросом коммерческого предложения компании, цель этого и компоненты, которые следует включить в одно письмо, а также предоставим пример письма, которое вы можете использовать, чтобы помочь вам составить свое собственное.

Что такое письмо с запросом коммерческого предложения?

Письмо с предложением компании — это запрос, который кто-то пишет, когда ему нужен товар или услуга от поставщика и интересует потенциальная цена этого продукта. Многие компании, занимающиеся поставками, предлагают индивидуальные расценки в зависимости от обстоятельств каждого клиента, поэтому для компаний важно обращаться к ним со своими конкретными запросами и обстоятельствами. Язык и тон, которые вы используете в такого рода письмах, могут оказать существенное влияние на готовность поставщика работать с вами или вести переговоры, поэтому важно понимать, что можно и чего нельзя делать при написании запросов о расценках.

Например, если ремонтник дома заинтересован в заключении контракта с компанией по строительству бассейнов для своего последнего проекта, он может обратиться к руководству этой компании и запросить расценки в зависимости от размера и материалов, которые они хотят для бассейна. Компания пула может ответить своими предполагаемыми ценами и может даже предложить альтернативы или предложения для переговоров или повышения качества услуг. Они могут прочитать схему проекта и решить, что это выходит за рамки их компетенции.

Что включить в запрос предложения по электронной почте или письму

Вот некоторые компоненты, которые вы можете включить при написании запроса на письмо с предложением для поставщика:

• Кто вы: при написании запроса котировок важно представиться читателю, чтобы сообщить ему свои полномочия. Это дает подрядчику возможность исследовать вас и ваш бизнес, чтобы определить, хотят ли они предложить вам свои услуги.

• Что вы делаете: Опишите свои должностные обязанности в своем письме, чтобы объяснить, почему вы обращаетесь к ним за услугами. Постарайтесь убедиться, что вы четко объясняете свою позицию и то, как их продукты или работа могут способствовать вашему успеху, и должны ли они принять это предложение.

• Что вы ищете: Четко определите, что именно вы ищете при написании запроса коммерческого предложения вашей компании. Например, если вы ищете кого-то, кто сделает футболки для корпоративного спортивного праздника, вы можете подчеркнуть потребность в дышащей ткани для футболок, чтобы поставщик мог удовлетворить эти запросы.

• Сколько вы готовы заплатить: Еще одним важным компонентом письма с запросом коммерческого предложения является указание диапазона или оценки того, что вы готовы или ожидаете заплатить за товар или услугу поставщика. Попробуйте изучить типичную цену на эту конкретную услугу при принятии решения о запрашиваемой цене, и если вы готовы к переговорам, также упомяните об этом.

Как написать письмо или электронное письмо с запросом коммерческого предложения компании

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать при написании собственного письма или электронного письма с запросом коммерческого предложения:

1. Обращайтесь к торговому представителю по имени

Первым шагом при написании письма с запросом коммерческого предложения является изучение компании, с которой вы пытаетесь вести дела, чтобы определить имя торгового представителя. Если вы обратитесь к получателю письма напрямую, это покажется вам профессиональным и уважительным. Если вы не можете найти человека, который, вероятно, прочитает ваше письмо, вместо этого направьте его в отдел.

2. Представьтесь

После того, как вы правильно обратились к получателям, вы можете перейти к краткому представлению о себе и о том, чем вы занимаетесь. Если вы работаете в компании, объясните свою позицию и конечные цели работы вашего работодателя. Если вы независимый фрилансер, рассмотрите возможность описания некоторых из ваших прошлых проектов, особенно тех, которые принесли успешные результаты для вашего бизнеса.

3. Определите, какие именно продукты и услуги вам нужны

При переписке с подрядными компаниями важно точно указать, что вы ищете. Предложите читателю четкое и краткое описание проекта, над которым вы работаете, и объясните, как их услуги могут способствовать его успеху. Если вам нужны определенные продукты или услуги, подумайте о том, чтобы перечислить их в пунктах или жирным шрифтом, чтобы подрядчик мог легко ссылаться на письмо в будущем.

4. Узнайте о ценах

При написании запроса коммерческого предложения вашей компании постарайтесь указать свою цену, которую вы, возможно, захотите изучить заранее, чтобы убедиться, что она разумна и соответствует вашему бюджету. Если вы заинтересованы в оптовом заказе товаров, рассмотрите вопрос о оптовой скидке. Вы также можете узнать о сроках и стоимости доставки, которые также могут существенно повлиять на стоимость проекта.

5. Предоставьте свою контактную информацию

Когда вы будете готовы подписать свое письмо, попробуйте включить в него заключительное заявление, в котором подчеркивается ваш интерес к их продуктам или услугам и ваше желание получить ответ от компании. Подписав свое имя, включите некоторые из основных компонентов вашей контактной информации, включая ваше имя и фамилию, вашу должность, название компании, адрес электронной почты и номер телефона. Это дает поставщику возможность связаться с вами в нескольких форматах.

Пример письма запроса котировок

Вот образец письма, которое вы можете использовать в качестве справки при подготовке к написанию электронного письма или письма с запросом коммерческого предложения вашей компании:

Тема: Запрос котировок

Дорогая миссис Джейн Виндзор,

Меня зовут Эмбер Гурд, и я координатор производства, пишу вам от имени моего работодателя, Right Side Productions and Shows. Мы — независимая компания в Бруклине, Нью-Йорк, которая организует мероприятия для восходящих певцов, комиков, актеров и артистов перформанса в районе Нью-Йорка. У нас запланировано мероприятие 18 декабря, для которого требуется оборудование для выступлений, которое вы можете нам предложить. Части, которые мы запрашиваем, включают:

• Пульт управления

• Микшерный пульт

• Два светодиодных светильника

• HD-проектор

• Аудиосистема

Мы заинтересованы в аренде этих предметов с 13 по 19 декабря, чтобы наши сотрудники были ознакомлены с оборудованием до нашего шоу. Мы готовы вести переговоры по этим предметам, и наша запрашиваемая цена составляет 4000 долларов за все предметы.

Не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону или электронной почте для получения дополнительной информации и обсуждения цен и контрактов.

Мы ценим ваше время и надеемся услышать от вас в ближайшее время!

Лучший,

Янтарная тыква
Ведущий координатор производства
Правосторонние постановки и шоу
amber@rightside.com
123-456-7890