Как написать письмо с заказом на покупку (шаблон, пример и советы)

3 января 2022 г.

При отправке и получении товаров важно предупредить продавца о ваших намерениях и вести учет продажи. Письмо с заказом на покупку дает покупателю и продавцу документ, в котором излагаются условия соглашения. Понимание того, как правильно форматировать и составлять такое письмо, может помочь вам вести точную учетную запись и обеспечить профессиональное общение. В этой статье мы объясним, как написать письмо с заказом на покупку с помощью шаблона и примера, чтобы помочь вам создать свое собственное.

Что такое письмо-заказ на покупку?

Заказ на покупку – это документ, написанный для подтверждения продажи или обещания продажи между покупателем и продавцом. Письма с заказами на покупку содержат подробную информацию о проданных товарах. Их можно использовать для подтверждения продажи или в качестве сопроводительного письма к более конкретному заказу на покупку, в котором перечислены товары и цены. Эти письма помогают компаниям идентифицировать и отслеживать, когда заказ утвержден или готов к отправке. Они также могут помочь специалистам по бухгалтерскому учету отслеживать расходы организации.

Письмо с заказом на покупку и счет-фактура

Основное различие между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в назначении документа. Письмо с заказом на покупку отправляется для информирования продавца о намерениях покупателя и подтверждения деталей покупки. Компании используют счет-фактуру, чтобы уведомить покупателя о том, что он готов получить оплату после выполнения заказа. Еще одно отличие состоит в том, что письмо с заказом на покупку отправляется продавцом, а счет-фактура — покупателем.

Как написать письмо с заказом на покупку

Выполните следующие действия, чтобы подготовить письмо с заказом на покупку для вашего бизнеса:

1. Определите предметы покупки

Определите, какие товары вы планируете приобрести у продавца. Чтобы завершить эту подготовку, вам может потребоваться связаться с другими членами команды, участвующими в закупке материалов или предоставлении спецификаций для предметов. Если вы часто пополняете запасы одних и тех же товаров, подумайте о том, чтобы сохранить шаблон или электронную таблицу этих товаров наготове, чтобы добавить их в письмо с заказом на покупку.

2. Подготовьте необходимые детали

Укажите контактную информацию продавца и подтвердите количество необходимых вам товаров. Настройте шаблон, который включает логотип вашей компании. Подготовьте любые другие приложения или спецификации, которыми вы хотите поделиться с продавцом. Перед отправкой письма вам также может потребоваться связаться с продавцом, чтобы подтвердить некоторые детали, которые вы хотите включить.

3. Перечислите и детализируйте элементы

Вставьте таблицу или перечислите товар, который вы планируете приобрести. Включите конкретные предметы, которые вы хотите купить, особенно если предмет определенного размера или из нескольких версий. Включите цены для каждого элемента, включая общую сумму для каждой покупки. Перечислите любые другие важные детали о покупке, например количество, которое вы планируете купить. Этот раздел можно вставить в виде таблицы вместо списка элементов.

4. Используйте закрытие бизнеса

Из-за формального характера письма с заказом на поставку включите информацию, которая идентифицирует ваш бизнес и вашу конкретную роль. После закрытия напишите свое имя и должность. Затем укажите название вашей компании и свой адрес в отдельной строке. Предприятия обычно включают логотип компании или водяной знак в нижней части письма с заказом на покупку.

5. Просмотрите свое письмо

После того, как вы закончите черновик письма, перечитайте его слова, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок. Убедитесь, что ваша информация верна, включая количество предметов, которые вы планируете приобрести, и цену, согласованную с продавцом. Вы можете попросить другого специалиста из вашей компании прочитать письмо, прежде чем отправить окончательный вариант.

Образец письма о заказе на покупку

Вот шаблон, который даст вам представление о том, как составить письмо с заказом на покупку:

[Date]
[Name of contact]
[Street address]
[City, state]
[Zip code]

Тема: Письмо с заказом на покупку

дорогая [Name of contact]

Вот краткое описание продуктов, которые мы хотели бы приобрести у вашего предприятия.

Пункт 1
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки

Пункт 2
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки

Пункт 3
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки

Пожалуйста, отправьте товар по [insert date] через [name of shipping method]. Мы отправим оплату после получения вашего счета за отгруженные товары.

По любым вопросам, связанным с этим заказом, обращайтесь [name of internal contact and contact info]. Спасибо.

Искренне,

[Your name]
[Your title]
[Your business name]
[Your business phone number]
[Your business email address]

Образец письма с заказом на покупку

Следуйте этому примеру при составлении собственного письма с заказом на покупку:

10.12.2021 Шерил Уитмайер
12 Дубовый пр.
Чарльстон, Южная Каролина
45607

Тема: Письмо о заказе

Дорогая Шерил,

Вот краткое описание продуктов, которые мы хотели бы приобрести у вашего предприятия:

Пункт 1: Коричневая брусчатка
Количество: 1200
Описание: Кирпичи 4×8 для строительства патио и подъездной дороги.
Цена за штуку: $1,46
Общая стоимость: 1752 доллара США.

Пункт 2: песок
Количество: 100 мешков
Описание: Насыпной песок для жилищного строительства в мешках по 5 фунтов.
Цена за штуку: 2,58 доллара США.
Общая стоимость: $258

Пункт 3: Жилой цемент
Количество: 50 мешков
Описание: 10-фунтовые пакеты с готовым к смешиванию порошком.
Цена за штуку: $8,16
Общая стоимость покупки: $408

Пожалуйста, отправьте товар до 14 декабря 2021 г. стандартной доставкой в ​​США. Мы отправим оплату после получения вашего счета за отгруженные товары.

По любым вопросам, касающимся этого заказа, обращайтесь к Полу Снайдеру по телефону 333-333-3333. Спасибо.

Искренне,

Джеймс Сантос мл.
Операционный менеджер
ООО «Сан Брайт Контракт».
888-888-8888
Jsantos@sunbrightcontracting.com

Советы по написанию письма с заказом на покупку

Ниже приведены несколько идей, которые помогут вам подготовить письмо с заказом на покупку:

• Сделайте это своевременно. Обязательно отправьте письмо, как только вы подтвердите детали предполагаемой покупки.

• Включите детали платежа. Предупредите покупателя о любой необходимой информации относительно деталей того, как вы планируете оплатить товар.

• Упомяните предыдущие сообщения. Предупредите получателя обо всех важных сообщениях, которыми вы обменялись до отправки этого письма.

• Указать спецификацию заказа. Включите в свое письмо подробную информацию о том, как и когда вы хотите, чтобы заказы были доставлены.

• Используйте профессиональный язык. В письме с заказом на покупку используется официальный язык без сленга или других речевых выражений.

• Работа по шаблону. Создав письмо с заказом на покупку, сохраните его для последующего использования, чтобы вам не приходилось начинать все сначала при отправке письма.

• Сделайте это коротким. Письмо с заказом на покупку обычно содержит достаточно информации, чтобы заполнить одну страницу или меньше.