Как написать письмо с просроченным счетом-фактурой

12 августа 2021 г.

Подрядчики, фрилансеры и другие специалисты используют счета-фактуры для запроса оплаты и отправки сведений о финансовых транзакциях. Если вы работаете на контрактной основе, вы можете столкнуться с клиентом, который пропускает срок оплаты счета. Из-за этого полезно знать, как отправить письмо с просроченным счетом-фактурой, чтобы получить причитающуюся вам компенсацию. В этой статье мы обсудим, что такое письмо с просроченным счетом-фактурой, и поделимся шагами и советами, которые помогут вам написать и отправить письмо с просроченным счетом-фактурой своим клиентам.

Что такое просроченное письмо-инвойс?

Письмо с просроченным счетом — это тип электронного письма, которое специалисты отправляют, чтобы напомнить клиенту о просроченном платеже. Вам может потребоваться отправить письмо с просроченным счетом, если вы работаете по контракту или внештатно. Профессионалы обычно отправляют просроченные счета-фактуры в виде электронных писем, но вы также можете отправить физическое письмо или позвонить своему клиенту вместо того, чтобы писать письмо. Электронные письма, как правило, быстрее и предоставляют документацию о просроченном платеже.

Как написать письмо о просроченной квитанции

Выполните следующие действия, чтобы написать и отправить письмо с просроченным счетом-фактурой:

1. Укажите причину обращения к ним

Начните свое письмо с обращения к ним по имени и с вежливого приветствия. Затем четко укажите, почему вы связываетесь с ними. При информировании клиентов о предстоящих или просроченных платежах рассмотрите возможность использования профессионального и дружелюбного языка. Попробуйте использовать фразы, которые подставляют вас, счет или просроченный платеж в качестве предмета предложения, а не клиента. Например, вы могли бы написать что-то вроде этого:

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я еще не получил платеж по моему последнему счету.

Использование этой фразы может помочь гарантировать, что клиент не будет защищаться или смущаться из-за просроченного платежа, как если бы вы использовали формулировку, возлагающую вину на него.

2. Предоставьте конкретную информацию о счете-фактуре

Обязательно укажите конкретные сведения о счете, так как вашему клиенту может понадобиться напоминание. Рассмотрите возможность включения номера счета-фактуры, даты первоначальной отправки и срока оплаты счета-фактуры. Предоставление этой информации может помочь вашим клиентам найти свои записи и поделиться доказательствами просроченного платежа.

3. Предложите повторно отправить счет

Полезно предложить повторно отправить счет-фактуру, если ваш клиент потерял оригинальную копию. Вы также можете включить счет-фактуру и ссылку на него. Это может сэкономить ваше время и усилия, так как вам не нужно отправлять дополнительный ответ, если клиент хочет получить счет. Какой бы метод вы ни выбрали, обязательно отправьте счет в виде файла PDF, чтобы клиент мог его правильно просмотреть.

4. Добавьте свою доступность, чтобы ответить на вопросы

Попробуйте закончить свое письмо, выразив свою готовность ответить на вопросы или обсудить счет. Вы также можете упомянуть, что вы можете позвонить позже. Это гарантирует вашему клиенту, что вы доступны и готовы обсудить любые проблемы, которые могут возникнуть у него со счетом. Это также может помочь увеличить вероятность того, что они оплатят счет в ближайшее время, поскольку вы устанавливаете, что принимаете уведомление о просроченном платеже и принимаете меры для его получения.

Попробуйте написать что-то вроде:

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу этого счета. Я свяжусь с вами по телефону на следующей неделе, если не получу от вас ответа.

Затем вы можете завершить свое письмо профессиональным приветствием и поставить свою подпись.

Образец письма о просроченной квитанции

Чтобы помочь вам написать собственное письмо о просроченном счете, рассмотрите этот шаблон:

Привет [Client name],

[Inform them of the overdue payment.] [Use this sentence to provide additional details about the invoice, or combine this sentence with the first.] [Consider referencing the invoice here and attaching it to the end of your email.]

[Offer availability to speak about the invoice.] [Mention the possibility of a follow-up phone call, if you’re interested.]

Лучший,

[Your name]

Образец письма о просроченной квитанции

Вот пример писем, касающихся даты оплаты счета:

Просроченный счет-фактура с опозданием на 1 неделю

Вот пример письма с просроченным счетом-фактурой, касающимся платежа, который немного просрочен:

Дорогой Эван,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я не получил оплату по счету № 336, который должен был быть оплачен на прошлой неделе. Первоначально я отправил счет-фактуру 26 марта, а общая сумма в размере 2000 долларов США должна была быть выплачена в среду на прошлой неделе. Я прикреплю копию этого счета ниже на случай, если вам потребуется обновить свои записи.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы об этом счете-фактуре. Я позвоню вам на следующей неделе, если не получу от вас ответа, чтобы убедиться, что это письмо дошло до вас. Спасибо за уделенное время!

Лучший,

Эбби Уитли

Письмо-инвойс за тот же день, что и крайний срок

Некоторым клиентам может быть полезно отправить напоминание об оплате в день оплаты счета. Вот пример письма, которое напоминает клиенту о сроке:

Дорогой Майкл,

Я пишу, чтобы напомнить вам, что платеж по счету вашего аккаунта должен быть оплачен сегодня. Для вашего удобства я прикреплю копию этого счета ниже на случай, если вам потребуется обновить свои записи. Общий баланс счета-фактуры № 46 составляет 900,00 долларов США.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы об этом счете-фактуре. Если платеж уже в пути, не обращайте внимания на это письмо. Спасибо за уделенное время!

Лучший,

Джамал Уильямс

Просроченный счет-фактура просрочен на 3 недели

Вот пример письма, касающегося счета, просроченного на три недели:

Дорогая Стефани,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что я не получил оплату по счету № 66, который должен был быть оплачен три недели назад. Первоначально я отправил счет 13 августа, а общая сумма в размере 5000 долларов США должна была быть выплачена 30 августа 2021 года. Я прикреплю копию этого счета ниже на случай, если вам потребуется обновить свои записи.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы об этом счете-фактуре. Напоминаем, что я взимаю 3% процентов за каждый день просрочки платежа по счету, начиная с 30 дней после даты его оплаты. Я позвоню на следующей неделе, если не получу от вас ответа, чтобы убедиться, что это письмо дошло до вас. Спасибо за уделенное время!

Лучший,

Джордж Перри

Советы по написанию просроченного счета-фактуры

При написании и отправке просроченного счета-фактуры учитывайте следующие советы:

Отправляйте своевременно

Постарайтесь своевременно отправить письмо с просроченным счетом-фактурой, чтобы увеличить ваши шансы на урегулирование платежа. Подумайте о том, чтобы отправить электронное письмо, чтобы напомнить вашему клиенту об оплате, за несколько дней до установленной даты. Если они все еще пропускают крайний срок платежа, отправьте вежливое электронное письмо на следующий день. Важно проявлять настойчивость в своих усилиях, поэтому вам может потребоваться отправить более одного электронного письма, если клиент не оплатит счет после первого электронного письма.

Напомните клиенту о ваших правилах просроченной оплаты

Если прошло более недели, а ваш клиент не оплатил счет, вы можете указать свои правила просроченной оплаты, если они у вас есть, в письме о просроченном счете. Установление политики просроченной оплаты в вашем контракте, когда вы начинаете работать с клиентом, является полезным способом гарантировать, что вам оплатят ваши услуги. Некоторые подрядчики и владельцы малого бизнеса взимают процентную ставку за просроченные платежи, что мотивирует клиентов оплачивать счета вовремя.

Меняйте свой тон в зависимости от временных рамок

Не забывайте сохранять вежливый и профессиональный тон, напоминая клиентам о просроченных платежах. Это может показать ваше уважение к ним и гарантировать, что вы можете продолжать деловые отношения. Тем не менее, вы можете изменить свой тон в зависимости от сроков просроченного платежа. Для платежей, которые задерживаются менее чем на две недели, подумайте о сохранении дружелюбного тона. Если ваш клиент по-прежнему не оплачивает счет или не отвечает на ваши электронные письма, вы можете использовать более строгий тон в своем электронном письме.

Предоставьте варианты онлайн-оплаты

Может быть полезно предоставить своим клиентам различные варианты оплаты, чтобы сделать транзакцию более доступной. Постарайтесь указать способы оплаты, которые вы принимаете, в своем счете, чтобы клиенты знали, как они могут платить вам. Прием платежей через Интернет также может обеспечить меньшее количество задержек с платежами, как это может быть, если ваш клиент должен отправить чек с помощью почтовой службы.

Следить по телефону

Разговор с клиентом по телефону может быть более убедительным, чем письмо по электронной почте. Подумайте о том, чтобы позвонить своим клиентам, если они не отвечают на ваши первоначальные электронные письма. Вы также можете предложить своим клиентам позвонить вам, если им нужно обсудить детали счета или варианты оплаты.