Как написать письмо с извинениями (с примерами)

9 июня 2021 г.

В какой-то момент каждый совершает ошибку и должен просить прощения у своих друзей, семьи или коллег. Умение эффективно и искренне извиняться является важным навыком на любом рабочем месте. В этой статье мы объясним, почему письмо с извинениями является одним из лучших способов отформатировать извинение, объясним, как его написать, и рассмотрим примеры эффективных писем с извинениями.

Что такое письмо с извинениями?

Письмо с извинениями — это физический документ или электронное письмо, в котором признается ошибка, выражается сожаление и содержится просьба о прощении или терпении получателя письма. Письма с извинениями важны на рабочем месте, потому что они создают физическую или цифровую запись вашего признания и попытки исправить ошибку или неудачу. Сотрудники, которые могут понять, когда они не правы, и прилагают усилия, чтобы исправить свои ошибки, являются ценным дополнением к любой профессиональной команде.

Написание эффективного письма с извинениями может быть сложной задачей, но это также невероятно важный навык. Если вы можете смиренно признать свои недостатки и исправить свои ошибки, вы, вероятно, станете эффективным сотрудником и активом на своем рабочем месте.

Как написать письмо с извинениями

Когда придет время написать письмо с извинениями, вы можете не знать, с чего начать, что сказать и сколько написать. Вот несколько простых шагов, которым вы можете следовать, чтобы написать эффективное письмо с извинениями:

1. Признайте свою ошибку

2. искренне извиниться

3. Поделитесь своим планом решения проблемы

4. Просить прощения

5. Доставить письмо

1. Признайте свою ошибку

Первым шагом в написании письма с извинениями является информирование вашего читателя, о чем письмо. Ваше первое предложение должно объяснить, что вы сделали неправильно, и признать последствия вашей ошибки. Например, ваше письмо может начинаться так:

«Джеки, я должен сказать тебе, что я был ответственен за то, что отправил тебе неправильную информацию о рейсе для твоей последней командировки. Я понимаю, что из-за моей ошибки ты опоздал на рейс и вызвал ненужный стресс».

Признание своей ошибки с самого начала письма поможет вам казаться искренним и скромным. Это также гарантирует, что ваш получатель узнает о вашей ошибке от вас, а не из офисных сплетен. Если вы признаете свою ошибку и обратитесь напрямую к пострадавшей стороне, это поможет вам решить проблему как можно быстрее.

2. Искренне извиниться

Следующим шагом в написании письма является извинение. Искреннее извинение будет включать в себя слова «извините» без каких-либо оправданий или оговорок. Во многих случаях искреннего извинения без попытки переложить вину на кого-то другого достаточно, чтобы заслужить прощение получателя. Частью искренних извинений является выражение вашего сожаления о последствиях, которые вы вызвали. Например, вы можете сказать:

«Я сожалею, что забыл отправить вам по электронной почте финансовый отчет, который вы просили. Я почувствовал себя ужасно, когда узнал, что вам пришлось перенести встречу с бухгалтерией из-за моей забывчивости».

3. Поделитесь своим планом решения проблемы

Помимо выражения сожаления, вам также нужно будет найти способ улучшить ситуацию. Заверить получателя, что вы сделаете все возможное, чтобы исправить ситуацию, — это хорошее начало, но будет еще лучше, если вы поделитесь конкретными шагами, которые вы предпримете для этого. Наличие такого плана показывает вашему получателю, что вы признаете, что в некотором роде им обязаны, и что вы серьезно подумали о том, как вы можете улучшить ситуацию. Например, вы можете написать:

«Я понимаю, что моя ошибка заставила вас выглядеть плохо перед окружным менеджером. Я уже позвонила в районный офис и назначила встречу, чтобы объяснить, что на самом деле виновата я».

4. Попросите прощения

Ваше письмо должно заканчиваться конкретной попыткой наладить отношения между вами и вашим получателем. В большинстве случаев это должно включать прямую просьбу о прощении. Просьба о прощении показывает, что вы понимаете, что вопрос не решен по-настоящему, пока ваши отношения с получателем не наладятся. Он также предлагает получателю внести свой вклад в решение проблемы и поиск решения. Примером этого может быть:

«Я должен смиренно попросить у вас прощения. Я знаю, что моя ошибка расстроила вас, но я надеюсь, что мы сможем решить эту проблему и продолжать работать вместе».

5. Доставить письмо

В зависимости от ситуации и ваших отношений с получателем вы можете отправить письмо по электронной почте, отправить его по почте или доставить лично. Если ваша ошибка была случайностью, и если вы и ваш получатель равны на рабочем месте, вероятно, будет достаточно простого электронного письма. Однако, если ваша ошибка была результатом недальновидности и если она затронула вашего начальника, менеджера или всю вашу команду, вероятно, было бы лучше распечатать письмо и лично доставить его в офис начальника. Независимо от конкретной ситуации, самые важные вещи, на которых следует сосредоточиться, — это искренность, смирение и честность.

Советы по написанию писем с извинениями

Вот несколько конкретных советов о том, как написать эффективное письмо с извинениями:

Будьте искренни

Самое важное, что нужно сообщить в письме с извинениями, — это искренние эмоции. Если ваше письмо будет слишком жестким или безличным, ваш читатель вряд ли оценит этот жест. Попробуйте представить, что чувствует другой человек, и отреагируйте соответствующим образом. Также может помочь прочитать письмо вслух перед отправкой, чтобы убедиться, что оно звучит естественно.

Будьте лаконичны

Часто людям трудно перестать извиняться, если они уже начали извиняться. Постарайтесь ограничить количество слов и уместить как можно больше смысла в один или два абзаца. Если ваше письмо подлинное, оно не должно занимать больше нескольких предложений, чтобы эффективно донести ваше сообщение.

Будь самоотверженным

Одним из основных соблазнов при написании письма с извинениями является попытка переложить вину на других. Важно взять на себя полную ответственность за свои действия, даже если они наносят ущерб вашей репутации или вашей гордости. Сосредоточьтесь на последствиях ваших действий и на том, как вы способствовали возникновению проблемы. Кроме того, будьте готовы пойти на любые личные жертвы, необходимые для того, чтобы наладить отношения с вашим читателем.

Примеры писем с извинениями

Вот несколько примеров удачных писем с извинениями:

Пример 1: прямое извинение

Дорогой Исаак,

Прошу прощения за то, что исключил вас из праздничной вечеринки, которую я устроил на прошлой неделе. Я забыл обновить свой личный каталог и случайно исключил вас и нескольких других недавних сотрудников из списка приглашенных. Уверяю вас, что это исключение не было преднамеренным, и я ужасно переживаю из-за своей ошибки.

Для меня очень важно быть командным игроком на нашем рабочем месте, и я обычно обращаюсь к новым сотрудникам, чтобы они чувствовали себя желанными. Я разочарован своей оплошностью и сожалею о любой боли или стрессе, которые причинил вам. Я уже добавил вашу контактную информацию в свою личную адресную книгу и уверяю вас, что подобное больше никогда не повторится.

Я искренне прошу у тебя прощения. Я надеюсь, что моя ошибка не испортила наши отношения, и я с нетерпением жду возможности познакомить вас поближе на следующем собрании компании.

Всего наилучшего,
Рэйчел

Пример 2. Сторонние извинения

Мистер Андерс,

Пожалуйста, примите мои искренние извинения от имени Edgar Wright Motors. Нам очень жаль слышать, что ваш опыт работы с доставленными нами автозапчастями не соответствовал спецификациям, которые вы нам прислали. Наши проектные и производственные команды должны были более тщательно изучить ваш запрос и запросить ваше одобрение перед отправкой конечного продукта. Мы понимаем эту ошибку, и вызванная ею задержка вас расстроила.

Мы берем на себя полную ответственность за свою вину в этой ситуации и хотели бы заменить неправильные детали и предложить вам корпоративную подарочную карту на 100 долларов США, которую можно использовать в любом из наших 15 мест и через наш интернет-магазин. Мы надеемся, что вы примете этот жест извинения. Наша команда разработчиков свяжется с вами в ближайшее время, чтобы обсудить ваш заказ и убедиться, что запасные части соответствуют вашим потребностям.

Мы хотим заверить вас, что такого рода проблемы больше никогда не возникнут. Вместе с нашей производственной командой мы взяли на себя инициативу, чтобы в будущем специальные заказы выполнялись более тщательно. Мы ценим вас и ваш бизнес и надеемся на дальнейшее развитие наших профессиональных отношений.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите обсудить этот вопрос подробнее, свяжитесь со мной напрямую или с любым сотрудником нашей службы поддержки клиентов.

Искренне Ваш,
Джек Дилан
Региональный управляющий
Эдгар Райт Моторс

Пример 3: групповое извинение

Уважаемые соседи,

*Мы приносим вам извинения. В прошлые выходные мы пригласили музыканта из другого штата выступить в нашем ресторане. Он сказал, что заранее поместил себя на карантин в соответствии с нашими государственными инструкциями, но, к сожалению, потом мы узнали, что это не совсем правда.

Эта пандемия сделала прошлый год трудным для всех, особенно для ресторанов и музыкальных площадок, подобных нашей, но это не означает, что мы освобождены от правил, установленных нашим местным правительством для обеспечения безопасности нашего общества.

Когда мы планировали это мероприятие, мы просто хотели вернуть немного радости в наше сообщество. Оглядываясь назад, мы видим, как мы могли поставить под угрозу наш маленький городок. Мы стремимся стать лучше. Мы закроем наши двери и приостановим доставку еды на вынос до тех пор, пока не подтвердим, что у всех сотрудников отрицательный результат на COVID-19. Следите за новостями о том, когда мы будем готовы к открытию.

Сейчас мы знаем больше, чем когда-либо, как нам повезло называть это сообщество своим домом. Ваша постоянная поддержка в этот напряженный год очень важна для нас.

Всего наилучшего,
Ариэль Фишер
MusicBarn