Как написать письмо с благодарностью после успешного мероприятия

15 апреля 2021 г.

Отправка благодарственного письма после успешного мероприятия — отличный способ показать посетителям, спонсорам, волонтерам и другим участникам, что вы заботитесь о них. В проведении успешного мероприятия участвует много людей, и поблагодарить их за вклад — отличный способ дать им почувствовать, что их ценят, укрепить доверие и убедиться, что они готовы посетить ваше следующее мероприятие или помочь ему. Если вы работаете координатором мероприятий, директором по продвижению или менеджером по цифровому маркетингу, важно научиться правильно писать благодарственное письмо.

В этой статье мы обсудим, почему важно отправлять благодарственное письмо после успешного мероприятия, поделимся советами о том, как его создать, и приведем пример благодарственного письма, которое вы можете использовать в качестве шаблона после вашего следующего мероприятия.

Что такое благодарственное письмо?

Благодарственное письмо — это профессиональное сообщение, выражающее вашу благодарность. Отправка письма с благодарностью — это вежливый способ показать получателям, что вы их цените, и заставляете их чувствовать себя ценными.

Почему вы должны отправить письмо с благодарностью после мероприятия?

Отправка благодарственного письма после мероприятия — отличный способ сохранить лояльность существующих посетителей и побудить их прийти на следующее мероприятие, которое вы организуете. Обеспечение того, чтобы получатели чувствовали себя ценными, также может помочь вам увеличить посещаемость в будущем, поскольку ценные гости с большей вероятностью расскажут своим друзьям, членам семьи и коллегам о вашем следующем мероприятии.

Наконец, отправка благодарственного письма может помочь вам завоевать доверие, выглядеть профессионально и завоевать доверие аудитории. Это может облегчить вам получение достоверных отзывов от посетителей, привлечь трафик на ваш веб-сайт, повысить конверсию, собрать положительные отзывы и обеспечить успех будущих мероприятий.

Советы по написанию благодарственного письма после успешного мероприятия

Вот несколько советов, которые помогут вам создать благодарственное письмо после успешного мероприятия:

• Подготовьтесь, собрав контактную информацию участников, волонтеров, спонсоров и других людей, которых вы хотели бы поблагодарить.

• Разделите получателей на разные категории в зависимости от их участия, например, участники, волонтеры и доноры, чтобы создавать специальные электронные письма для каждой аудитории.

• Персонализируйте свои электронные письма с именем каждого получателя, чтобы они чувствовали себя ценными.

• Держите тон честным и вежливым.

• Напишите краткое сообщение, выражающее вашу благодарность.

• Рассмотрите возможность включения фотографий с мероприятия в свое электронное письмо, чтобы сделать его более интересным.

• Включите конкретные измеримые показатели события, которые подчеркивают, насколько оно было успешным.

Что включить в благодарственное письмо после успешного мероприятия

Вот несколько ключевых деталей, которые вы должны включить в свое благодарственное письмо после мероприятия:

• Ваше имя

• Профессиональное приветствие, за которым следует имя получателя

• Один или два коротких абзаца, выражающих вашу благодарность и основные моменты мероприятия.

• Быстрое напоминание о любых других предстоящих мероприятиях, которые вы проводите

• Профессиональное заключительное заявление

• Ваша напечатанная подпись

Как написать благодарственное письмо после успешного мероприятия

Выполните следующие действия, чтобы создать профессиональное благодарственное письмо после проведения мероприятия:

1. Создайте четкую тему

Строка темы вашего электронного письма должна быть простой и прямой, чтобы получатели имели представление о том, что может содержать ваше электронное письмо, прежде чем открывать его. Некоторые темы, которые следует учитывать, включают:

• Спасибо за то, что сделали [event name] успех!

• Спасибо за участие [event name]!

• Спасибо Вам за Ваш вклад!

Убедитесь, что вы оптимизировали строку темы для нескольких устройств, сделав ее короткой. Некоторые устройства, такие как смартфоны и планшеты, могут обрезать строку темы, если она слишком длинная, поэтому старайтесь, чтобы она не превышала 50 символов.

2. Выберите профессиональное вступительное заявление

Определите, требует ли ваше электронное письмо формального или неформального приветствия. Если вам нужно официальное приветствие или вы не уверены, используйте приветствие «Уважаемый», чтобы обратиться к получателю. Если уместно неформальное приветствие, рассмотрите возможность использования одного из следующих приветствий в качестве вступительного заявления:

• Привет

• Привет

• Привет

• Доброе утро/день

Персонализируйте каждое электронное письмо, включив в него имя получателя, и проверьте правильность написания, прежде чем нажимать «Отправить».

3. Выразите благодарность

После вступительного заявления вы можете составить текст письма. Сделайте свое сообщение коротким и приятным, сосредоточившись на выражении благодарности за все, что сделал получатель. Вы можете поблагодарить их за то, что они посетили мероприятие, сделали пожертвование, провели презентацию или предложили другую услугу во время мероприятия. Сохраняйте вежливый тон и конкретизируйте, за что вы их благодарите, чтобы они чувствовали себя ценными.

4. Включите основные моменты мероприятия

Помимо выражения благодарности, вы также можете указать, почему мероприятие прошло успешно, в теле письма. Вы можете указать количество людей, которые присутствовали, сколько денег вы собрали или сколько спикеров приняли участие в вашем мероприятии. Если возможно, используйте цифры, проценты или статистику, чтобы показать, насколько успешным было мероприятие.

5. Расскажите получателям о других предстоящих событиях

Прежде чем закрыть письмо, подумайте о том, чтобы поделиться несколькими краткими сведениями о других предстоящих мероприятиях, которые вы проводите. Обязательно укажите ссылку на веб-сайт с дополнительной информацией о предстоящих мероприятиях и сообщите своей аудитории, как они могут зарегистрироваться. Обмен этой информацией может помочь вам увеличить посещаемость вашего следующего мероприятия.

6. Закройте письмо

Завершите электронное письмо профессиональным заключительным заявлением, за которым следует ваше имя. Вы также можете добавить свою должность и название компании, а также номер телефона, чтобы получатели могли позвонить вам и задать вопросы о будущих мероприятиях.

Вот несколько примеров заключительных заявлений, которые вы можете выбрать:

• Искренне

• С наилучшими пожеланиями

• С уважением

• Моя искренняя благодарность

• Спасибо

Пример благодарственного письма после успешного мероприятия

Вот пример профессионального благодарственного письма, которое вы можете использовать в качестве руководства после вашего следующего успешного мероприятия:

Тема: Спасибо за успех 23-й ежегодной женской конференции!

Дорогая Джули,

Я пишу, чтобы поблагодарить вас за участие в ежегодной женской конференции! В этом году мы пригласили на нашу ежегодную женскую конференцию рекордное количество женщин-специалистов — 500, организовали более 50 секционных заседаний с отраслевыми экспертами и собрали более 25 000 долларов США для продолжения сотрудничества с местными некоммерческими организациями.

Ваша поддержка помогла нам продолжить расширять нашу миссию по предоставлению сообщества, ресурсов и образования, которые необходимы женщинам в бизнесе для процветания. Мы надеемся увидеть вас снова на Женской конференции в следующем году или на одном из предстоящих семинаров, перечисленных на нашем сайте!

Искренне,
Меган Кулоу
Координатор мероприятий Женского бизнес-форума
920-437-2298