Как написать письмо-разрешение уйти с работы раньше

Иногда потребности или обязанности вашей личной жизни совпадают с рабочим временем, побуждая вас уйти с работы до окончания рабочего дня. В таких случаях вы должны отправить письмо-разрешение с просьбой о досрочном отпуске. Если вам когда-нибудь понадобится уйти из офиса пораньше, может быть полезно понять важность письма-разрешения и того, что оно должно включать.

В этой статье мы определяем функцию писем-разрешений на досрочный уход, обсуждаем важность запроса разрешения на досрочный уход из офиса, описываем шаги, связанные с написанием такого письма, и предоставляем образец письма, который поможет вам в написании.

Что такое разрешение на досрочный отпуск?

Письмо-разрешение на досрочный отпуск — это документ или электронное письмо, которое вы отправляете своему руководителю, чтобы узнать, можете ли вы закончить рабочий день до назначенного времени. Во многих организациях нормальный рабочий день составляет восемь или девять часов, поэтому ранний отпуск позволит вам покинуть рабочее место в любой момент заранее. Существует множество причин, по которым сотруднику может потребоваться уйти с работы раньше, включая, помимо прочего, внезапную болезнь, визиты к врачу, семейные обязанности и обязанности, связанные с домом.

Содержание письма о разрешении на досрочный отпуск включает в себя:

• Применимая дата вашего досрочного отпуска

• Время, в которое нужно уйти

• Почему нужно уйти пораньше

Ранний отпуск часто является запросом в тот же день. Тем не менее, если вы знаете, что вам нужно уехать пораньше в определенный день, рекомендуется отправить письмо-разрешение как можно скорее.

Важность запроса разрешения уйти из офиса пораньше

Есть несколько причин, по которым важно попросить разрешения уйти пораньше из офиса:

Это необходимо

Как работник, вы обязаны соблюдать правила, установленные вашим работодателем, в том числе правила, касающиеся рабочего времени. Исключения из договорных часов должны быть одобрены руководителем, чтобы гарантировать, что вы не будете наказаны. Письмо-разрешение инициирует процесс утверждения и гарантирует, что вы официально задокументируете свое отсутствие в течение части рабочего дня.

Это внимательно и профессионально

Если вы запрашиваете досрочный отпуск до соответствующей даты, письмо-разрешение действует как уведомление, которое позволяет вашему руководителю и вашим коллегам работать в течение вашей смены и/или работы. Если есть крайние сроки во время вашего ухода или около него, они могут помочь вам выполнить ваши задачи, выполнив часть вашей работы или скорректировав график. В результате никто не должен брать на себя ответственность, к которой он не готов.

Кроме того, время, потраченное на создание официального делового документа или электронного письма, свидетельствует о профессионализме. Это показывает, что вы уважаете позицию своего начальника, осознаете потребности своих коллег и понимаете, что они должны вносить коррективы в вашу учетную запись.

Предоставляет документацию

Письмо-разрешение на досрочный отпуск — это официальная деловая переписка, касающаяся вопросов, влияющих на деловую деятельность. Поэтому ваш руководитель, скорее всего, сохранит его в своих записях и дополнительно задокументирует свое одобрение или отклонение вашего запроса. Если позже вам потребуется доказать, что вы получили необходимое разрешение на досрочный уход, вы можете представить свое первоначальное письмо и любые сообщения, отправленные вашим руководителем в ответ.

Как написать разрешение на уход из офиса пораньше

Письмо-разрешение на досрочный отпуск может быть в бумажном виде, переданном непосредственно вашему руководителю, или в электронном виде, отправленном по электронной почте. Выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям. Электронная почта может быть более удобной, но есть вероятность, что ваш руководитель не увидит ее до позднего вечера. Поэтому отправка бумажного документа вручную может быть предпочтительнее, если вы делаете запрос в тот же день, чтобы они увидели ваш запрос, как только вы его отправите.

Если вы решите написать свой запрос в виде электронного письма, вы можете пропустить шаги со второго по пятый. В противном случае, вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо-разрешение на досрочный отпуск:

1. Ознакомьтесь с политикой вашего работодателя

Прежде чем начать писать, ознакомьтесь с политикой досрочного отпуска вашего работодателя, чтобы убедиться, что вы выполняете все требования. Вы должны иметь возможность найти необходимую информацию в вашем трудовом договоре. Если политика досрочного ухода не указана, вы можете изучить политику отсутствия, чтобы узнать, можно ли применить этот процесс в вашем случае. Кроме того, вы можете спросить менеджера или представителя отдела кадров о необходимых действиях.

2. Отформатируйте письмо

Отформатируйте документ, чтобы он соответствовал стандартному макету делового письма. В выбранной вами программе обработки текста примените следующее:

• 1-дюймовые поля

• Одинарный интервал

• Выравнивание по левому краю

• Легко читаемый шрифт, например Times New Roman, Arial или Calibri.

• шрифт размером 11 или 12 пунктов

3. Включите свою контактную информацию

Деловые письма включают контактную информацию отправителя, которая идентифицирует лицо, делающее запрос. В верхнем левом углу документа напишите следующие детали по порядку:

• Твое имя

• Твой номер телефона

• Ваш электронный адрес

Кроме того, вы можете включить приведенные выше данные в заголовок, в котором ваше имя будет отображаться на видном месте в одной строке, а остальная информация — под ней.

4. Включите дату

Через две строки после вашей контактной информации напишите дату, когда вы отправляете письмо. Дата является частью формата делового письма, но она также важна для документального оформления запроса. Если политика вашего работодателя о досрочном отпуске требует предварительного уведомления, в большинстве случаев дата подтверждает, что вы ее выполнили.

5. Включите контактную информацию вашего руководителя

Последний раздел перед тем, как вы начнете писать письмо, — это контактная информация вашего руководителя, которая идентифицирует лицо, одобряющее или отклоняющее ваш запрос. Через две строки после даты в отдельных строках напишите следующие реквизиты:

• Имя руководителя

• Должность руководителя и название организации

• Телефон куратора

• Электронный адрес супервайзера

При написании имени вашего руководителя укажите его профессиональную должность, если это применимо. В их телефонном номере не забудьте указать добавочный номер, если он у них есть.

6. Включите строку темы

Строка темы — это заголовок вашего письма или электронной почты, кратко описывающий суть сообщения. В формате письма вы должны указать строку темы через два пробела после контактной информации вашего руководителя. Рассмотрите возможность использования одного из следующих способов:

• Re: Просьба уйти пораньше из офиса

• Re: Разрешение на ранний уход из офиса

Для электронного письма строка темы идет в поле темы интерфейса электронной почты. Вы можете опустить «Re:», так как поле темы полностью отделено от тела сообщения.

7. Используйте профессиональное приветствие, обращаясь к своему руководителю.

В деловых письмах используйте приветствие «Уважаемый», за которым следует имя вашего руководителя и запятая. В большинстве случаев обращайтесь к своему руководителю по его предпочтительному уважительному имени и фамилии. В качестве альтернативы вы можете опустить «Уважаемый» и использовать только их почетное имя и фамилию в качестве приветствия, заменив запятую двоеточием.

8. Напишите тело

Письмо-разрешение на досрочный отпуск обычно представляет собой краткое сообщение, состоящее из одного-трех коротких разделов:

• Во-первых: немедленно объясните, что вы пишете, чтобы попросить разрешения уйти пораньше. Укажите причину вашего запроса, а также конкретные детали, относящиеся к нему, такие как применимая дата и конкретное время, в которое вам нужно уйти.

• Во-вторых: заверите своего начальника, что вы приняли меры для обеспечения выполнения своей работы, поэтому ваше отсутствие не должно иметь негативных последствий.

• Третье: поблагодарите своего руководителя за понимание и внимание. Включите предложения о том, как они могут уведомить вас о своем ответе.

При желании вы можете сжать все вышеперечисленные элементы в один абзац. Однако разделение каждого на отдельный абзац может улучшить читабельность.

9. Подпишите письмо

Подписание состоит из бесплатного закрытия и вашей подписи, каждая на отдельной строке. Включите запятую после приветственного закрытия, общие примеры которого:

• Искренне,

• Тепло,

• С уважением,

• С наилучшими пожеланиями,

Если вы отправляете бумажный документ, подпишите свое имя под закрытием. Вместо этого в электронном документе или сообщении электронной почты введите свое имя.

10. Вычитывайте и редактируйте

Последним шагом перед отправкой письма является его прочтение на предмет ошибок, поскольку отправка письма без ошибок помогает убедиться, что ваш руководитель полностью понимает ваш запрос. Ищите ошибки, такие как орфографические ошибки и грамматические неточности, и исправьте все, что найдете. Будьте особенно внимательны, чтобы дата и время, которые вы указываете для своего отпуска, были правильными.

Образец разрешения на досрочный уход из офиса

Рассмотрите следующий образец письма-разрешения, который поможет вам при написании собственного:

Анна Мари Циммерман
anna.zimmerman@email.com
610-222-2222

12 сентября 2021 г.

г-жа Шейла Джексон
главный редактор издательства «Омни»
sheila.jackson@email.com
610-555-5555

Re: Заявление на досрочный отпуск

Уважаемая мисс Джексон,

Я пишу, чтобы попросить разрешения покинуть офис рано 14 сентября 2021 года, чтобы отвезти мою собаку к ветеринару для срочной хирургической процедуры. Если возможно, мне нужно будет выехать не позднее 13:00 в указанную дату.

Перед тем, как написать, я убедился, что у меня нет неотложных сроков, которые необходимо выполнить 14 сентября или на следующий день. Тем не менее, я намерен выполнять большую часть своей дневной работы дома и выполнять задания на выходных.

Я понимаю, что это краткосрочное уведомление, и ценю ваше внимание к моему запросу. Пожалуйста, не стесняйтесь писать по электронной почте, звонить или иным образом говорить со мной сегодня или завтра по этому вопросу.

Искренне,
Анна Мари Циммерман