Как написать письмо-объявление (плюс примеры и советы)

20 мая 2021 г.

Компании часто отправляют сообщения сотрудникам или клиентам, когда у них есть важные новости или информация, которыми они могут поделиться. Письма-объявления — это эффективные методы обмена информацией, которые позволяют предприятиям эффективно распространять новости среди большой группы людей. Если вы хотите найти наиболее эффективный способ отправки информации большой группе соответствующих лиц, вам может быть полезно узнать больше о письмах-объявлениях.

В этой статье мы обсудим, что такое письмо-объявление, опишем, как написать письмо-объявление за пять шагов, приведем два примера писем-объявлений, которые помогут вам составить собственное письмо, и дадим советы по их эффективному написанию.

Что такое информационное письмо?

Письмо-объявление — это официальный документ, который может освещать возможные изменения, происходящие в компании, или другую соответствующую информацию. Компании рассылают письма-объявления бизнес-клиентам, потенциальным клиентам или своим сотрудникам, в зависимости от направленности объявления.

Вот список различных тем, на которые могут быть направлены письма-объявления:

• Профицит бюджета

• Смена руководства

• Запуск нового продукта

• Открытие вакансии

• Новый филиал или адрес

• Новая политика или изменение существующей политики

• План экономии компании

• Замораживание найма

• увольнение

• Обычная встреча

• Выход на пенсию сотрудника

Как написать письмо-объявление

При написании письма-объявления необходимо учитывать несколько шагов, например, сосредоточиться на том, кому вы хотите получить письмо, и на теме вашего объявления. Вот список шагов, которые следует учитывать при написании письма-объявления:

1. Соберите всю необходимую информацию

Прежде чем писать объявление, попробуйте сначала собрать всю необходимую информацию, прежде чем излагать объявление. Цель письма-объявления состоит в том, чтобы максимально эффективно выделить соответствующую информацию соответствующим получателям. Например, если вы объявляете о смене руководства, сотрудникам важно знать, какой менеджер уходит, кто их заменяет, а также их справочную информацию и то, как этот человек планирует быть ценным активом для компании.

2. Обрисуйте свое письмо

Следующий шаг, который нужно сделать при написании письма-объявления, — это изложение того, что вы собираетесь сказать. Предоставление основы для вашего объявления поможет вам поддерживать организацию таким образом, чтобы ваши получатели могли четко понять направленность письма и любые важные детали, связанные с темой. Кроме того, подумайте о долгосрочных целях, которых вы надеетесь достичь, отправив письмо, например, наладить отношения с вашими клиентами или сотрудниками, установить новые отношения с потенциальными предприятиями или повысить лояльность клиентов.

3. Пишите кратко

Эффективное письмо с объявлением обычно фокусируется на предмете объявления от начала до конца, поэтому постарайтесь, чтобы оно было кратким и легко понятным для ваших получателей. Рассмотрите возможность исключения любой информации, которая не имеет прямого отношения к теме.

Вот некоторые элементы, которые вы можете включить в письмо-объявление:

• Приветствие: Приветствие может быть таким же неформальным, как «Уважаемый клиент», или вы можете персонализировать его, включив в каждое письмо отдельные имена.

• Введение. Подумайте о том, чтобы вступительный абзац был коротким. Типичное введение включает только цель объявления.

• Основной абзац: во втором абзаце могут упоминаться любые детали, относящиеся к теме объявления. Использование маркеров может гарантировать, что читатели будут сосредоточены на конкретных деталях, которые вы хотите, чтобы они запомнили.

• Призыв к действию: если от сотрудников или клиентов ожидается действие, вы также можете описать действие, которое вы хотите, чтобы они выполнили, в основном абзаце объявления. Для клиентов это может включать скидку, которую вы предлагаете им на новый продукт. Для сотрудников это может быть конкретная задача, которую вы хотите, чтобы они выполнили в течение определенного периода времени.

• Польза для читателей: прежде чем закончить письмо, если это применимо, рассмотрите возможность объяснения того, какую пользу в центре внимания объявления имеет намерение принести компании и получателям объявления. Вы можете поместить эту информацию в основной абзац или в отдельный краткий абзац.

• Благодарность. Кроме того, перед завершением письма подумайте о том, чтобы поблагодарить получателя. Если вы обращаетесь к своему клиенту, попробуйте поблагодарить его за то, что он продолжает работать. Если вы отправляете объявление своим сотрудникам, подумайте о том, чтобы подчеркнуть, насколько вы благодарны им за их тяжелую работу и преданность своему делу.

4. Оставайтесь позитивным

Если в центре внимания вашего объявления находится сложная тема, например, приостановка найма или предстоящие увольнения, постарайтесь сформулировать объявление как можно более позитивно.

После объяснения жизненно важной информации получателям подумайте:

• Выражение признательности за тяжелую работу сотрудников

• Выражать заботу об их благополучии и предлагать предложения, где это возможно.

• Помощь им в поиске работы

• Выражение ожидания нанять снова как можно скорее

5. Проверьте объявление

Прежде чем отправлять свои объявления, рассмотрите возможность проверки своей работы, чтобы убедиться в отсутствии грамматических ошибок, ошибок пунктуации или написания заглавных букв. Иногда полезно прочитать свое письмо вслух, чтобы убедиться, что оно имеет логический смысл, или вы можете поделиться им с другим человеком, который может обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили.

Примеры рекламных писем

Некоторые объявления сообщают получателям положительные новости, в то время как другие сообщают менее благоприятные новости. Вот два примера писем-объявлений с разными темами:

Заявление о профиците бюджета

Ниже приведен пример положительного информационного письма. Первый абзац посвящен исключительно теме объявления, а второй абзац содержит детали и предлагает действия, которые могут выполнять сотрудники. Последний абзац благодарит их за их тяжелую работу.

Нашим уважаемым членам команды,

Из-за тщательного распределения расходов внутри компании в прошлом году мы рады сообщить вам, что у нас появился профицит бюджета на 2021 финансовый год. Мы разделим эти средства поровну между отделами, которые вы сможете потратить на необходимые материалы для своих команд.

Пожалуйста, найдите время, чтобы встретиться в своих отделах, чтобы обсудить товары, которые вы хотели бы приобрести на излишки средств, и отправить свои решения по электронной почте руководителям ваших отделов не позднее, чем через неделю с сегодняшнего дня, чтобы мы могли рассмотреть предложения и выполнить заказы. .

Спасибо за все, что вы делаете ежедневно. Это было бы невозможно без продуманных действий всего персонала.

Теплые пожелания,
Росс Такер

Информационное письмо о приостановке приема на работу

Хотя это следующее объявление имеет неблагоприятную тему, оно сформулировано как можно более позитивно, выражая понимание, внося коррективы, где это возможно, и выражая надежду на скорое повторное найм.

Уважаемые коллеги,

Имейте в виду, что до дальнейшего уведомления мы приостановили прием на работу. Текущая нестабильность рынка загнала нас в это временное положение. Мы надеемся, что, приняв эту меру, мы сможем избежать возможных увольнений.

Мы понимаем, что некоторые отделы с нетерпением ждали добавления новых сотрудников в свои команды, но мы считаем, что с учетом прогнозируемых данных, поступающих на следующий квартал, текущая ситуация не продлится долго. Мы ценим вашу поддержку и ценим вашу работу с нами, поскольку мы переходим через этот сложный период, и с нетерпением ждем лучших времен в ближайшем будущем.

Теплые пожелания,
Росс Такер

Почему рекламные письма важны для определенных компаний?

Для компаний важно писать письма-объявления, потому что иногда более крупным корпорациям требуется способ одновременного оповещения большого количества сотрудников или клиентов о предстоящих изменениях в компании. Отправка письма-объявления позволяет каждому получить немедленный доступ к важной информации. Кроме того, некоторые предприятия могут установить взаимопонимание со своими текущими и потенциальными клиентами, информируя их об изменениях внутри компании. Когда компании знают о статусе компании — положительном или отрицательном — они с большей вероятностью продолжат вести бизнес вместе.

Советы о том, как написать эффективное рекламное письмо

Вот несколько соображений, на которые вы можете ссылаться при написании письма-объявления:

• Держите тон любезным и профессиональным.

• Длина эффективного рекламного письма редко превышает одну страницу.

• Постарайтесь заранее предусмотреть вопросы и дать ответы на возможные вопросы в письме.

• Помните о своей целевой аудитории и ориентируйтесь на ее интересы на протяжении всего объявления.

• Используйте письмо как возможность для развития отношений между вашим бизнесом и вашими клиентами.

• Используйте простой язык.

• Сохраняйте позитивный настрой там, где это возможно, и подумайте о том, чтобы упомянуть о прогрессе, которого добилась ваша компания, и о том, как соответствующие изменения должны положительно повлиять на ваш бизнес.