Как написать письмо об отмене мероприятия за 7 шагов

3 января 2022 г.

Письмо об отмене — это официальное уведомление гостя о том, что мероприятие может не состояться или может быть отложено. Эффективные письма об отмене часто включают информацию о мероприятии, возврате средств и возможных датах отсрочки. Если вы профессиональный организатор мероприятий или проводите много мероприятий, вам может быть полезно научиться писать письмо об отмене. В этой статье мы объясним, что такое письмо об отмене, опишем, почему вы можете его написать, подробно опишите шаги, которые вы можете предпринять для этого, рассмотрим шаблон и пример, а также дадим полезные советы по отмене мероприятия.

Что такое отказное письмо?

Письмо об отмене — это документ, информирующий гостей о том, что мероприятие может не состояться или что организатор может перенести его. Он может включать информацию о причинах отмены мероприятия, возможных возмещениях и о том, когда вместо этого может произойти мероприятие. Отправка письма об отмене является вежливостью по отношению к гостям, поэтому важно написать и отправить его, как только вы узнаете, что мероприятие может не состояться в тот же день и время, как запланировано.

Если вы являетесь организатором мероприятий или управляете несколькими мероприятиями в рамках своей профессии, может быть хорошей идеей создать шаблон письма об отмене, чтобы сэкономить время при информировании гостей об изменениях в мероприятии.

Зачем писать отказное письмо?

Вот несколько причин написать письмо об отмене мероприятия:

• Сообщите гостям об отмене: в зависимости от причины мероприятия вы можете предоставить подробную информацию, чтобы гости лучше понимали причину отмены. Часто это могут быть личные причины, нехватка ресурсов или публичные ситуации.

• Предоставьте информацию о переносе: если вы планируете перенести мероприятие, рассмотрите возможность предоставления гостям информации о том, когда это может быть. Вы также можете указать дату, по которой вы можете узнать, можете ли вы перенести мероприятие или оно отменено.

• Помогите гостям узнать, как получить возмещение: для платных мероприятий рекомендуется включить информацию о возмещении в письме об отмене. Сообщите им о шагах, которые они могут предпринять, чтобы получить возмещение, или о том, что вы уже осуществляете возмещение.

• Поддерживайте хорошие отношения с клиентами: отправка оперативного и информативного письма об отмене поможет гостям почувствовать заботу и может увеличить вероятность того, что они запишутся на будущее мероприятие.

Как написать письмо об отмене мероприятия

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы написать письмо об отмене мероприятия:

1. Отформатируйте письмо или используйте шаблон письма

Первым шагом к написанию письма об отмене мероприятия является выбор текстового процессора и форматирование документа. Если мероприятие, которое вы отменяете, небольшое, и вы хотите писать заметки от руки, это может быть вариантом, но печать или отправка писем по электронной почте могут быть более эффективными. В официальных письмах обычно используются 1-дюймовые поля и такой шрифт, как Times New Roman или Georgia, но многие шрифты могут работать, если они просты и легко читаемы. В зависимости от выбранного вами текстового процессора вы можете выбрать образец письма из библиотеки шаблонов.

2. Определите конкретное событие, на которое вы ссылаетесь

Чтобы гости поняли, о чем письмо, подробно опишите событие, о котором идет речь. Это может включать описание такой информации, как название мероприятия, исходная дата мероприятия и организация, в которой оно проводится. Если гости получили билеты на мероприятие, вы также можете указать дату первоначальной покупки билетов и их количество.

3. Поблагодарите гостей за понимание

Признайте потенциальные неудобства отмены и поблагодарите гостей за понимание. На профессиональных мероприятиях лучше поблагодарить гостей за понимание, чем извиняться за отмену. Подумайте о том, чтобы предложить альтернативные варианты, такие как билеты на другие мероприятия или даты в будущем на то же мероприятие, которое они планировали посетить. Если вы знаете их лично или если письмо предназначено для небольшого события, вы можете больше сосредоточиться на этом разделе письма или использовать извиняющийся подход.

4. Предоставьте информацию о переносе графика

Если вы временно откладываете мероприятие, вы можете предоставить информацию о том, когда оно может произойти. Если у вас есть общие сроки, вы можете предоставить их, но если ваша команда не уверена, когда это может произойти, подумайте о том, чтобы предложить дату, к которой вы можете предоставить гостям обновленную информацию. Например, если центр мероприятий отправляет письмо, информирующее фанатов о том, что предстоящий концерт может быть перенесен из-за болезни солиста группы, они могут предоставить информацию о том, как группа может вернуться в конце тура.

5. Сообщите получателям о возможных возмещениях

Если мероприятие, которое вы отменяете, требует оплаченных билетов, рекомендуется включить информацию о возврате средств. Это может быть один из первых вопросов, который возникает у гостей, когда они узнают, что мероприятие может не состояться, поэтому включение информации о возмещении может сократить количество звонков и электронных писем в ваш офис. Например, если благотворительный бал должен быть перенесен из-за проблем с местом проведения, организатор может сообщить гостям, что они могут выбрать частичное возмещение или внести свои средства на благотворительность, если они должны навсегда отменить мероприятие.

6. Заключите и подпишите письма об отмене

В завершение своего письма вы можете включить информацию о том, как получатель может связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы. Напишите официальное подписание и укажите свое имя и контактную информацию. Если вы отправляете несколько писем, вы можете подписать их лично. В противном случае вы можете включить цифровую подпись внизу сообщения.

7. Тщательно редактируйте и вычитывайте перед отправкой

Перед отправкой письма тщательно отредактируйте и вычитайте его. Это может помочь улучшить ваш профессионализм и внешний вид. Чтобы отредактировать, изучите выбор слов и определите, можно ли сделать ваш язык более кратким. Для проверки вы можете попросить других прочитать письмо или использовать онлайн-программу проверки орфографии или грамматики, чтобы найти и исправить ошибки в письме.

Образец письма об отказе

Это шаблон письма об отмене мероприятия, который вы можете использовать, чтобы написать свой собственный:

дорогая [guest’s name],

с сожалением сообщаю вам, что [event name]изначально планировалось провести [date and time of event] В настоящее время [canceled/postponed]. Из-за [reasons for the cancellation/postponement]мы считаем, что лучше пересмотреть мероприятие, чтобы мы могли наилучшим образом обслужить всех наших гостей.

Возврат денежных средств осуществляется в настоящее время и должен поступить на ваш счет в течение 10 рабочих дней. Спасибо за понимание, и если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами по адресу [contact information] или посетите наш офис.

Лучший,

[Your name]
[Your title]
[Your phone number]
[Your email]

Пример письма об отмене

Это пример письма об отмене, которое вы можете использовать в качестве вдохновения при написании собственного:

Уважаемый Теодор Майке,

С сожалением сообщаю вам, что гала-выставка «Звезды и планеты», первоначально запланированная на 1 декабря 2023 года, в настоящее время откладывается. Поскольку основной докладчик сейчас недоступен из-за болезни семьи, а основной образец выставки слишком нестабилен для транспортировки, мы считаем важным переоценить мероприятие, чтобы мы могли наилучшим образом обслужить всех наших гостей. Отдел планирования мероприятий планирует проинформировать гостей о новой дате гала-концерта, как только она будет утверждена.

Возврат денежных средств осуществляется в настоящее время и должен поступить на ваш счет в течение семи рабочих дней. Благодарим вас за понимание. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете связаться с нами по телефону (555)-555-5555 или посетить наш офис.

Лучший,

Кайлани Борегард
организатор мероприятий университетского музея
(555)-555-5555
kaylanibeauregard@email.com

Советы по отмене мероприятия

Вот несколько полезных советов по отмене событий:

• Используйте краткий, конкретный язык: при подробном описании отмененного мероприятия укажите, что именно, чтобы гости поняли, что отменяется. Укажите даты, к которым гости могут ожидать дополнительную информацию или дополнительные уведомления.

• Сосредоточьтесь на позитиве в письме. Чтобы улучшить тон письма, вы можете сосредоточиться на позитиве, а не на негативных аспектах отмены. Например, вместо того, чтобы извиняться за отмену, сосредоточьтесь на том, чтобы поблагодарить гостя за его понимание.

• Подумайте о переходе на виртуальное: вместо отмены мероприятия вы можете отправить письмо, информирующее гостей о том, что вместо этого они могут посетить его виртуально. Если вы сделаете это, рекомендуется предложить частичное возмещение или возможность снять проценты.

• Выровняйте материалы об отмене: если вы отправляете письмо об отмене, вы также можете опубликовать информацию об изменениях в социальных сетях. Выровняйте свои материалы, чтобы все они содержали одинаковую информацию, чтобы не запутать гостей.