Как написать письмо об отклонении RFP (с шаблоном и примерами)

5 августа 2021 г.

После того, как компания отправит запрос предложений, поставщики и малые предприятия, которые имеют право на участие, могут создать деловые предложения для рассмотрения компанией. После того, как компания просмотрит эти предложения, она информирует поставщиков о своем выборе, отправляя письмо об отклонении RFP. Если вы отвечаете за рассмотрение коммерческих предложений для вашей компании, важно знать, как написать письмо с отказом. В этой статье мы объясним, что такое письмо об отклонении запроса предложений, в том числе о различных типах, и поделимся шагами, советами, примерами и шаблоном, чтобы показать вам, как написать письмо об отклонении запроса предложений.

Что такое письмо об отклонении RFP?

Письмо об отклонении RFP — это официальное сообщение, которое компания отправляет поставщику, чтобы отклонить его запрос предложения. RFP, или запрос предложений, предлагает малым предприятиям и поставщикам ответить на запрос более крупной организации о помощи в проекте. Профессионалы отправляют RFP по разным причинам, например, в поисках помощи в рекламе, новых графических дизайнеров или финансовых консультантов.

Поскольку компании получают много ответов на свои RFP, а поставщикам требуется много усилий для их создания, отправка письма об отказе поставщикам, которых компания не выбрала, является доброй и вежливой деловой практикой.

Типы писем об отказе в приеме предложений

Тип письма об отказе, которое вы отправляете, может зависеть от причины отказа и метода, который вы используете для уведомления поставщиков. Вот некоторые из распространенных типов писем об отклонении RFP:

Несоответствие

Вам может потребоваться отправить письмо об отклонении запроса предложений о несоответствии, если поставщик не выполнил правила подачи. Это может произойти, если поставщик не следует правильному формату предложения или отправляет нерелевантное предложение. При отклонении несоответствия вы можете напомнить поставщику о правилах, чтобы он мог повторно отправить заявку, если для этого еще есть время. Это позволяет вашей компании получать более полезные письма с предложениями предложений, предоставляя вам больше возможностей для рассмотрения.

Переговоры о цене

В письме об отклонении запроса предложений о цене вы можете попросить поставщика предложить цену со скидкой или сообщить им, что ваша компания не может принять их предложение из-за высокой стоимости. Вам может потребоваться отправить этот тип отказа, если вознаграждение поставщика не соответствует бюджету проекта или если вы не можете договориться с ним о другой цене. Отправляя письмо с отказом от переговоров о цене, вы можете предложить получать предложения от их поставщиков в будущем, если бюджет вашей компании увеличится или они снизят свои цены.

Отмена запроса

Если планы вашей компании изменились или если вы недовольны полученными предложениями, вы можете отправить письмо с отказом, в котором отменяется первоначальный запрос предложений вашей компании. При написании этого типа письма об отказе вы часто можете разослать электронное письмо или уведомление всем поставщикам, которые подали заявку. Отправка письма с отказом, в котором отменяется ваш первоначальный запрос, может указывать на задержку проекта или изменение приоритетов. Если вы перепланируете проект, полезно указать дату, когда поставщики могут снова связаться с вашей компанией.

Уведомление о награде

Если у вас нет времени на отправку персонализированных писем с отказом, вы можете вместо этого отправить письмо с уведомлением о присуждении награды. Письмо-уведомление о присуждении информирует каждого поставщика, отправившего запрос предложения, о том, что ваша компания выбрала поставщика. Хотя этот тип письма отличается от традиционного письма об отклонении RFP, уведомление всех поставщиков о том, что ваша компания выбрала предложение для принятия, позволяет понять, что их предложение не выиграло.

Как написать письмо об отклонении запроса предложений

Чтобы написать письмо об отклонении запроса предложений, выполните следующие действия:

1. Поблагодарите их за предложение

Начните письмо с вежливого обращения к продавцу, либо по имени, либо приветствуя его бизнес в целом. Вежливо сначала поблагодарить поставщика за отправку запроса предложений, поскольку эти предложения часто требуют значительного количества времени и усилий. Признание того, что вы прочитали их предложение и считаете, что это профессиональный и уважительный способ начать письмо с отказом.

2. Четко отклоните их предложение

Четко и кратко отклоните их предложение. Указав это заранее в своем письме об отказе, вы уважаете время продавца и быстро информируете его о своем решении. Постарайтесь выразить их неприятие в мягкой и доброй манере, не оставляющей места для интерпретаций.

3. Предоставьте свое обоснование

Хотя вам не нужно давать подробное объяснение, постарайтесь поделиться своей причиной отказа. Это может сообщить поставщику, есть ли у него определенная область для улучшения, или просто предоставить справедливое объяснение, почему вы не выбираете их предложение. В некоторых случаях вы можете просто предоставить общее объяснение, например, сообщить поставщику, что вы работаете с другим предложением, а не по личной причине.

4. Закройте письмо профессионально

Профессионально закройте письмо с отказом, пожелав продавцу всего наилучшего в его будущих начинаниях и подписавшись своим именем. Если вы готовы работать с поставщиком в будущем, вы можете упомянуть об этом, но часто бывает полезно сделать письмо как можно более кратким. Вы также можете предоставить контактную информацию, если вы открыты для вопросов от поставщика об их отказе.

Образец письма об отклонении запроса предложений

Следуйте этому общему шаблону при написании письма об отклонении RFP:

дорогая [vendor or company name],

[Use the first sentence or two to thank the vendor for their submission. Consider acknowledging specific aspects of the proposal for a more personalized response or just expressing thanks for their time.] [Use this sentence to clearly reject the vendor’s proposal.]

[Offer condolences and provide a brief explanation of why you’re rejecting their proposal.] [Consider offering to work with them in the future or wish them the best for their next proposal.] [You can thank them again for their proposal to end your letter, but this is optional.]

Искренне,

[Your name]
[Your job title]
[Company name]
[Optional contact information]

Примеры писем об отказе в запросе предложений

Вот несколько примеров писем об отклонении RFP, на которые вы можете ссылаться при составлении собственного письма:

Общий отказ

Вот пример общего письма об отказе:

Дорогой Скотт,

Благодарим Вас за проявленный интерес к сотрудничеству с нашей компанией. К сожалению, мы решили пока не продвигать ваше предложение.

Хотя ваше предложение впечатляет, мы не можем вписать вашу работу в наш бюджет. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях и надеемся на возможность работать друг с другом в будущем. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вам нужны какие-либо разъяснения по поводу отклонения вашего предложения. Спасибо за уделенное время.

Искренне,

Сэм Рейнольдс
Директор по маркетингу
Секретные студии
sreynolds@email.com

Письмо об отказе от несоответствия

Вот пример письма об отказе, в котором рассматривается несоблюдение поставщиком правил подачи:

Дорогой Скотт,

Благодарим Вас за интерес к сотрудничеству с нашей компанией. После просмотра вашего портфолио кажется, что у вас впечатляющие работы. Однако мы решили отклонить ваше предложение.

К сожалению, ваше предложение не соответствует требованиям, указанным в нашем запросе предложений. Если вы готовы изменить формат своего предложения, мы будем рады пересмотреть ваше предложение, хотя и не можем гарантировать его принятие. Спасибо, что нашли время ответить на наш запрос предложений. Мы желаем вам успехов в ваших следующих деловых начинаниях.

Лучший,

Сэм Рейнольдс
Директор по маркетингу
Секретные студии
sreynolds@email.com

Аннулирование письма об отказе от предложения

В случае, если ваша компания делает перерыв в приеме заявок или откладывает проект, вы можете отправить письмо с отказом, подобное этому:

Дорогой Скотт,

Благодарим Вас за интерес к сотрудничеству с нашей компанией. Однако в настоящее время мы должны отклонить ваше предложение.

Мы приняли решение приостановить этот проект, чтобы уделить приоритетное внимание другим инициативам в нашей компании. Мы надеемся вернуться к этому проекту в январе следующего года. Если вы все еще заинтересованы в сотрудничестве с нашей компанией, пожалуйста, повторно отправьте свое предложение.

Большое спасибо за ваше время и интерес. Если у вас есть какие-либо вопросы об отклонении вашего предложения, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Лучший,

Сэм Рейнольдс
Директор по маркетингу
Секретные студии
sreynolds@email.com

5 советов, как написать письмо с отказом в RFP

Вот несколько советов, которые вы можете учитывать при написании письма об отклонении RFP:

1. Будьте ясны и лаконичны

Убедитесь, что ваше письмо с отказом четкое и лаконичное. Это может помочь избежать путаницы в отношении вашего решения относительно предложения поставщика. Чтобы письмо было коротким, постарайтесь выразить каждый пункт письма одним или двумя предложениями. Прямолинейность и честность с продавцом также могут сэкономить время вам обоим.

2. Рассмотрите возможность нетворкинга

Если вы заинтересованы в сотрудничестве с поставщиком в будущем, вы можете рассмотреть возможность повторного подключения в будущем. Это дает вам возможность работать с поставщиком позже в случае, если ваш проект расширяется или поставщик, которого вы выбрали, не подходит для вашей компании. Чтобы создать сетевую возможность, подумайте о том, чтобы связаться с поставщиком через свою профессиональную учетную запись в социальной сети или попросить его связаться с вами в будущем.

3. Отправьте его своевременно

Хотя рассмотрение писем с ответами на RFP, которые получает ваша компания, может занять несколько недель, постарайтесь отправить письма с отказом как можно скорее. Это демонстрирует уважение ко времени других специалистов и позволяет вам продолжить работу над проектом, не тратя слишком много времени на написание отказных писем. Рассмотрите возможность использования общего шаблона, который вы изменяете для каждого поставщика, чтобы сэкономить время и усилия.

4. Используйте вежливый тон

Постарайтесь использовать вежливый и добрый тон на протяжении всего письма, принимая во внимание чувства продавца. Это профессиональная практика, которая показывает уважение. Чтобы оставаться вежливым, сохраняйте ровный тон и выражайте сожаление по поводу отказа. Также полезно использовать язык, указывающий, что вы отклоняете предложение, а не поставщик. Хотя последствия отклонения те же, использование фразы, распространяющей отказ на предложение, может показаться поставщику менее личным.

5. Учитывайте формат

Многие профессионалы отправляют письма об отклонении RFP по электронной почте, так как это быстро и просто. Однако вместо этого вы также можете отправить физическую копию письма об отказе. Какой бы формат вы ни выбрали, важно настроить формат вашего письма в соответствии со средством коммуникации. Например, если вы отправляете письмо по почте, рассмотрите возможность добавления контактной информации поставщика в верхней части письма вместе со своей собственной, чтобы предварить остальную часть содержимого в письме об отклонении RFP.