Как написать письмо о вступлении в организацию за 13 шагов

3 января 2022 г.

После получения письма-предложения от работодателя принято отправлять ответный документ, называемый письмом о присоединении. Этот документ служит официальной записью о вашем принятии на работу, подтверждая название вашей должности, ожидаемые обязанности и дату начала работы. Научившись писать и форматировать документы такого типа, вы сможете составить профессиональное организованное письмо на новое рабочее место. В этой статье мы определяем, что такое присоединительное письмо, перечисляем шаги по его составлению и включаем шаблон и пример, чтобы направлять процесс написания.

Что такое присоединительное письмо?

Присоединительное письмо — это документ, который вы можете отправить после получения предложения о работе от компании, чтобы подтвердить условия вашей новой должности. Он служит официальной документацией вашего процесса найма, которую отдел кадров (HR) часто помещает в личное дело для дальнейшего использования. Это также может передать искреннее желание кандидата занять новую должность, что может позволить вам установить прочные отношения с компанией. Вы можете адресовать письмо о присоединении менеджеру по найму, руководителю или владельцу бизнеса, в зависимости от протоколов организации.

Как написать письмо о вступлении в организацию

Вот 13 шагов, которые помогут вам написать эффективное письмо о присоединении к новому месту работы:

1. Введите дату

Начните составлять письмо о присоединении, поставив дату на документе в левом верхнем углу. Рассмотрите возможность использования формата, который новый работодатель представил в первоначальном предложении о работе, которое вы получили. Поскольку компании часто ценят формальный язык, часто бывает более уместно написать всю дату для этого документа. Например, вы можете написать 19 января 2022 года вместо 19-06-2022. Обязательно укажите только дату написания письма.

2. Добавьте контактную информацию получателя

Под датой укажите контактную информацию получателя. Рассмотрите возможность посещения веб-сайта компании, чтобы проверить его точность. Вы также можете посмотреть подпись электронной почты в письме с предложением о работе для получения дополнительной информации. Попробуйте включить следующие элементы:

• Полное имя получателя

• Должность или профессиональная должность получателя

• Название организации

• Рабочий или служебный адрес получателя

3. Включите строку темы

Под контактной информацией получателя опишите цель вашего письма в однострочном утверждении или фрагменте предложения. Включение этого элемента может быть особенно полезным, если вы отправляете письмо о присоединении по электронной почте, так как он предоставляет информацию о содержании документа. Чтобы обеспечить высокое качество темы, убедитесь, что она прямая и краткая. Например, вы можете написать письмо о приеме на работу лаборанта, а затем указать свое имя и фамилию.

4. Включите ссылку на предыдущую переписку

Если вы явно отвечаете на письмо с подробным описанием вашего предложения о работе, часто называемое письмом о трудоустройстве, может быть полезно указать его в своем документе. Такой подход может помочь работодателю легче идентифицировать вас и упростить процесс адаптации. Например, в некоторых письмах с места работы указан конкретный идентификационный номер, который вы можете указать.

5. Используйте профессиональное приветствие или приветствие

Принято обращаться к назначенному получателю с профессиональным приветствием. Подумайте об использовании формального приветствия, например «Уважаемый» или «Уважаемый». После этого попробуйте обратиться к получателю, используя общие термины, например «сэр» или «мадам», так как несколько человек могут просматривать письмо. Вы также можете использовать их полное имя, что может указывать на то, что вы провели дополнительное исследование, добавив в документ личные данные.

6. Напишите вводный абзац

Объясните цель документа, подтвердив информацию из письма-предложения. Вступительный абзац — одна из самых важных частей присоединительного письма, потому что этот раздел может задать его тон. Используйте слова, которые положительно выделяют компанию, например, «престижная» или «известная». Также полезно указать дату, время и место вашего первого рабочего дня.

7. Напишите основной абзац

Используйте основной абзац, чтобы более подробно рассказать о своем принятии роли и всех аспектах, которые влечет за собой ваша работа. Вы можете заверить работодателя в своей приверженности этой роли. Объясните, как вы планируете соблюдать все правила и ожидания компании. Признайте, что вы собираетесь выполнять обязанности и ответственность в меру своих возможностей. Обязательно поручитесь за наборы навыков, которые могут помочь вам выполнить эти задачи, и опишите, как вы можете помочь компании добиться успеха.

8. Напишите заключительный абзац

Заключительный абзац является самым кратким из трех разделов. Повторите, почему вы взволнованы этой ролью и надеетесь наладить долгосрочные отношения с вашим работодателем. Сообщите получателям, что они могут связаться с вами для дальнейшего общения в случае необходимости. Ссылайтесь на свою контактную информацию, указанную в нижней части документа.

9. Выберите заключительную фразу

Письмо принято заканчивать профессиональным и искренним заключительным заявлением. Рассмотрите возможность использования более формальных вариантов языка, таких как С уважением, С уважением или С уважением. У некоторых работодателей может быть особый стандарт формального языка, особенно если у компании есть международные офисы. Рассмотрите возможность просмотра документации на веб-сайте компании, чтобы определить, какой вариант больше подходит для заключительной фразы.

10. Подпишите письмо

После обычной заключительной фразы подпишите свое имя на один или два пробела ниже. Для согласованности убедитесь, что вы используете подпись, которую вы обычно подписываете на других официальных документах. Не забудьте согласовать его с документами, которые вы уже подписали для компании, чтобы свести к минимуму вероятность несоответствия.

11. Укажите свое печатное имя и контактную информацию.

Под своей подписью введите свое полное имя печатными буквами, а затем добавьте свою контактную информацию. Важно, чтобы вы включили эту информацию, чтобы у компании были дополнительные способы связи с вами по поводу должности. Затем введите свой адрес электронной почты и номер телефона. Убедитесь, что вы включили только варианты контактов, которые вы обычно используете при ведении бизнеса.

12. Приложите необходимые документы и укажите их в письме

Большинство компаний требуют, чтобы вы представили несколько форм документации в рамках процесса найма. Конкретные документы, которые им нужны, могут различаться в зависимости от отрасли и вашего опыта. Например, работодатель часто просит копию вашего водительского удостоверения и карты социального страхования. Упомяните те, которые вы прикрепили, в маркированном или пронумерованном списке.

13. Упомяните недостающие документы

Если у вас нет всех необходимых документов до прихода в компанию, важно сообщить получателю о том, когда вы планируете их подать. Это помогает работодателю завершить процесс найма и более эффективно приступить к адаптации. Если вам не хватает каких-либо важных документов, упомяните эти конкретные документы в одном предложении. Затем предложите получателю примерную дату, когда вы планируете его отправить.

Образец письма о присоединении

Вот шаблон письма о присоединении с использованием описанных выше шагов:

[Current date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s job title]
[Name of company]
[Recipient’s work address]

Тема: [Subject line title] – [Your name]

Ссылка: [Reference ID number of the offer letter or appointment letter]

дорогая [Recipient’s honorific, Sir or Madam],

Я пишу вам это письмо относительно письма с предложением, отправленного мне о [job title] положение в [company name]. Я хотел бы любезно принять ваше предложение. Я рассчитываю начать работу над [date and time].

После всестороннего изучения письма с предложением, которое вы мне прислали, я полностью принимаю условия, которые были подробно изложены. Я могу заверить вас, что я полностью привержен выполнению своих обязанностей, задач и обязанностей в качестве нового [job title] в вашей компании. Это письмо является декларацией моего обещания соблюдать все правила и правила [name of company].

Я очень рад, что получил эту возможность, и надеюсь на многолетнее успешное сотрудничество. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне для дальнейшей переписки через мою контактную информацию, указанную ниже.

[Closing phrase]
[Your signature]
[Your printed name]
[Email address]
[Phone number]

Пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленными документами:

• [Type of paperwork]

• [Type of paperwork]

• [Type of paperwork]

• [Type of paperwork]

Примечание: [Description of unattached paperwork]

Образец присоединительного письма

Вот пример письма о присоединении с использованием приведенного выше шаблона:

11 декабря 2021 г.

Пенелопа Лавджой
Креативный директор
Компания «Ведьмины игры»
Монтро, Орегон

Тема: Вступительное письмо – Себастьян Саммерс

Ссылка: Письмо-предложение №0042309125, Witchlight Games

Уважаемая госпожа,

Я пишу вам это письмо по поводу присланного мне письма с предложением о должности аниматора персонажей в Witchlight Games. Я любезно принимаю ваше предложение и ожидаю начать работу в понедельник, 3 января 2022 г., в 8:00.

После всестороннего изучения письма с предложением, которое вы мне прислали, я полностью принимаю условия, которые были подробно изложены. Я могу заверить вас, что я полностью привержен выполнению своих обязанностей, задач и обязанностей в качестве нового аниматора персонажей в вашей компании. Это письмо является декларацией моего обещания соблюдать все положения и правила Witchlight Games.

Я очень рад, что получил эту возможность, и надеюсь на многолетнее успешное сотрудничество. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне для дальнейшей переписки через мою контактную информацию, указанную ниже.

Искренне Ваш,
Себастьян Саммерс
ssummers@email.com
555-555-5555

По вашему запросу, пожалуйста, найдите прилагаемые документы:

• Выпускной сертификат

• Водительское удостоверение

• Документы о легальном трудоустройстве

• Копия социального обеспечения

Примечание. Я не приложил запрошенный вами документ о конфиденциальности, безопасности и соглашении о неразглашении. В настоящее время я просматриваю и планирую подписать его и отправить вам не позднее среды, 5 января 2022 года.