Как написать письмо о сборе средств за 7 шагов (с шаблоном)
25 марта 2022 г.
Обычно организациям требуется финансирование для запуска и поддержки новых инициатив и стратегий. В частности, некоммерческие организации часто получают необходимые им деньги за счет сбора средств. В этом сценарии сильное письмо о сборе средств имеет решающее значение для информирования отдельных лиц и компаний об усилиях организации по сбору средств. В этой статье мы даем практические советы по созданию привлекательного письма о сборе средств и шаблон, который вы можете использовать для своего собственного письма.
Что такое письмо о сборе средств?
Письмо о сборе средств, также известное как письмо-предложение, представляет собой письмо, в котором объясняются потребности и цели некоммерческой организации. Он сообщает потенциальным донорам, почему и как они могут поддержать организацию.
Убедительное письмо о сборе средств помогает некоммерческим организациям получать гранты от учреждений, запрашивать поддержку нового плана и запрашивать пожертвования, спонсорство, время волонтеров и взносы в натуральной форме. С помощью эффективного письма организации связываются с потенциальными источниками финансирования, делятся своей историей, демонстрируют влияние организации и получают поддержку для выполнения этой миссии.
Как написать эффективное письмо по сбору средств
При написании письма о сборе средств выполните следующие действия, чтобы создать убедительный документ:
Обращайтесь к читателю лично
Обращение к кому-либо по имени обычно является признаком уважения и признания. Это также может быть эффективным способом начать разговор, привлечь и удержать внимание читателя. Обращайтесь к получателю по имени, чтобы персонализировать письмо и дать ему почувствовать, что его специально выбрали для его получения. Если вы хотите придать письму формальный тон, обратитесь к ним с приветствием, например, мисс или мистер, а затем укажите их фамилию.
Расскажи историю
Расскажите о проблеме некоммерческой организации с помощью хорошо написанного, но короткого рассказа. Привлеките внимание читателя вопросом, интересным фактом или игрой слов. Затем сосредоточьте историю на персонаже, которому нужна помощь, например, на собаке в приюте для животных. Добавьте интересную информацию о людях, которым вы пытаетесь помочь, и о том, как вклад донора поддерживает эту миссию.
Закончите историю, представив жертвователя как героя, который может внести изменения. Выделите их помощь как основную часть решения проблемы. Это помогает уменьшить эффект наблюдателя — психологический феномен, при котором люди менее склонны помогать, если они чувствуют, что другие могут внести свой вклад.
Четко обозначьте проблему
Сюжетная часть вашего письма знакомит потенциального донора с проблемой, которая нуждается в финансовой поддержке. После завершения рассказа представьте точную проблему, которую некоммерческая организация планирует решить. Сочетание рассказа с простым объяснением помогает донору получить четкое представление о ситуации. С этими фактами они могут затем решить, хотят ли они поддержать это дело.
Опишите свою миссию и цели
Укажите цель письма о сборе средств и убедитесь, что она соответствует миссии и видению организации. Расскажите читателю, чего вы надеетесь достичь, и какие показатели вы используете для измерения успеха. Например, «Мы должны собрать 10 000 долларов к 1 декабря, чтобы помочь 500 нуждающимся семьям провести теплый и полноценный отпуск». Объясните, куда идет вклад донора, как организация планирует его использовать и кому это выгодно.
Опишите влияние пожертвования
Четко обозначьте влияние вклада донора и то, как он влияет на организацию и ее миссию. Доноры, как правило, хотят знать, как их деньги имеют значение. Объясните, как их ответ на письмо о сборе средств может помочь решить проблему, которую организация хочет решить. Например, «Каждые 20 долларов, которые вы пожертвуете, прокормят семью из четырех человек в течение одной недели».
Включите чувство срочности
Чувство безотлагательности может увеличить шансы, что ваш получатель пожертвует на дело. Создайте срочность, включив крайний срок для достижения цели по сбору средств или получения соответствующего пожертвования. Для акцента повторите причину срочности в постскриптуме или призыве к действию.
Будьте лаконичны
Старайтесь, чтобы ваше письмо о сборе средств было как можно короче, позволяя содержанию определять его длину. Чтобы привлечь внимание читателя и избежать путаницы, включайте только необходимую информацию. Используйте пустое пространство, чтобы разбить большие блоки текста и сделать письмо легко читаемым.
Преимущества эффективного письма о сборе средств
В то время как некоммерческие организации могут собирать деньги разными способами, в том числе с помощью благотворительных акций, телефонных звонков и онлайн-усилий, эффективное письмо о сборе средств предлагает следующие преимущества:
Не требует физической встречи
Письмо о сборе средств позволяет вам связаться с донором, не встречаясь с ним и не звоня ему. Получатели получают полное представление о проблеме, которую вы стремитесь решить, и решают, стоит ли дело их ресурсов. Это практичный вариант для охвата большой аудитории.
Экономит время и усилия
В отличие от таких стратегий, как специальные мероприятия и капитальные кампании, которые требуют месяцев тщательного планирования, письма о сборе средств готовятся быстро и легко. Вы можете планировать, создавать и отправлять их по почте за дни или недели, а не за месяцы. Организация может получать пожертвования в течение нескольких дней по почте.
Укрепляет существующие отношения
Хотя банкеты и кампании по сбору средств являются отличным способом сбора средств для общения со сторонниками, они могут занимать много времени, быть дорогими и сложными для частой организации. Письма о сборе средств и методы коммуникации, такие как информационные бюллетени, являются практическими вариантами для укрепления доверия и отношений с донорами. Они также помогают информировать доноров о последних событиях практически бесплатно для некоммерческой организации.
Эффективно общается
Варианты сбора средств, такие как телекоммуникации, требуют, чтобы получатель находился рядом со своим телефоном. Личные мероприятия требуют, чтобы расписание человека было свободным, чтобы они могли присутствовать. С письмами по сбору средств получатель может прочитать сообщение и ответить в любое время. Все, что вам нужно, это хорошо написанное письмо и действующий адрес.
Образец письма о сборе средств
Вот шаблон для создания эффективного письма о сборе средств, чтобы вы могли понять процесс и получить вдохновение для написания собственного:
[Date]
[Name]
[Organization]
[Street]
[City, State ZIP]
дорогая [recipient’s name],
[Start the letter with an emotional story to get the reader’s attention. Ensure it’s relevant to the individual to reduce the bystander effect.]
Есть [list problems the organization aims to solve]. Хотя мы уже [insert the current solutions your nonprofit performs]мы желаем вашей помощи в выполнении [new solution].
Вы можете помочь в [Insert the mission or project that requires support]. Ваша помощь имеет решающее значение в решении этой насущной проблемы.
Не могли бы вы рассмотреть возможность пожертвования [amount] чтобы помочь нам [state the impact you wish to make]?
Ваше пожертвование существенно влияет [the subjects or individuals involved] и будет использоваться для [insert projected accomplishments]. Вы можете сделать пожертвование онлайн на [website]позвоните нам по [phone number] или отправьте чек в предварительно проштампованном конверте, вложенном в ваше письмо.
Искренне,
[Signature of the sender]
[Typed name of the sender]
PS, [Repeat your call to action].
Образец письма о сборе средств
Приведенный ниже пример взят из некоммерческой организации, которой требуется финансовая поддержка приютов для животных:
12 декабря 2021 г.
Джули Дубачер
Кормление результатов
15 Карловы Вары
Цинциннати, Огайо, 45226
Уважаемый доктор Эмма Райан,
Когда я путешествую по приютам для животных, меня всегда шокирует, когда волонтеры привозят слабых и голодных животных. Это печальное зрелище я никогда не забуду. Мы всегда следуем цели нашего путешествия, предлагая помощь нуждающимся животным в этом районе. Наша награда — это счастливые, здоровые питомцы, которых усыновляют и которые присоединяются к своим новым семьям.
В такие моменты нам напоминают о влиянии того, что мы делаем, и о том, как ваш финансовый вклад может помочь этим животным жить лучше.
В настоящее время миллионы домашних животных ежегодно выбрасываются или отдаются в приюты. Хотя мы уже выделяем большую часть наших ресурсов на кормление и уход почти за миллионом кошек и собак ежегодно, нам нужна ваша помощь, чтобы привлечь еще больше достойных животных.
Вы можете оказать финансовую помощь в поддержке нашей миссии по снабжению продовольствием и медикаментами 500 приютов в этом году, тем самым удвоив наше влияние. Ваша помощь имеет решающее значение для решения острого продовольственного кризиса на этом континенте.
Не могли бы вы помочь нам собрать 754 000 долларов до Нового года, чтобы помочь заботиться об этих уязвимых животных?
Ваше пожертвование значительно повлияет примерно на 1 миллион кошек и собак. Сто процентов вашего вклада будут использованы для обеспечения продовольствием и медикаментами. Вы можете сделать пожертвование онлайн на Feedingrescues.org, позвонить нам по телефону 583-959-1002 или отправить чек в предварительно проштампованном конверте, включенном в ваше письмо.
Искренне,
Джули Дубачер
PS, пожалуйста, поддержите это дело до начала нового года.