Как написать письмо о результатах работы сотрудника (с примером)

24 июня 2021 г.

При надзоре за многими сотрудниками в компании иногда наиболее эффективным способом дать им отзыв об их работе является предоставление им писем о производительности сотрудников. Вы можете писать их ежегодно или чаще, в зависимости от количества сотрудников в вашей компании. Предоставление вашим сотрудникам ваших профессиональных обзоров обеспечивает честную оценку их общей эффективности в их роли и показывает, что вы нашли время, чтобы рассмотреть их сильные стороны и пути, которые они могут улучшить.

В этой статье мы обсудим, что такое письмо о производительности сотрудника, в каких ситуациях требуется письмо о производительности и как написать письмо о производительности сотрудника за шесть шагов, а также предоставить шаблон и образец письма о производительности сотрудника.

Что такое письмо о результатах работы сотрудника?

Письмо о производительности сотрудника — это письмо, написанное руководителем сотрудника, в котором оценивается эффективность его работы с момента последней проверки. Получение письма об эффективности позволяет работодателям признать вклад сотрудников в успех компании. Он также показывает сотрудникам области, в которых они могут улучшиться, и может давать предложения о том, как сделать эти улучшения.

В каких ситуациях требуется письмо о результатах работы сотрудника?

Есть несколько различных сценариев, в которых менеджер может написать письмо о производительности для своего сотрудника:

• Замена формальной аттестации: если руководитель не проводит формальной аттестации, зачастую руководитель пишет аттестацию. Он охватывает такие темы, как заметные сильные и слабые стороны сотрудника с момента его последней проверки.

• Признание достижений: менеджеры также могут писать письма о результатах работы, чтобы отметить сотрудника за достижение, как способ формального признания работника.

• Отправка предупреждения: перед отправкой письма-предупреждения руководитель обычно неформально обсуждает с сотрудником его поведение на рабочем месте. Если их производительность не улучшается, некоторые менеджеры предпочитают отправить письмо с выговором или предупреждением в качестве формального продолжения, прежде чем предпринимать более серьезные действия.

Как написать письмо о результатах работы сотрудника

Вот список шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо о производительности, в котором ваш сотрудник получит числовые оценки в различных областях производительности труда. Он также содержит раздел, в котором вы можете добавить свои личные комментарии относительно выставленных оценок:

1. Начните со стандартного приветствия

Первая часть вашего письма о работе сотрудника начинается с приветствия. Вы можете начать с обращения к получателю письма с формальным приветствием, например: «Уважаемый мистер Перес». Это позволяет сотруднику знать, что следующая информация относится к нему.

2. Объясните причину письма

Первый абзац после приветствия вводит аргументацию письма о производительности. Важно обсудить, почему письмо необходимо, чтобы сотрудник понял ситуацию. Например, вы можете написать: «Вместо личных обзоров в этом квартале мы решили предоставить письменные оценки вашей последней работы». Объяснив причину письма, вы также можете указать даты периода работы, в котором вы пишете.

3. Укажите числовые оценки

Если вы пишете общее письмо о характеристиках работы, вы можете включить шкалу оценок, которая объясняет, что означает каждое числовое значение при оценке различных категорий работы. Например, если вы оцениваете по шкале от одного до пяти, попробуйте написать, что означает каждое конкретное число. Пятерка может означать, что их выступление в этой категории превосходно. Тройка может продемонстрировать, что сотрудник оправдал ожидания, но не превзошел их.

После того, как вы написали ключ, объясняющий, что представляет каждое число на шкале, вы можете решить, какие категории работы вы используете для измерения производительности. Некоторые типичные разделы включают качество работы, навыки межличностного общения, общение и профессиональные знания. Для каждой категории, которую вы используете в своем письме об оценке эффективности, укажите числовую оценку, используя созданную вами шкалу. Рядом с каждым номером вы можете написать краткое описание того, почему они набрали этот номер.

4. Добавьте комментарии супервайзера

Следующий раздел дает вам возможность уточнить оценки, которые вы поставили в предыдущем разделе. Этот раздел различается по длине, но вы можете написать один абзац об их успехах в категориях, которые вы набрали, и еще один абзац о том, как сотрудник может стать лучше в будущем. После того, как вы закончите обзор, вы можете закончить письмо кратким заключительным абзацем, который позволит сотруднику понять, что он может связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы относительно письма.

5. Завершите профессиональное закрытие

Профессиональное закрытие включает такие подписи, как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «С уважением», за которыми следует ваше имя. Если вы отдаете бумажную копию письма сотруднику, оставьте достаточно места между подписью и вашим напечатанным именем, чтобы вы могли поставить свою подпись от руки. Если сотрудник будет получать письмо по электронной почте, нет необходимости оставлять это дополнительное место.

6. Корректировка перед отправкой

Прежде чем отправить письмо своему сотруднику, выделите несколько минут, чтобы прочитать его, чтобы определить, кратко ли в нем сказано все, что вы хотели. Вы также можете проверить наличие ошибок в орфографии, пунктуации и использовании заглавных букв.

Образец письма о результатах работы сотрудника

Вот образец шаблона письма о результатах работы сотрудника, на который вы можете обратить внимание при создании собственного письма:

Дорогой [Recipient],

[Write a short introduction paragraph that explains your reason for writing the performance letter and introduces the scoring guide you plan to use to rate their performance in different categories.]

[Scoring number]—[Explanation of what that number represents in relation to their performance.]
[Scoring number]—[Explanation of what that number represents in relation to their performance.]
[Scoring number]—[Explanation of what that number represents in relation to their performance.]

[Job performance category]—[Number score]: [Brief explanation of why you gave that score]
[Job performance category]—[Number score]: [Brief explanation of why you gave that score]
[Job performance category]—[Number score]: [Brief explanation of why you gave that score]

[This section includes general comments you have towards their overall performance in the categories listed above. You can include specific instances of the employee’s strengths and weaknesses.]

[Consider adding a brief closing paragraph with your contact information.]

[Formal closing],
[Your name]

Образец письма о результатах работы сотрудника

Вот образец письма о результатах работы сотрудника, которое вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного:

Уважаемый мистер Джонсон,

Это письмо включает оценку вашей работы за период с 8 января 2021 г. по 30 мая 2021 г. Вас оценивают в таких областях, как качество работы, навыки общения и межличностного общения, а также профессиональные знания. Чтобы оценить вас в вышеупомянутых областях, я использовал следующую шкалу:

• 5 превосходит ожидания — Сотрудник превосходит обычные ожидания во всех обязанностях.

• 4 выше ожиданий — Сотрудник успешно выполняет свои обязанности и превосходит ожидания в некоторых областях.

• 3 соответствует ожиданиям — Сотрудник соответствует ожиданиям в своих ожидаемых обязанностях.

• 2 ниже ожидаемого — сотрудник не соответствует ожиданиям в одной или нескольких областях.

• 1 неудовлетворительно — работа сотрудника неприемлема и требует немедленного внимания.

Качество работы — 5: г-н Джонсон всегда образцово работает. Он задает вопросы, если это необходимо, чтобы избежать путаницы, и проверяет свою работу на отсутствие ошибок перед отправкой.

Навыки межличностного общения и общение — 4: Общение г-на Джонсона со своей командой улучшилось со времени его последнего письма о результатах работы. Его способность объяснять сложную информацию другим таким образом, чтобы они лучше понимали и могли действовать, увеличилась согласно отзывам его команды.

Профессиональные знания — 4: г-н Джонсон расширил свое понимание и общие знания о своей роли в компании. Благодаря постоянным усилиям, направленным на то, чтобы больше узнать о своем ремесле, у него есть потенциал для карьерного роста.

Г-н Джонсон продолжает хорошо выполнять свою роль менеджера по маркетингу с момента его повышения в июне 2020 года. Качество работы, которую он выполняет со своей командой, всегда превосходит ожидания. Он тратит много времени и усилий, объясняя роли и ожидания в проекте, и всегда готов ответить на вопросы или решить любые проблемы.

Рекомендуемые области внимания включают в себя дальнейшее изучение того, что влечет за собой его роль, и участие в более крупных проектах в будущем. В компании есть возможности для профессионального развития, о которых он может узнать, чтобы быть в курсе предстоящих маркетинговых тенденций. Я бы хотел, чтобы он больше узнал об этих тенденциях и познакомил с ними свою команду, чтобы они могли реализовать их в своих будущих проектах.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите обсудить какие-либо аспекты вашего обзора, пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы мы могли назначить время для встречи. Мой прямой номер 555-555-555 доб.123. Спасибо за всю вашу постоянную тяжелую работу.

С уважением,
Шерил Дэвис