Как написать письмо о повышении (с шаблоном и примером)

25 ноября 2021 г.

Одной из ваших обязанностей как менеджера является написание писем с уведомлением о повышении заработной платы вашим сотрудникам. Написание эффективного письма о повышении информирует ваших сотрудников о повышении их заработной платы, что может отражать вашу признательность за их тяжелую работу или компенсацию за то, что они берут на себя больше обязанностей. Изучение писем о повышении и того, как их писать, может помочь вам успешно сообщить своим сотрудникам о повышении заработной платы. В этой статье мы объясним, что такое письмо о повышении, наметим шаги по его написанию и поможем вам написать собственное письмо с помощью шаблона и примера.

Что такое повышающее письмо?

Письмо о повышении — это документ, который менеджер пишет, чтобы сообщить сотруднику, когда он заработал повышение заработной платы. В нем содержится подробная информация о сумме повышения и о том, почему сотрудник ее заработал. Письма-подъемы служат формальными документами, которые работодатель может использовать в качестве записи для дальнейшего использования. Они документируют любые обсуждения, которые менеджер провел с сотрудником по поводу повышения заработной платы, и содержат подробную информацию о повышении и любых изменениях в обязанностях сотрудника на рабочем месте.

Как написать письмо о повышении

Вот шаги, как написать эффективное письмо о повышении:

1. Знайте, что включить в письмо о повышении

Большинство рейз-письмов состоят из трех-четырех абзацев. Они включают введение, основную часть и заключение. Поскольку они написаны в формате письма, они также включают заголовок, профессиональное приветствие, закрытие и подпись. В большинстве писем о повышении используется профессиональный тон, хотя этот тон может варьироваться в зависимости от культуры вашей работы. Например, если вы работаете в малом бизнесе с небольшим количеством сотрудников и непринужденной атмосферой, вы можете использовать менее формальный тон, чтобы лучше соответствовать культуре вашей компании.

2. Создайте план вашего письма

Наличие четкого плана может помочь вам сохранить ваше письмо организованным и профессиональным. Вы можете использовать шаблон письма для своего плана или адаптировать шаблон в соответствии с вашими конкретными потребностями. На этом этапе процесса написания подумайте, какой длины вы хотите, чтобы письмо было. Вы можете создавать разделы для каждого абзаца и включать несколько заметок, касающихся фокуса каждого абзаца, чтобы вы могли легко заполнить содержимое позже.

Планирование — отличный способ упорядочить свой контент и определить, что включить в письмо о повышении. Когда вы устанавливаете четкую цель для каждого раздела и абзаца вашего письма, это может помочь вашему письму оставаться сфокусированным. Кроме того, создание плана может помочь вам лучше управлять своим временем. Когда у вас есть план, вы можете тратить меньше времени на мозговой штурм контента во время написания или реорганизацию своего письма после того, как закончите.

3. Адресуйте письмо сотруднику

Заголовок обычно включает дату, ваше имя, почтовый адрес вашей компании, номер телефона компании и ваш служебный адрес электронной почты. Он также включает имя и фамилию вашего сотрудника и его почтовый адрес. В некоторых случаях, например, если вы работаете в крупной организации, вы также можете задокументировать должность сотрудника или отдел. Эти сведения подтверждают, что вы отправляете официальное письмо от имени компании и что письмо доставлено правильному получателю. После заголовка обратитесь к сотруднику с вежливым приветствием.

4. Напишите краткое введение

Обычно начинают с прямого заявления, информирующего сотрудника о том, что он получил повышение заработной платы на определенную сумму и что повышение начинается с определенной даты. Вы также можете включить одно или два предложения, которые информируют их о том, где и как убедиться, что они получают правильную сумму в своей зарплате на основе их новой годовой заработной платы. Например, вы можете предложить им обращаться в отдел кадров с любыми вопросами, касающимися их зарплаты. Большинство вводных абзацев включают от одного до трех предложений.

5. Составьте текст письма

Хотя большинство писем о повышении зарплаты короткие, вам может потребоваться включить более одного абзаца, чтобы объяснить, почему сотрудник заработал повышение, и какие дополнительные ожидания вы возлагаете на него. Например, вы можете написать абзац о встрече с ними по поводу потенциального повышения. В следующем абзаце могут быть указаны любые дополнительные обязанности или навыки, которые они привнесли в вашу команду. В третьем абзаце можно описать любые будущие цели, которые вы ставите перед ними. Большинство основных абзацев включают от трех до четырех предложений, посвященных одной теме.

6. Закончите письмо кратким выводом

В заключении можно резюмировать ключевые детали письма и выразить благодарность за усердную работу и самоотверженность вашего сотрудника. Несколько слов, выражающих вашу благодарность, могут помочь вашему сотруднику почувствовать, что его ценят и заслуживают повышения зарплаты. Заключительный абзац обычно состоит из трех предложений или меньше. После вашего заключения предложите профессиональное завершение, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» и свою подпись.

7. Откорректируйте и отредактируйте письмо

После завершения письма потратьте некоторое время на его проверку на предмет тона, организованности и профессионализма. Убедитесь, что каждый абзац имеет логическую структуру и фокусируется на одной теме за раз. Оцените, включили ли вы всю необходимую информацию в письмо и можете ли вы вырезать любую информацию для краткости. Кроме того, просмотрите свое письмо на предмет профессионального тона. Вы можете продемонстрировать профессионализм, используя формальный язык, произнося слова по буквам вместо использования сокращений и следя за тем, чтобы в вашем письме не было мелких грамматических и орфографических ошибок.

В качестве стратегии проверки подумайте о том, чтобы прочитать письмо вслух самому себе. Чтение вслух может помочь вам обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили, просматривая написанное про себя. Если у вас есть время, откажитесь от письма на несколько часов или на ночь. Прочитав его позднее, вы сможете обнаружить другие ошибки. Несмотря на то, что другой человек вычитывает ваш текст для вас, может быть отличной стратегией, возможно, лучше прочитать письмо о повышении самому себе, чтобы сохранить информацию о доходах вашего сотрудника в тайне.

Поднимите шаблон письма

Вот шаблон, который поможет вам написать собственное письмо о повышении:

[Date]

[Your first and last names]
[Company street address]
[Company phone number or your work phone number]
[Your company email address]

[Employee’s first and last names]
[Optional: employee’s job title or department]
[Employee’s street address]

дорогая [Employee’s first name]:

Это письмо подтверждает, что после проверки ваша зарплата была увеличена с [amount] к [amount] за [time period]. Повышение заработной платы вступает в силу с Tue, 10 Jan 2023 10:29:18 +0000 и повышенная заработная плата появится в вашей зарплатной ведомости, начиная Tue, 10 Jan 2023 10:29:18 +0000.

[Write one to three paragraphs regarding the reason for the raise and your expectations.]

Поздравляем с заслуженным повышением зарплаты. Мы рады наградить вас этим повышением заработной платы в знак благодарности за вашу непрерывную усердную работу от имени нашей компании. Спасибо за лояльность и профессионализм.

С наилучшими пожеланиями,
[Your name]

Пример поднятой буквы

Вот пример письма о повышении, которое поможет вам написать собственное:

21 ноября 2021 г.

Бенджамин Ворхиз
1432 Научный парк Мэйплвуд
976-009-1653
benjamin.vorhies@maplewoodlabs.com

Луи Ортега-Мартинес
Ассоциация Клинических Исследований
987 Гроув Парк Лейн

Дорогой Луи:

Это письмо подтверждает, что после проверки ваша зарплата была увеличена с 58 000 долларов США в год до 59 950 долларов США в год. Повышение вашей заработной платы вступает в силу с 1 декабря, а повышенная заработная плата появится в вашей зарплатной ведомости с 15 декабря.

Как обсуждалось на встрече в пятницу, мы предоставляем это повышение зарплаты благодаря вашему успеху в перевыполнении всех целей вашего отдела за последние два квартала. Кроме того, ваша приверженность командной работе привела к нескольким значительным улучшениям в наших рабочих процессах, что позволило нашему отделу расширить спектр своих услуг с тех пор, как вы присоединились к нашей команде в прошлом году.

Ваша работа над нашим текущим исследовательским проектом подает большие надежды, и мы благодарны за то, что кто-то с вашими знаниями и уровнем профессионализма работает в нашей компании. Отчеты, которые вы отправляете по каждому этапу проекта, являются одними из самых полных в вашей команде.

Поздравляем с заслуженным повышением зарплаты. Мы рады наградить вас этим повышением заработной платы в знак благодарности за вашу непрерывную усердную работу от имени нашей компании. Спасибо за лояльность и профессионализм.

С наилучшими пожеланиями,
Бенджамин Ворхиз