Как написать письмо о декретном отпуске вне офиса

7 марта 2022 г.

Если вы планируете уйти в декретный отпуск, важно заранее настроить автоответчик. Хорошо написанное сообщение о декретном отпуске вне офиса передает необходимую информацию клиентам, клиентам и коллегам в профессиональном и полезном тоне.

В этой статье мы обсудим, что такое сообщение об отпуске по беременности и родам, и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать его, и мы предлагаем шаблон и примеры, которые помогут вам создать собственное сообщение.

Какова цель внеслужебного сообщения об отпуске по беременности и родам?

Сообщение о декретном отпуске сообщает, что вы в настоящее время недоступны, устанавливает ожидания относительно того, когда вы вернетесь в офис и с кем можно связаться в ваше отсутствие.

Это сообщение об отсутствии на рабочем месте поддерживает профессиональный поток связи с вашим офисом и избавляет вас от необходимости отвечать на электронные письма, когда вы находитесь в декретном отпуске.

Создавая это сообщение заблаговременно до отпуска по беременности и родам, вы готовы к тому, что вам, возможно, придется уйти в отпуск раньше.

Как написать декретный отпуск вне офиса

Вот основные шаги, которые вы должны предпринять, чтобы написать сообщение об отпуске по беременности и родам:

1. Подумайте о том, чтобы упомянуть, почему вы отсутствуете

Сначала вы должны решить, будете ли вы сообщать причину вашего отсутствия на работе. Вы можете прямо сказать, что находитесь в декретном отпуске, или просто сказать, что вас нет в офисе в течение длительного периода времени. В конечном счете, это решение зависит от вас.

2. Добавьте дату вашего возвращения, дату, когда вы вернетесь

Важно указать дату, когда вы вернетесь в офис. Если вы не знаете точную дату возвращения, вы можете включить общую оценку, например, середину октября, чтобы человек, с которым вы связались, мог решить, нужно ли ему связаться с кем-то еще в ваше отсутствие.

3. Решите, будете ли вы проверять электронную почту

Решите, будете ли вы время от времени проверять электронную почту (например, для специального клиента) или вообще не будете ее читать. Если вы намерены оставаться в той или иной степени вовлеченными в свою работу, пока вы находитесь в декретном отпуске, важно установить ожидания в отношении уровня участия, которого другие могут ожидать от вас. Например, вы можете указать, будете ли вы проверять свою электронную почту время от времени или еженедельно. Вы также можете указать отправителю указать «СРОЧНО» в строке темы, если письмо требует быстрого ответа.

Независимо от того, насколько вовлеченным вы хотите быть, ключ в том, чтобы заранее установить ожидания и границы. Таким образом, ваши коллеги и любые клиенты понимают, чего ожидать, пока вас нет.

4. Определите точку контакта

Первый шаг, который нужно сделать при создании ответа об отсутствии на работе, — определить, кто возьмет на себя ваши обязанности, пока вы находитесь в декретном отпуске. В зависимости от того, как распределяется ваша рабочая нагрузка, вы можете включить в свой автоответ информацию для нескольких человек. Это поможет отправителю электронной почты убедиться, что он связался с нужным человеком.

Например, вы можете написать: «По вопросам клиентов обращайтесь к Стивену Грину по адресу steven@email.com. С новыми запросами клиентов обращайтесь к Эрин Майерс по адресу erin@email.com. По всем остальным вопросам обращайтесь к Майклу по адресу michael@email. ком.

Убедитесь, что ваши контактные лица знают, что вы включаете их информацию в свое электронное письмо. Если вы не уверены, кто возьмет на себя вашу работу, или если вы не хотите указывать конкретных людей, уточните у своего руководителя, какую информацию следует включать в ваше электронное письмо.

Образец декретного отпуска вне офиса

Вот шаблон, который вы можете использовать при создании ответа об отсутствии на рабочем месте в декретном отпуске:

Спасибо за ваше письмо. я буду вне офиса [on maternity leave] до Tue, 10 Jan 2023 10:23:15 +0000.

[I’ll be checking my email weekly/monthly/periodically. Please re-send messages you need me to review with URGENT in the subject line and I’ll get back to you as soon as I can.]

Если вам нужна срочная помощь, обращайтесь [name] в [email/phone number]. [Provide the contact information of others who can be contacted depending on the project or specific need].

Всего наилучшего,
[Name]

Образец сообщения об отпуске по уходу за ребенком вне офиса

Вот несколько примеров ответов об отсутствии на рабочем месте в декретном отпуске:

Сообщения об отсутствии на рабочем месте для полного отключения

Если вы планируете полностью отключиться от своей работы во время отпуска по беременности и родам, вот три примера писем, которые вы можете использовать для создания своих собственных:

Пример 1:

Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе в декретном отпуске до 4 марта, и я не буду проверять почту, пока меня не будет.

Если вам нужно предварительное предложение по графическому дизайну, свяжитесь с Марком, членом нашего отдела продаж, по адресу mark@email.com. Если вы являетесь текущим клиентом, и мы работаем над вашим веб-сайтом или другим проектом для вас, обратитесь к представителю службы поддержки клиентов или напишите Джессике по адресу jessica@email.com. По всем остальным вопросам обращайтесь в нашу службу поддержки по адресу support@email.com.

Если ваше сообщение не является срочным, не стесняйтесь повторно отправить это сообщение в феврале, так как я снова начну проверять сообщения в это время.

С уважением,
Аманда Джейкоб

Пример 2:

Спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь в декретном отпуске до 12 марта и буду только периодически проверять электронную почту, пока меня нет.

Если вам требуется немедленное внимание со стороны нашей команды, свяжитесь с Марком Дженсеном по адресу Mark@email.com или обратитесь в нашу службу поддержки по адресу service@email.com или по телефону 555-555-5555. По общим вопросам продаж, пожалуйста, напишите Энди Коулману по адресу andy@email.com.

В противном случае я верну ваше письмо, когда вернусь в офис.

Лучший,
Аманда

Пример 3:

Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе в длительном отпуске до 15 января, и у меня будет ограниченный доступ к электронной почте. Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с Марком Майерсом по адресу mark@email.com.

Лучший,
Кэрри

Сообщение об отсутствии на работе, чтобы оставаться на связи

Вот пример сообщения об отсутствии на работе, если вы планируете оставаться на связи во время отпуска по беременности и родам.

Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе до 15 января.

Я планирую проверять почту раз в неделю и могу ответить на любые несрочные вопросы. По любым срочным вопросам, требующим немедленного ответа, обращайтесь к моему коллеге Адаму Уайту по адресу adam@email.com или по телефону 555-555-5555.

С наилучшими пожеланиями,
Бриттани Майерс