Как написать письмо, чтобы сообщить о смерти сотрудника
Когда кто-то из вашей команды умирает, очень важно поделиться с другими новостями с уважением, чтобы они могли скорбеть должным образом. Написание уважительного и чуткого письма — это хорошая стратегия, чтобы поделиться смертью члена команды с вашими сотрудниками и дать им возможность выразить соболезнования или задать вопросы. Тщательный выбор языка и продуманность при написании такого типа письма-объявления могут утешить вашу команду в трудные времена.
В этой статье мы объясняем важность отправки письма для информирования других о смерти сотрудника, рассказываем о том, как его написать, и приводим примеры для использования в качестве модели.
Почему важно отправить письмо с уведомлением о смерти сотрудника?
Когда сотрудник умирает, уважительное информирование всех важно по нескольким ключевым причинам, в том числе:
Прозрачность: каждый в команде должен знать, что один из их коллег умер. Отправив письмо и проинформировав их сразу же, вы сможете уберечь их от шока и узнать об этом из другого источника информации позже.
Уважение: отправка письма также свидетельствует об уважении к умершему и его семье. Это показывает, что вы достаточно цените их вклад в компанию, чтобы поделиться памятным посланием.
Поддержка: когда кто-то из вашей команды умирает, это может повлиять на других сотрудников. Отправка письма может дать вам возможность поделиться ресурсами и оказать поддержку тем, кто скорбит о потере.
Связанный: [How To Take Bereavement Leave](https://buom.ru/career-advice/career-development/how-to-take-bereavement-leave)
Как написать письмо, чтобы сообщить своей команде о смерти сотрудника
Как только вы получите разрешение от ближайших родственников умершего сотрудника, пришло время сообщить вашей команде об их смерти. Вот несколько основных рекомендаций, которые следует использовать при подготовке письма, объясняющего, что один из членов вашей команды умер:
1. Используйте прямую, серьезную тему
Отправляя электронное письмо с сообщением о смерти члена вашей команды, начните со строки темы, указывающей на серьезную и срочную тему. Используйте мрачный тон, чтобы все, кто получает электронное письмо, знали, что это не стандартное рабочее электронное письмо. Ссылаясь на то, что кто-то в компании умер, вы можете упомянуть потерю члена команды или имя сотрудника. Вот несколько примеров тем:
Кончина Гаррета Уотсона
Объявление об уходе любимого сотрудника
Оплакивая смерть Кейтлин Макки
Скончался ценный член команды Рэйвен Ламберт
2. Сообщить о смерти работника
Используйте первые несколько предложений письма, чтобы сообщить команде имя умершего сотрудника и дату его смерти. Будьте прямолинейны при обмене информацией, но также будьте внимательны при выборе языка. Вы можете признать, что ситуация грустная, и в то же время четко сообщить факты. Во время объявления упомяните о печали, поделившись информацией, чтобы сопереживать ситуации.
Вот некоторые примеры:
С большой грустью я сообщаю, что в понедельник семья Джордана Уайта сообщила нам о его смерти в минувшие выходные. Мы все чувствуем влияние его потери.
8 сентября 2021 года наша команда понесла тяжелую утрату, когда Пайпер Джозеф погибла в результате несчастного случая. Мы понимаем шок и трагедию внезапной потери Пайпер, и наши мысли с ее семьей и друзьями в это трудное время.
С сожалением сообщаем вам о смерти нашего уважаемого менеджера по маркетингу Шарлин Уильямс. Она умерла естественной смертью во сне 16 октября, у нее остались две дочери и трое внуков.
Связанный: [How To Write a Bad News Email (With Steps and Examples)](https://buom.ru/career-advice/career-development/bad-news-email-example)
3. Включайте только соответствующие детали
При написании письма указывайте только те детали, которые уместны и актуальны. Прежде чем отправить письмо, поговорите с семьей покойного или его ближайшими родственниками, чтобы определить, какой информацией они хотят, чтобы вы поделились. Некоторым людям может быть удобно, если вы расскажете о причине смерти их близкого человека, в то время как другие могут захотеть, чтобы эта информация оставалась конфиденциальной. Помните, что ваша главная цель при написании письма — проявить уважение, поэтому очень важно обсудить с семьей, какие детали включить в письмо.
Если вы указываете в письме причину смерти, кратко упомяните ее. Включение слишком большого количества деталей может отвлечь от других аспектов письма, таких как празднование достижений сотрудника или обмен ресурсами для поддержки. Используйте свое лучшее суждение о том, как обсуждать сложные темы.
4. Подумайте о положительных качествах члена команды
Поделитесь некоторыми биографическими данными о члене команды и поделитесь некоторыми положительными подробностями о жизни и карьере человека. Вы можете обсудить их роль в компании, некоторые из их самых больших достижений или аспекты их личности, которые произвели впечатление на других членов команды. Если у вас есть информация об их личной жизни, вы также можете упомянуть оставшихся в живых членов семьи и личные увлечения. Объясните, как вы и другие сотрудники будете скучать по этому человеку и его присутствию в команде.
5. Расскажите подробности о похоронах или приеме
Если семья попросила вас пригласить их коллег на похороны, просмотр, прием или другое памятное мероприятие, укажите подробности в письме. Перечислите информацию о дате, времени и любых других соответствующих деталях события. Некоторые рабочие места могут предлагать свободное время во время работы, чтобы посетить памятные мероприятия или даже иметь автобазу, чтобы люди могли пользоваться транспортом. Согласуйте эти детали в отдельном абзаце от первоначального объявления.
6. Объясните приспособления на рабочем месте
Признайте, что многие люди в вашей команде могут иметь личную связь с умершим, и объявление об их смерти может оказать значительное влияние. Если ваша организация предлагает какие-либо приспособления для поддержки команды в это трудное время, сообщите об этом в письме. Вы можете объяснить, что любой может связаться с отделом кадров, чтобы попросить поддержки или поделиться конкретными ресурсами, такими как доступ к консультанту персонала или программе помощи сотрудникам. Подтвердите эмоции членов вашей команды и объясните, что компания здесь, чтобы оказать помощь в процессе траура.
Связанный: [What Is EAP? Employee Assistance Program Definition, Benefits and How It Works](https://buom.ru/career-advice/career-development/employee-assistance-program)
7. Координируйте любые усилия для своей семьи
Вы можете организовать подарок или открытку для семьи умершего, чтобы выразить свое сочувствие к их утрате. Если вы планируете что-то отправить, вы можете объяснить, что открытка доступна для подписи. Опишите местонахождение карточки и укажите крайний срок, к которому любой желающий принять участие должен подписать или написать записку.
8. Закончите добрым сообщением
Завершите заметку сочувственным сообщением. Закрывая письмо, будьте уважительны и поймите, что некоторые люди, получающие записку, могут быть близкими друзьями покойного, а другие могут быть только знакомыми. Призываем всех поддерживать друг друга и заботиться о собственном благополучии в это печальное время. В конце письма подпишитесь своим именем.
Связанный: [50 Condolence Messages To Send a Coworker](https://buom.ru/career-advice/career-development/condolence-message-to-coworker)
Образец письма о смерти сотрудника
Используйте этот шаблон в качестве плана для вашего письма-объявления:
дорогой [company name] штат сотрудников,
С прискорбием сообщаем, что узнали о смерти [employee name] на Tue, 10 Jan 2023 12:20:23 +0000. Они были ценным членом нашего [department] команда, и мы будем скучать по ним [characteristics]. Они пережили [family members] и мы просим вас выразить свои мысли и соболезнования их семье в это трудное время.
У нас есть карточка в комнате отдыха, которую вы можете подписать. Tue, 10 Jan 2023 12:20:23 +0000. Их семья устроила публичный мемориал на следующей неделе. Tue, 10 Jan 2023 12:20:23 +0000 и все желающие могут принять участие.
[Name] был любимым членом [company] семьи и их смерть – большая потеря. У нас есть консультант отдела кадров для тех, кто ищет поддержки. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если вы хотите с кем-то поговорить в это время.
Мы выражаем наше глубокое сочувствие всем, кого затронула эта трагедия.
Искренне,
[Your name]
Образец письма о смерти сотрудника
Вот несколько примеров писем о смерти кого-то из вашей команды:
Пример 1
Уважаемые сотрудники Blueheart Solutions!
С глубоким прискорбием сообщаю, что Ивонн Чейни, участница нашей команды на протяжении 10 лет, умерла от сердечного приступа в субботу вечером. На протяжении всего своего пребывания в Blueheart Solutions она демонстрировала мотивацию, стремление и сострадание к другим. Мы уже скучаем по ее доброму духу и творческому складу ума. Выжившая семья Ивонн включает ее мужа, двух сыновей и одну внучку. Мы выражаем им наши соболезнования в течение этого времени и призываем всех подписать открытку сочувствия в комнате отдыха к этой пятнице.
Мы поделимся информацией о мемориальных мероприятиях, как только они станут доступны. Мы призываем всех, кто ищет поддержки или борется со смертью Ивонн, обращаться ко мне или кому-либо из отдела кадров за поддержкой. Компания также предоставляет программу помощи сотрудникам в рамках ваших льгот, которая включает в себя три бесплатных сеанса консультирования.
Мои глубочайшие соболезнования всем, кто знал Ивонн и наслаждался ее ярким присутствием в офисе.
Искренне,
Кори Харрингтон
Менеджер по персоналу
Пример 2
Уважаемая команда Openstrip Technologies,
Я пишу о трагической новости о том, что наш менеджер по работе с клиентами, Пирс Дэвис, неожиданно скончался вчера днем. Их семья попросила о конфиденциальности в это время. Пирс был одним из самых дружелюбных и гостеприимных людей в нашей команде и всегда мог сказать что-нибудь приятное, когда вы проходили мимо их стола в стойке регистрации. Мы знаем, что это шокирующая новость, и мы разделяем наши глубочайшие соболезнования всем, кто знал Пирса.
Доступен мемориальный веб-сайт, на котором вы можете оставлять сообщения в память о жизни Пирса, на которые я ссылаюсь ниже. Вы также можете использовать сайт для обмена сообщениями о поддержке семьи.
В связи с этой неожиданной новостью мы предлагаем дополнительные отгулы всем, кто хочет взять выходной на остаток дня, чтобы обработать смерть Пирса. У нас есть консультации через отдел кадров, поэтому, пожалуйста, дайте нам знать, если вы хотите поговорить с кем-то или вам нужна дополнительная поддержка. Мы надеемся, что сможем положиться друг на друга в это печальное время.
Искренне,
Лаура Патель
Управляющий делами