Как написать отзыв о сотруднике: примеры и советы

11 февраля 2021 г.

Отзывы сотрудников имеют решающее значение для обеспечения того, чтобы сотрудники успешно выполняли свои функции. Это важно не только для работы сотрудника, но и для работы менеджера. Работа менеджера заключается в том, чтобы убедиться, что все сотрудники соответствуют ожиданиям или превосходят их, а проведение обзоров сотрудников позволяет менеджерам оценивать индивидуальную и командную производительность. В этой статье мы дадим советы о том, как написать и провести эффективный обзор производительности.

Что такое обзор сотрудников?

Обзор сотрудников — это когда менеджер и сотрудник встречаются, чтобы обсудить работу сотрудника в течение определенного периода времени. Обычно они проводятся ежегодно, но могут проводиться раз в два года или ежеквартально в зависимости от результатов. Отзывы сотрудников обеспечивают руководство и обратную связь, необходимые для улучшения и роста. То, как менеджеры пишут и представляют эти обзоры, часто может определять, как сотрудники получают и обрабатывают эту информацию.

Как провести аттестацию сотрудников

Рассмотрите эти шаги для завершения тщательной и эффективной проверки вашего сотрудника.

1. Начни сначала

Начиная с даты начала работы сотрудника и заканчивая его работой, помогает установить четкий путь для проверки. Этот процесс позволяет вам и сотруднику размышлять о своей работе и предлагает полезную структуру для обсуждения ожиданий и областей для улучшения. Расскажите о положительных вещах, которые вы заметили, или о том, как сотрудник развился как профессионал.

Пример: «Рэйчел проработала на этой должности один год и показала большой потенциал. Несмотря на то, что в первом квартале она боролась с достижением производственных целей, в последующие месяцы она продемонстрировала стабильное улучшение и продолжает соответствовать производственным ожиданиям и даже превосходить их».

2. Выделите цели

Просмотр предыдущих целей, поставленных перед вашим сотрудником, — полезный способ оценить работу, которую он проделал за определенный период времени. С использованием УМНЫЕ цели (цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени) могут помочь вам обоим не сходить с поставленной задачи. Это должно оставаться основным направлением оценки эффективности работы сотрудников. Добавьте столько деталей, сколько хотите, чтобы прояснить любую путаницу и подтвердить ожидания.

Пример: «Цель 1: повысить производительность на 50%

Лиза продемонстрировала значительное улучшение в прошлом году, увеличив производительность с 70%. Она превзошла эту цель, внедрив эффективные рабочие стратегии, которые обсуждались во время наших встреч, и с течением времени она неуклонно росла».

Для недостигнутых целей или элементов, которые можно было бы улучшить, сформулируйте «что» и «как» для каждой цели, чтобы они выглядели полезными, а не осуждающими. Не забывайте учитывать точку зрения сотрудника и использовать ее, чтобы помочь ему.

Пример: «Цель 2: повысить качество на 50%

Лиза показала некоторое улучшение качества своей работы, но не оправдывает ожиданий, когда дело касается допущенных ошибок. Вместо этого она повысила качество на 40%. Кажется, она улучшилась после внедрения новых методов организации, но все еще может улучшиться в этой области. Благодаря двухнедельным проверкам и упорядоченной системе регистрации документов Лиза может улучшить свое положение для достижения этой цели».

3. Обсудите будущее

Заблаговременное планирование дает вам и вашим сотрудникам преимущество для повышения и поддержания производительности. Просмотрите области, которые ваш сотрудник может улучшить, и поставьте как краткосрочные, так и долгосрочные цели, которые приведут к улучшениям. Сосредоточение внимания на будущем в части обзора может помочь как руководителю, так и сотруднику понять, как эти цели соответствуют видению компании, и помочь вам разобраться, как их достичь в отведенное время. Вместе ставьте достижимые, реалистичные и справедливые цели.

Пример: «Чен значительно улучшил свои цели в этом году, и я уверен, что он сможет достичь еще большего. Отсюда я призываю сотрудника сосредоточиться на следующих краткосрочных целях в течение следующих шести месяцев:

• Волонтерство для индивидуальных проектов и заданий

• Разрешить слежку от коллег, желающих учиться

• Удовлетворить или превзойти производственные ожидания по 30 сделкам в день».

Ни одна цель не является слишком маленькой, и поощрение ваших сотрудников будущими ожиданиями помогает укрепить их способности. Это также служит отличным способом направить обзор к его закрытию.

4. Завершение с поощрением

Поощряя вашего сотрудника подробно рассказывать о своих целях, в ответ будьте подробны с вашими положительными отзывами. Положительное замечание может обеспечить положительную реакцию сотрудника на обратную связь, поэтому используйте этот момент, чтобы сосредоточиться на его способностях, положительных методах работы и всем остальном, что нравится в его работе.

Пример: «В прошлом году Данай продемонстрировала отношение командного игрока, а также сосредоточилась на индивидуальных способах совершенствования. Она остается преданной, пунктуальной и надежной. Проведя дополнительную работу по организации и качеству, Данай находится на пути к тому, чтобы оправдать и превзойти все ожидания. Я уверен, что эти положительные качества будут продолжать расти по мере того, как она будет набираться опыта на этой должности».

5. Завершите с вопросами и комментариями

Открытие обзора для вопросов — это способ заставить сотрудников чувствовать себя ценными, наделенными полномочиями и уверенными в своих ожиданиях от работы. Спросите их, есть ли у них вопросы об их роли, вашей роли или о чем-либо, что может их касаться. Вопросы и ответы обеспечивают безопасность не только для вашего сотрудника, но и для вас. Такая обратная связь позволяет вам обратить внимание на то, как вы и ваш отдел можете лучше поддерживать свою команду.

Оставляя место для вашего сотрудника, чтобы задать вопросы или обсудить причины вашего отзыва, вы способствуете прозрачности и доверию. Например:

• У вас есть какие-либо вопросы или комментарии по поводу вашего обзора?

• Есть ли что-то еще, что вы хотели рассказать?

• Что еще мы можем сделать, чтобы помочь вам расти?

Естественно, у сотрудника действительно могут возникнуть вопросы или опасения, поэтому будьте готовы ответить на них в меру своих возможностей. Они могут спросить следующее:

• Почему я был оценен таким образом?

• Что я могу сделать, чтобы улучшить свою производительность?

• Какие неудачи потенциально могут замедлить этот процесс?

Может быть полезно оставить место в нижней части вашего письменного отзыва, чтобы записать эти вопросы и опасения. По мере того, как ваш сотрудник отвечает, подтверждайте и затрагивайте каждую тему во время разговора и делайте заметки в этом разделе. Это показывает, что вы заинтересованы в том, чтобы слушать и запоминать то, что говорит ваш сотрудник. После встречи отправьте сотруднику обновленную версию отзыва с сделанными вами заметками. Небольшие последующие действия, подобные этому, ценятся сотрудниками и помогают обеим сторонам быть в курсе последних событий.