Как написать отказное письмо (шаблон и примеры)

29 апреля 2021 г.

Многие управленческие обязанности требуют принятия решений, что может привести к отказу в письме с отказом. Понимание деталей, стоящих за отказным письмом, и обстоятельств, которые могут привести к такому отказу, может помочь вам в выполнении повседневных управленческих обязанностей. В этой статье мы рассмотрим, что такое письмо с отказом, когда вы можете ожидать его написания, перечислим шаги для написания письма с отказом и предоставим шаблон и различные примеры.

Что такое отказное письмо?

Письмо-отказ — это письмо, которое вы пишете, отклоняя просьбу сотрудника. Например, вы можете отказать в повышении заработной платы, продвижении по службе, переводе, отпуске или запросе найма. Отклонение запроса гарантирует официальный отказ в виде письма с отказом, в котором объясняется причина отказа. Отправка этого письма по существу вообще закрывает запрос. Письма-отказы сохраняют формальный и позитивный тон и остаются простыми, краткими и дружелюбными по языку. Хотя они часто короткие, их длина может варьироваться в зависимости от контекста.

Когда нужно написать отказное письмо?

Есть много причин, по которым вам может понадобиться написать отказное письмо. Например, у отдела или компании может не быть ресурсов, запрошенных сотрудником, или запрос может прийти не в удобное время. Некоторые сценарии, которые могут привести к тому, что вы напишете отказное письмо, включают:

• Вы уже распределили свой бюджет. Через некоторое время один из ваших сотрудников может попросить вас о повышении зарплаты. Отказ в повышении заработной платы может оказаться сложной задачей, но если вы уже выделили средства к тому времени, когда сотрудник просит о повышении, вам может быть слишком поздно его одобрять.

• Открытых вакансий для повышения нет. Проработав некоторое время в вашей компании, некоторые из ваших сотрудников могут попросить вас о повышении. Даже если сотрудник может справиться с обязанностями, связанными с продвижением по службе, переукомплектование одного отдела и недоукомплектование другого может не принести пользы вашей компании в целом.

• Передача невозможна. Если сотрудник запрашивает перевод в другой отдел или филиал, это требует одобрения как вас, так и других руководителей. Даже если вы готовы перевести сотрудника, вам все равно придется написать отказное письмо, если другой руководитель не согласен с переводом.

• Отпуск может быть неудобен. Сотрудник может попросить отпуск в неудобное время, например, когда в отделе наплыв работы. Если они уходят на длительный период времени, это неизбежно приводит к увеличению работы всех остальных членов их команды. Из-за этого вам может потребоваться отклонить их запрос.

Как написать отказное письмо

Чтобы написать общее отказное письмо, выполните следующие действия:

1. Переформулируйте запрос

Чтобы избежать ненужной путаницы, переформулируйте запрос, сделанный вашим сотрудником, в нескольких коротких предложениях. Поскольку ваш сотрудник, скорее всего, сделал запрос несколько недель или месяцев назад, повторная формулировка напомнит вам и им о запросе, когда вы отправляете им отказ. Также возможно, что запрос изменился с момента отправки письма сотрудником. В конечном счете, отказ, который повторяет запрос, помогает им лучше понять контекст вашего письма.

2. Будьте конкретны

Укажите конкретную причину отказа. Сотрудники могут получить большее удовлетворение от вашего письма — и вы как менеджер — если вы объясните им, почему вы отклонили их запрос. Например, если вы сообщите сотруднику, что другой руководитель отклонил его запрос и что ситуация не полностью находится под вашим контролем, это может помочь ему понять, почему вам пришлось отклонить его запрос.

3. Предложите альтернативу, если это возможно

Если возможно, предложите альтернативное решение запроса сотрудника вскоре после вашего отказа. Например, если сотрудник попросил отпуск на дату, которая не подходит для команды, отдела или компании, подумайте о том, чтобы предложить дату, которая подходит. Запишите эту дату в календаре, если вы собираетесь указать предполагаемую дату в своем письме.

4. Оставайтесь вежливым и профессиональным

Напишите тактичное и профессиональное письмо с отказом, чтобы поддерживать хорошие отношения с вашим сотрудником. Кроме того, будьте краткими, но как можно более подробными, чтобы помочь им понять вашу позицию по поводу отказа. Сохраняйте дружелюбный тон на протяжении всего письма, чтобы облегчить его чтение.

Образцы писем с отказом

Используйте этот шаблон письма с отказом, чтобы составить собственное письмо с отказом:

[Employee’s name]
[Employee address line]

дорогая [Employee’s last name],

[Mention the request and how you considered it in the first sentence. Continue into a brief paragraph mentioning some factors you considered upon making the decision.]

[Write a polite and formal denial of the employee’s request. Continue into a small paragraph summarizing why you’re not fulfilling their request and provide further explanation as needed. Consider including an alternate solution.]

[Thank them for their time and patience with their request.]

Искренне,
[Your name]

Образец отказного письма

Используйте эти образцы писем с отказом, чтобы написать собственное письмо с отказом:

Отказ в отпуске

Рассмотрим следующий образец письма об отказе в предоставлении отпуска:

Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, Северная Каролина 2056

Уважаемый мистер Ванкувер,

Я рассмотрел вашу просьбу об отпуске. Как вы знаете, мы стремимся уложиться в сроки, установленные на этой неделе, до встречи с заинтересованными сторонами. Ваше присутствие и работа очень важны для нас, как и ваш запрос. Это несколько затрудняло принятие решения. Прежде чем принять решение, я проконсультировался с некоторыми коллегами из руководства.

С сожалением сообщаю вам, что я не могу одобрить ваш отпуск в настоящее время. Ваш вклад в этот проект является важным фактором, благодаря которому он добился такого успеха на прошлых встречах. Учитывая предстоящую встречу, лучше всего иметь свой опыт в команде. Однако ближайшая неделя после этой встречи и неделя после нее гораздо больше подходят для отпуска.

Если вы решите отправить запрос либо через неделю после встречи, либо через неделю после встречи, я буду рад принять ваш запрос. Большое спасибо за ваше терпение относительно моего ответа.

Искренне,
Натан Котт

Письмо об отказе в повышении зарплаты

Используйте этот образец письма с отказом в повышении заработной платы, чтобы создать свое собственное:

Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, Северная Каролина 2056

Уважаемый мистер Ванкувер,

Получив ваш запрос о повышении зарплаты, мы долго размышляли. Так как этот год только начался, то же произошло и с распределением бюджета нашей компании. Рассмотрев вашу просьбу, с сожалением сообщаю вам, что не могу выполнить вашу просьбу о повышении заработной платы. Мы уже определились с бюджетными ассигнованиями, и повышение зарплаты мешает этим установленным планам. Однако после окончания текущего квартала я буду рад получить от вас еще одно письмо с просьбой о повышении заработной платы в будущем.

Большое спасибо за ваше время и за ваше терпение в ожидании моего ответа.

Искренне,
Натан Котт

Отказ в приеме на работу кандидата образец

Ниже приведен образец письма об отказе в приеме на работу кандидата, который вы можете использовать для создания собственного письма об отказе:

Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, Северная Каролина 2056

Уважаемый мистер Ванкувер,

Получив ваш запрос на нового кандидата на работу, мы рассмотрели предоставленные вами данные кандидата. На данный момент, хотя мы не нанимаем исключительно для этого отдела, я сделал все возможное, чтобы организовать данные, которые вы предоставили, в поле для соответствующего менеджера отдела. Я ценю ваше сотрудничество и то, что вы предоставили более чем достаточно данных, чем нам требуется для этих наймов.

К сожалению, я должен сообщить вам, что в настоящее время мы не можем нанять этого кандидата. После того, как я ознакомился с его информацией с менеджером отдела, менеджер в конечном итоге принял окончательное решение не продолжать процесс найма. Несмотря на мои попытки продвинуть кандидата, менеджер посчитал, что в данный момент отдел не может нанять сотрудников.

Тем не менее, я настоятельно рекомендую вашему кандидату подать заявку снова, как только у нас появится вакансия. Хотя я не уверен в сроках, я думаю, что он был бы большим подспорьем для отдела, в который он подал заявление. Кроме того, я хотел бы, чтобы вы сообщили ему, что он может подать заявку на некоторые другие наши открытые вакансии, которые могут ему подойти.

Большое спасибо за ваше время и терпение в этом вопросе.

Искренне,
Натан Котт”

Образец заявления об отказе в аренде

Ниже приведен образец письма об отказе в аренде, который вы можете использовать для создания собственного письма об отказе:

Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, Северная Каролина 2056

Уважаемый мистер Ванкувер,

Благодарим Вас за интерес к нашей аренде недвижимости. После тщательного рассмотрения я должен сообщить вам, что мы не рассмотрели ваше заявление. Кажется, ваше заявление не является полным с точки зрения финансовой информации. Я не могу оценить, есть ли у вас средства для выплаты первой арендной платы, поскольку это является одним из требований нашей политики.

Если вы снова подадите заявку на нашу собственность, я буду рад пересмотреть вашу заявку. Большое спасибо за ваше время и терпение.

Искренне,
Натан Котт”