Как написать отчет за 7 шагов

22 февраля 2021 г.

Написание отчетов является важной частью различных должностных инструкций. Умение написать эффективный отчет — полезный навык, который может сделать вас ценным дополнением к любому рабочему месту. Если вы хотите научиться писать успешные отчеты, вам нужно знать, что они обычно влекут за собой и с чего начать. В этой статье мы обсудим, что такое отчет, как его использовать на рабочем месте и какие шаги вы можете выполнить, чтобы написать успешный отчет.

Что такое отчет?

Отчет – это документ, в котором представлены результаты расследования, проекта или инициативы. Это также может быть углубленный анализ конкретной проблемы или набора данных. Цель отчета – информировать, обучать и представлять варианты и рекомендации для будущих действий. Отчеты являются неотъемлемым элементом десятков отраслей, включая науку, здравоохранение, уголовное правосудие, бизнес и научные круги. Отчеты обычно состоят из нескольких ключевых элементов, в том числе:

• Подробные сводки событий или действий

• Анализ влияния события

• Оценки фактов и данных

• Прогнозы того, что может произойти в результате события

• Рекомендация для дальнейших действий

• Вывод

Многие профессии предполагают написание отчетов в качестве основной обязанности. Врачи должны составлять медицинские заключения, в которых представлены их анализы определенных пациентов или случаев. Полицейские составляют протоколы, в которых излагаются подробности допросов и очных ставок. Руководители проектов составляют регулярные отчеты, которые информируют их руководителей о том, как развивается конкретный проект. Все эти отчеты должны быть хорошо написаны, точны и эффективны.

Как написать отчет

Знание того, как написать успешный отчет, может сделать вас ценным активом на вашем нынешнем рабочем месте или привлекательным кандидатом для новых работодателей. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при написании отчета:

1. Определитесь с техническим заданием.

2. Проведите свое исследование.

3. Напишите план.

4. Напишите первый черновик.

5. Проанализируйте данные и запишите результаты.

6. Порекомендуйте порядок действий.

7. Редактировать и распространять.

1. Определитесь с техническим заданием

Многие официальные отчеты включают раздел, в котором подробно описывается «техническое задание» документа. Эти термины включают:

• О чем отчет

• Почему это необходимо

• Когда это было написано

• Какова его цель

Установка этих терминов помогает как автору, так и их читателям понять, почему отчет важен и чего он надеется достичь. Техническое задание обычно поясняется в первом абзаце, чтобы читатель мог определить его актуальность, не читая весь документ. Определение конкретных терминов на раннем этапе поможет вам составить план отчета и поддерживать ход обсуждения на протяжении всего процесса написания.

2. Проведите исследование

Для большинства отчетов вам потребуется собрать хранилище данных, непосредственно относящихся к вашей теме. Возможно, у вас уже есть доступ к этой информации, если, например, вы врач, у которого есть копии медицинских карт пациента. Однако если перед вами стоит задача анализа проблемы или расследования события, вам, вероятно, потребуется потратить некоторое время на запрос, поиск и организацию данных.

Интерпретация данных и их форматирование таким образом, чтобы ваши читатели могли их понять, — важная часть написания отчета. Возможно, вам потребуется создать диаграммы, графики или временные шкалы, которые облегчат понимание необработанной информации. Вам также нужно будет тщательно указать свои источники и отслеживать, где и как вы нашли свои данные, чтобы представить их профессионально.

3. Напишите план

Следующим шагом является построение схемы вашего отчета. Обычно это выглядит как маркированный или нумерованный список всех разделов документа. Схема вашего отчета может выглядеть примерно так:

1. Титульная страница

2. Оглавление

3. Вступление

4. Круг полномочий

5. Краткое описание процедуры

6. Результаты

7. Анализ

8. Вывод

9. Ссылки или библиография

Порядок этих разделов и то, решите ли вы включить их все, будет зависеть от конкретного типа отчета, его объема и степени формальности. Самое важное, что нужно сделать при составлении плана, — это включить все необходимые разделы и исключить все, что не способствует достижению цели отчета.

4. Напишите первый черновик

Написание первого черновика — один из самых важных этапов построения успешного отчета. Цель первого черновика не в том, чтобы написать идеальный документ, а в том, чтобы вывести все основные элементы вашей информации из вашей головы на страницу. Позже у вас будет время дополнить и отредактировать эту первую попытку, поэтому ваша основная цель — просто организовать ваши данные и анализ в черновой вариант, который в конечном итоге станет окончательным продуктом.

При написании первого черновика вы, скорее всего, обнаружите пробелы в данных или пробелы в анализе. Запишите их, но не пытайтесь решать каждую проблему, когда вы пишете. Вместо этого завершите черновик и сохраните решение проблемы, когда начнете процесс редактирования.

5. Анализируйте данные и записывайте выводы

В центре внимания каждого отчета находится раздел «выводы» или часть, в которой вы представляете свою интерпретацию данных. Для бухгалтера результаты могут включать объяснение того, почему акции компании упали в течение предыдущего квартала. Для ученого-эколога это может быть краткое описание эксперимента с биоразлагаемым пластиком и то, как его результаты могут повлиять на методы обращения с отходами.

Раздел результатов вашего отчета всегда должен содержать ценную информацию, связанную с темой или проблемой, которую вы решаете, даже если результаты далеки от идеальных. Если ваш окончательный вывод заключается в том, что данных было недостаточно или метод исследования был ошибочным, вам нужно будет объяснить это профессионально и точно.

6. Рекомендуйте курс действий

Последний раздел тела вашего отчета — это ваша рекомендация. Изучив данные и проанализировав любые результаты, вы имеете право представить идею о том, какие действия следует предпринять в ответ на ваши выводы. После проверки количества сверхурочных часов, отработанных их командой, менеджер проекта может порекомендовать добавить в команду дополнительного сотрудника. Хирург может порекомендовать больнице внедрить новые методы стерилизации в операционной после того, как заметит рост предотвратимых инфекций за предыдущие шесть месяцев. Если вы хорошо представили свои данные и продемонстрировали свой опыт, читатель, скорее всего, поверит вашему суждению.

7. Редактировать и распространять

Последним этапом написания отчета является его тщательное редактирование и распространение среди вашей аудитории. Вам нужно будет отредактировать грамматические ошибки, орфографические ошибки и опечатки. Вам также нужно будет перепроверить свои данные, убедиться, что ваши цитаты верны, и прочитать весь документ, чтобы убедиться, что он представляет собой связное повествование. Если отчет будет прочитан широкой аудиторией, вы можете попросить кого-то еще вычитать его или высказать свое мнение о читабельности содержания.

Распространение отчета может принимать различные формы в зависимости от вашей конкретной профессии. Вы можете отправить его по электронной почте своему руководителю, представить его в устной форме на собрании персонала или опубликовать в профессиональном журнале. Независимо от того, как и где его читают, ваша цель всегда состоит в том, чтобы создать краткий, информативный и эффективный документ, который будет способствовать повышению производительности на вашем рабочем месте.

Советы по написанию успешных отчетов

Вот несколько заключительных рекомендаций, которые помогут вам при написании отчетов:

• Знайте свою аудиторию. Прежде чем вы начнете писать, убедитесь, что вы понимаете, для кого предназначен отчет, зачем им нужна информация и что вы хотите, чтобы они сделали после прочтения отчета. Знание своей аудитории поможет вам определить свой стиль и обеспечить максимально эффективную передачу информации.

• Внимательно проверьте. Ничто так не портит отчет о качестве, как опечатка. Перед отправкой или представлением отчета обязательно внимательно проверьте его на наличие ошибок.

• Будьте открыты для обратной связи. В зависимости от вашей должности вы можете получать критику или отзывы о своих отчетах. Постарайтесь оставаться восприимчивым и открытым для критики. Если вы готовы принимать отзывы и реализовывать предложения начальства, в результате ваше письмо, скорее всего, улучшится.

• Используйте свое время с умом. Написание отчета о качестве может занять от пары часов до нескольких недель. Прежде чем начать, обязательно спланируйте свое время и установите регулярный график написания. Вам также может понадобиться установить ежечасные или ежедневные цели, чтобы убедиться, что ваш прогресс не отклоняется от графика.