Как написать отчет о состоянии проекта (определение и шаги)

Предприятия во многих отраслях зависят от хорошего управления проектами для производства продуктов и услуг, которые соответствуют ожиданиям заинтересованных сторон. Один из способов для компаний сообщать заинтересованным сторонам о прогрессе и вести документацию по своим проектам — создавать отчеты о состоянии. Изучение отчетов о состоянии проекта, их преимуществ и способов их написания может помочь вам внедрить их в стратегию управления проектами вашей организации. В этой статье мы определим, что такое отчет о состоянии проекта, объясним, почему он важен, наметим элементы, которые необходимо включить в один, и предложим шаги по написанию отчета о состоянии вашего проекта.

Что такое отчет о состоянии проекта?

Отчет о состоянии проекта — это краткий письменный документ, содержащий высокоуровневую информацию, используемую для информирования заинтересованных сторон о ходе проекта. В зависимости от проекта команда или руководитель могут регулярно составлять отчеты о состоянии или по запросу. Эти отчеты предоставляют подробную информацию о ходе проекта по сравнению с целью, установленной в плане проекта. Как правило, отчеты о состоянии проекта включают информацию, касающуюся:

• На данный момент работа над проектом завершена

• Обновления плана проекта

• Краткое изложение бюджета и графика проекта

• Список предстоящих задач с оценками сроков их выполнения

• Заметки об ожидаемых или возникших рисках и проблемах с планами их преодоления

Почему важно писать отчет о статусе проекта?

Составление отчета о состоянии проекта важно, потому что он сообщает о ходе вашего проекта всем заинтересованным сторонам. Он информирует команду проекта, бизнес-лидеров, сотрудников и инвесторов о том, на каком этапе находится проект по отношению к его планам и целям. Это означает, что все заинтересованные стороны знают, насколько эффективно проект работает над достижением своих целей, есть ли какие-либо задержки или проблемы с проектом и какие шаги команда планирует предпринять для завершения. Определение текущего прогресса проекта позволяет заинтересованным сторонам определить, эффективна ли текущая стратегия проекта, и внести необходимые коррективы.

Еще одним преимуществом создания регулярных отчетов о состоянии является то, что создается документация по каждому этапу разработки проекта. Это означает, что у вас есть официальный отчет о ходе проекта от начала до конца. Если вы столкнетесь с проблемой во время разработки проекта, вы можете просмотреть свои записи, чтобы определить, предвидели ли вы проблему и разработали ли стратегию ее преодоления. Эти документы также могут помочь вам измерить ваш прогресс между этапами разработки проекта. Например, если вы реализуете новую стратегию повышения эффективности вашей команды, вы можете использовать свои записи для оценки эффективности плана.

Элементы отчета о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта содержат несколько подразделов, которые позволяют читателю эффективно перемещаться и просматривать документ. Эти разделы создают структуру, организацию и согласованность между отчетами. Следование последовательному шаблону форматирования помогает читателям быстро находить нужную им информацию при сравнении отчетов, созданных на разных этапах процесса разработки проекта. Вот элементы, которые включает в себя типичный отчет о состоянии проекта:

• Общая информация о проекте: этот элемент включает административные данные, такие как имя проекта и менеджер проекта. Он может содержать краткое изложение проекта, чтобы заинтересованные стороны, которые не контролируют проект напрямую, понимали его цели и назначение.

• Общая информация о статусе: В этом разделе дайте краткий обзор текущего статуса проекта. Вы можете указать, идет ли он по плану, задерживается или опережает график, чтобы проинформировать читателя о том, чего ожидать от текущего прогресса проекта.

• Обзоры вех: Наличие раздела обзора вех позволяет вам оценивать и сообщать о текущем статусе проекта в отношении конкретных вех. В отличие от раздела общего состояния, раздел этапов может содержать более подробную информацию о более мелких, определенных целях в рамках разработки проекта.

• Резюме проекта: Резюме проекта представляет собой краткое описание общего прогресса проекта по сравнению с планом проекта. Он включает в себя сведения о том, как проект использует свои ресурсы, такие как время и бюджет, а также дает краткий обзор любых проблем, с которыми может столкнуться проект в настоящее время.

• Проблемы и риски: В этом разделе подробно рассматриваются риски и проблемы, изложенные в кратком изложении проекта, путем перечисления всех ожидаемых и текущих проблем, а затем составляется план их решения. Риски и проблемы — это любые угрозы, которые могут помешать продвижению проекта, снизить качество конечного продукта или повлиять на его сроки и бюджет.

• Показатели проекта. Наконец, включение показателей вашего проекта предоставляет данные для поддержки вашей оценки прогресса проекта. Метрики, используемые для измерения вашего прогресса, зависят от типа проекта, но вы можете использовать отчет о прогрессе, чтобы определить, какие метрики вы планируете измерять в ходе разработки вашего проекта, а затем отслеживать эти метрики в каждом опубликованном отчете.

Как написать отчет о статусе проекта

Вот шаги, как написать отчет о состоянии проекта:

1. Создайте схему

Первым шагом к написанию отчета о состоянии проекта является создание схемы элементов, которые вы планируете включить в свой отчет о состоянии. Вы можете использовать готовый шаблон в качестве схемы отчета или создать свой собственный, определив, какие разделы наиболее важны для вашего читателя, и отформатировав эти разделы как заголовки и подзаголовки. Структура полезна для организации вашего отчета и обеспечения согласованности между каждым обновлением. Когда все ваши отчеты о состоянии следуют одной и той же организации от начала проекта до конца, это упрощает навигацию по ним.

Чтобы создать свой план, подумайте, какие разделы вам нужны, чтобы предоставить полную информацию о ходе вашего проекта. Для более крупных проектов может потребоваться включить в отчет больше деталей, чем для небольших проектов, поэтому создание подразделов в отчете может помочь вам оставаться организованным. Например, если вы работаете над большим проектом, который включает в себя множество мелких элементов, вам может потребоваться включить подразделы для отслеживания хода выполнения каждой из небольших задач проекта. Эти подразделы могут помочь вам оценить ваш прогресс в компонентах проекта, которые способствуют его общему завершению.

2. Соберите данные

После того, как вы разработали план своего отчета, решите, как вы собираетесь отслеживать ход выполнения проекта. Определите, какие показатели вы можете использовать для оценки того, как ваш проект работает над достижением своих целей, и последовательно сообщайте об этих показателях для каждого обновления. Стандартизируя метрики, которые вы включаете в каждый отчет, вы создаете временную шкалу, которая помогает вам измерять эффективность вашего плана проекта для каждого отчета. Например, вы можете измерить, насколько каждый этап процесса разработки проекта соответствует вашему прогнозируемому бюджету. Документирование этой информации поможет вам измерить вашу способность достичь ваших бюджетных целей.

Решив, какие показатели следует сообщать в обновлениях статуса, создайте план сбора данных для этих показателей. Собирайте информацию, связанную с вашими показателями, для каждого отчета о состоянии, чтобы информировать вас об итогах и предоставлять доказательства прогресса вашего проекта. Предоставление конкретных цифр показывает вашим заинтересованным сторонам, на каком уровне находится проект по отношению к его целям. Это дает им точный показатель того, насколько эффективно ваши стратегии работают для соблюдения сроков, бюджетных ограничений и целей в области качества.

3. Напишите отчет

Далее используйте свои данные для заполнения разделов отчета, указанных в вашем плане. Начните с написания названия проекта и даты отчета. Укажите, идет ли проект по плану, с опережением графика или с задержкой, и напишите краткое резюме из двух-трех предложений, в котором выделяются наиболее важные обновления по результатам оценки. После обзора и резюме начните заполнять основную часть отчета. Это разделы, в которых вы подробно рассказываете о ходе проекта к его вехам, любых текущих или ожидаемых рисках и ваших планах на следующие шаги.

Для каждого основного раздела отчета начните с краткого обзора ключевых моментов раздела. Например, вы можете написать несколько предложений или использовать маркеры в начале раздела рисков, чтобы назвать наиболее серьезные проблемы, с которыми столкнулся проект на его последнем этапе. Затем вы можете уточнить этот момент в основной части раздела, предоставив подробную информацию о риске и методах, которые вы планируете использовать для их преодоления.

4. Включите дополнительные ресурсы и примечания

После заполнения каждого раздела отчета подумайте, нужно ли вам добавить какие-либо другие ресурсы или примечания, чтобы контекстуализировать информацию для читателя. Например, вы можете вставить ссылку, которая дает читателю прямой доступ к плану проекта или календарю задач. Так им будет удобно просмотреть план и напомнить себе о целях, которые вы поставили для текущего этапа разработки проекта. Кроме того, включите любые сноски или признания, которые выделяют ключевые области отчета, сообщите читателю, где он может найти дополнительную информацию, или отдайте должное членам вашей команды.

5. Редактировать, пересматривать и корректировать

Наконец, когда вы включили в отчет все необходимые компоненты и информацию, просмотрите его еще раз, чтобы убедиться, что он четкий и профессиональный. Выделите время на этапе редактирования, чтобы убедиться, что документ хорошо организован, чтобы читателю было легко просматривать и перемещаться по нему. Пересмотрите свой язык, чтобы он был кратким, легко читаемым и профессиональным. Отправляя правильно оформленный и не содержащий ошибок документ, вы демонстрируете свой профессионализм, внимание к деталям и организаторские способности.

В качестве стратегии вычитки попробуйте прочитать отчет вслух самому себе или попросите кого-нибудь прочитать его вам. Это может быть отличным способом уловить любые неловкие фразы или длинные предложения. Другой вариант — прочитать отчет задом наперед. Начиная с последнего предложения и продвигаясь вверх, прочитайте весь отчет. Эта стратегия позволяет вам сосредоточиться на проблемах на уровне предложения, а не на содержании, поскольку каждое предложение вырывается из контекста.