Как написать отчет о продажах (с шаблоном и примером)

13 мая 2021 г.

Отчеты о продажах — это универсальные и мощные инструменты, которые могут предоставить краткую интерпретацию данных о продажах для анализа и принятия решений. Они полезны для самых разных целей, от отслеживания и поощрения торговых представителей до понимания показателей продаж и возвратов для предприятий розничной торговли в Интернете. Вы можете узнать, как составлять отчеты о продажах, если вы открываете новую позицию в продажах или хотите лучше понять свои данные о продажах. В этой статье мы рассмотрим цель отчета о продажах, как решить, что должен охватывать ваш отчет о продажах, а также шаблон и пример, которые вы можете использовать для создания собственного отчета.

Что такое отчет о продажах?

Отчет о продажах — это документ, который показывает, сколько продаж компания совершает ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Они могут помочь отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), которые измеряют прогресс продаж компании. Эти данные позволяют всем сотрудникам отдела продаж, от представителей до руководителей, выявлять тенденции, принимать более обоснованные решения и работать над достижением целей отдела.

Торговый представитель, менеджер по продажам или руководитель отдела, который составляет эти отчеты, может использовать программное обеспечение для составления отчетов о продажах, чтобы упорядочить эти данные и представить их в наглядном виде. Они могут включать графики, отображающие продажи во времени, и другие графики, чтобы различать отдельные статистические данные. Показатели, отслеживаемые в отчетах о продажах, можно разделить на две категории:

• Метрики результатов: эти метрики представляют собой данные об итогах продаж, такие как доход, количество новых контрактов или количество проданных товаров.

• Метрики процесса: это данные о действиях в процессе продаж, таких как звонки, новые контакты или лиды и встречи.

Виды отчетов о продажах.

Различные KPI подходят для разных типов отчетов о продажах. В зависимости от цели отчета о продажах он может быть посвящен отдельному торговому представителю или всей команде, либо предоставлять либо общие данные, либо конкретные данные о доходах или процессах. Вот несколько типов отчетов о продажах:

Ежедневно

В ежедневных отчетах о продажах в основном используются показатели процесса для отслеживания ежедневной производительности одного представителя, розничного магазина или всей команды. В частности, они могут отслеживать, сколько встреч и электронных писем торговый представитель завершает в день или сколько времени им требуется, чтобы ответить на потенциальных клиентов. Ежедневные отчеты о продажах в настройках розничной торговли могут также включать некоторые показатели результатов, такие как количество продаж, средний размер транзакции и общее количество заказов.

Ежедневные отчеты содержат четкое представление о том, какие дни более загружены, чем другие. Для розничной торговли это может помочь менеджерам понять поведение клиентов на почасовой и ежедневной основе. Для отделов продаж, однако, индивидуальные колебания изо дня в день означают, что эти отчеты могут неточно отражать общую производительность торговых представителей.

Еженедельно

Еженедельные отчеты о продажах отслеживают показатели процесса и результатов. Они могут быть полезны для оценки эффективности отдельных торговых представителей, поскольку еженедельная статистика может нивелировать влияние ежедневных изменений, но при этом обеспечивать своевременную обратную связь. Еженедельные отчеты также могут стать графическим элементом еженедельных собраний команды. Общие ключевые показатели эффективности для еженедельных отчетов отдела продаж включают коэффициенты конверсии потенциальных клиентов, среднюю стоимость покупки, доход, закрытый каждым представителем, и коэффициенты дополнительных продаж. Для розничной торговли может быть полезно отслеживать продажи по регионам или возвраты на еженедельной основе.

Ежемесячно

Ежемесячные отчеты о продажах дают более широкую картину прогресса отдела продаж или отдела и могут быть полезны для представления хода продаж высшему руководству и руководителям. Ежемесячный отчет может предоставить руководителям или менеджерам достаточно подробной информации для корректировки стратегии продаж. Как для компаний, которые продают клиентам, так и для других компаний, месяца обычно достаточно, чтобы собрать данные обо всем цикле продаж, от определения потенциальных клиентов до завершения продажи.

Месяца также достаточно, чтобы ритейлеры могли отслеживать как продажи, так и возвраты, что может дать более полное представление о том, насколько эффективны продажи для онлайн-бизнеса и рынков, требующих высокого уровня доверия клиентов, таких как приталенная одежда.

Ежеквартально или ежегодно

Компании также могут выпускать ежеквартальные или годовые отчеты о продажах. Они включают данные для всей команды и могут быть полезны для понимания сезонных тенденций и постановки долгосрочных целей на будущее. Эти более длинные отчеты о продажах могут потребоваться для финансовой отчетности, подачи налогов и составления бюджета.

Как создать отчет о продажах

Выполните следующие действия, чтобы создать собственный отчет о продажах:

1. Поймите свои потребности

Подумайте, почему вы хотите составить отчет о продажах, а затем используйте свои приоритеты, чтобы выбрать, сколько времени должен охватывать ваш отчет о продажах и что он может включать. Вот несколько вопросов для рассмотрения:

• Вы хотите отслеживать каждого отдельного торгового представителя, всю команду или продажи, совершенные в розничном магазине? Если вы ищете значимые данные для отдельных торговых представителей, вы можете делать еженедельные или ежемесячные отчеты, чтобы увидеть, как они развиваются с течением времени. Если вы хотите вести подробные записи для своего отдела продаж, лучше всего использовать ежедневный отчет. Торговая точка может извлечь выгоду из любого типа отчета о продажах.

• Для чего вы будете использовать данные? Для презентации для вашего отдела продаж вы можете отдать предпочтение очень конкретным данным о продажах, в то время как вы можете собрать более масштабные данные о доходах и продажах для презентации руководителю. Ваш ответ на этот вопрос поможет вам понять, какие ключевые показатели эффективности следует отслеживать.

• Какие KPI важны для этой ситуации? Вы можете составить список всех ключевых показателей эффективности, которые вы можете использовать, а затем расставить их по приоритетам, чтобы знать, на чем сделать акцент в своем отчете.

2. Соберите свои данные

Отслеживайте KPI продаж за весь период времени. Возможно, вы уже отслеживаете эту информацию с помощью программного обеспечения для торговых точек или другого маркетингового программного обеспечения. Если вам нужны более подробные данные, вы можете подумать об инвестировании в программное обеспечение для бизнес-аналитики. Эти программы иногда предлагают интерфейс панели инструментов для интерпретации данных по мере их поступления, возможности совместного использования для отправки отчетов другим пользователям, а также автоматические презентации и визуализации данных.

3. Отобразите свои данные

Подумайте о наиболее эффективном способе донесения ваших данных до аудитории. Методы визуализации и графического дизайна могут помочь вашему отчету более четко показать тенденции и помочь читателям найти нужную им информацию с первого взгляда. Важно использовать эти методы умеренно, чтобы в ваших отчетах подчеркивались конкретные данные, которые вам нужны, и они не были загромождены.

Использование графиков может сделать прогресс во времени более ясным и может позволить вам накладывать информацию из разных периодов времени или торговых представителей. Значки могут создавать изображение, которое делает число более убедительным, например, представление данных воронки продаж в форме конуса или воронки. Круговые диаграммы или кольцевые диаграммы лучше всего подходят для отображения процентов от целого, но для других данных они могут вводить в заблуждение.

4. Расскажите остальную часть истории

Чтобы сделать отчет более привлекательным и понятным, подумайте, как он выглядит с точки зрения вашей аудитории. Включите ярлыки и примечания, чтобы объяснить числа, особенно если вы представляете отчет кому-то без опыта продаж. Вы также можете включить цвет и даже фотографии, чтобы объяснить свою точку зрения и сделать отчет визуально привлекательным.

Шаблон

Вот пример шаблона ежемесячного отчета о продажах для небольшого отдела продаж:

[Company name]
[Department]
Ежемесячный отчет от [starting date] к [ending date]

Данные о производительности команды

Коэффициенты конверсии потенциальных клиентов
[Sales rep 1]: [percent]
[Sales rep 2]: [percent]
[Sales rep 3]: [percent]

Точки касания
(включая электронные письма, звонки и встречи с потенциальными клиентами)
[Sales rep 1]: [number of touchpoints]
[Sales rep 2]: [number of touchpoints]
[Sales rep 3]: [number of touchpoints]

Время отклика лида
(минуты от первоначального контакта до ответа представителя)
[Sales rep 1]: [number of minutes]
[Sales rep 2]: [number of minutes]
[Sales rep 3]: [number of minutes]

Доход закрыт
[Sales rep 1]: [dollars of revenue from closed deals]
[Sales rep 2]: [dollars of revenue from closed deals]
[Sales rep 3]: [dollars of revenue from closed deals]

Улучшение производительности по сравнению с прошлым месяцем
[Sales rep 1]: [percent change]
[Sales rep 2]: [percent change]
[Sales rep 3]: [percent change]

Пример

Вот пример заполнения шаблона ежемесячного отчета о продажах:

Торговые точки, Inc.
Отдел корпоративных продаж
Ежемесячный отчет с 3 по 31 мая 2021 г.

Данные о производительности команды

Коэффициенты конверсии потенциальных клиентов
Кларенс Нова: 13%
Луиза Грубер: 17%
Анджелина Холт: 16%

Точки соприкосновения
(включая электронные письма, звонки и встречи с потенциальными клиентами)
Кларенс Нова: 240
Луиза Грубер: 208
Анджелина Холт: 230

Время отклика лида
(минуты от первоначального контакта до ответа представителя)
Кларенс Нова: 35
Луиза Грубер: 42 года
Анджелина Холт: 50

Доход закрыт
Кларенс Нова: 40 600 долларов
Луиза Грубер: 60 600 долларов
Анджелина Холт: 55 500 долларов

Улучшение производительности по сравнению с прошлым месяцем
Кларенс Нова: +10%
Луиза Грубер: +2%
Анджелина Холт: -3%