Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)

22 февраля 2021 г.

Формальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения. Эти документы могут иметь различные цели в зависимости от ваших потребностей и отрасли. Изучение того, как написать официальный бизнес-отчет, может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясним, что такое формальный бизнес-отчет, как его написать и приведем пример.

Что такое формальный бизнес-отчет?

Официальный бизнес — это официальный документ, который содержит данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании. В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может занимать несколько страниц и включать в себя обширные данные и информацию. Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов, обозначенных целью:

Отчет с обоснованием/рекомендацией

Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить идею руководству. Основная часть будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого типа отчета может быть предложение купить машину для вашего рабочего места. Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны создать этот отчет, чтобы привести убедительный аргумент.

Отчет о расследовании

В этом отчете могут быть представлены потенциальные риски конкретной возможности. Этот отчет полезен для владельцев бизнеса, чтобы предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать формальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.

Отчет о соответствии

Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии. Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно тратит деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.

ТЭО

Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с ними расходы и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, выполнимы ли сроки и есть ли шанс, что оно может превысить бюджет.

Отчет об исследованиях

Этот отчет поможет вам анализировать проблему. Отчет будет включать рекомендации по устранению проблем.

периодический доклад

Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать такие вещи, как информация о прибылях и убытках, или он может анализировать эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.

Ситуационный отчет

Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.

Критерий отчета

Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.

Как написать официальный бизнес-отчет

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:

1. Планируйте, прежде чем писать

Относитесь к официальному бизнес-отчету так же, как к проекту. Прежде чем вы начнете собирать исследования и записывать разделы, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.

2. Проверьте внутренний формат

Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат официальных бизнес-отчетов. Обратитесь к справочнику вашей компании или спросите человека, которому нужен отчет, чтобы узнать, есть ли определенный формат, который вы должны использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.

3. Добавьте заголовок

Вы можете получить название отчета вместе с брифом или написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и хорошо виден в начале отчета. Вы также должны указать свое имя и имена других лиц, которые работали над отчетом, а также дату, когда вы его написали.

4. Напишите оглавление

Страница с содержанием должна следовать за названием и авторами. Страница содержания необходима для официального отчета, который является длинным и сложным. Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет закончен. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц также совпадают.

5. Добавьте резюме или реферат

Резюме резюмирует основные моменты формального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат. Хотя сводка находится в начале отчета, вы должны написать ее в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела «Выводы и рекомендации».

Резюме должно рассказать читателю о ваших выводах и даже сделать выводы из вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. У вашего менеджера может быть время только на то, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, содержащиеся в отчете.

6. Напишите введение

В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет. Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основной аргумент.

7. Опишите свою методологию

Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации. Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.

8. Представьте свои выводы

В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить свои результаты логично и лаконично, убедившись, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно изучили вопрос.

Один из способов упростить чтение результатов — использовать заголовки, подзаголовки и пронумерованные разделы для организации всего. Вы можете представить свои выводы в виде маркеров или с помощью таблицы. Вы также можете представить свои результаты с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти графики подходят для отчета.

9. Закончите заключением и рекомендациями

В этом разделе вы должны представить свою оценку результатов, а затем дать рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавить к ним измеримые действия. Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны сообщать читателю, как они повлияют на организацию.

10. Добавьте библиографию и приложения

Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, схемы, таблицы, иллюстрации и др. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко сослаться на них в отчете.

12. Вычитка

Когда вы закончите писать свой отчет, проверьте его, чтобы убедиться, что в нем нет грамматических или орфографических ошибок, что сделает ваш отчет более достоверным. Кроме того, будьте ясны и кратки, когда пишете. Избегайте сложных слов и сленга. Можно использовать жаргон и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.

Пример официального бизнес-отчета

Вот образец формального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:

Отчет о текучести кадров в GHS Corporation

Опубликовано 8 августа 2019 г.

Вступление

Менеджер по персоналу запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев. Группа из пяти человек проанализировала административные документы и условия труда, а также опросила сотрудников. В этом отчете даны рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди персонала, работающего в GHS Corporation.

Фон

Корпорация GHS работает уже 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых занимается обработкой сборов для страховых клиентов. Несмотря на то, что компания работает в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% в год.

Результаты

Наиболее серьезной проблемой, которую команда HR обнаружила при опросе персонала, было отсутствие поддержки для молодых матерей, которым требуются услуги по уходу за детьми, чтобы они могли прийти на работу. Сотрудники упомянули о своем разочаровании отсутствием собственной системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжать работу.

Еще одной проблемой, упомянутой персоналом, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством. Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и запоздалых инструкций. Они рассказали, как не знали основных бизнес-целей, из-за чего потеряли интерес к компании и своей работе.

Выводы

Основные проблемы, которые мы обнаружили, заключались в следующем:

1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми.

2. Отсутствие связи между персоналом и высшим руководством

Рекомендации

Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

1. С минимальными затратами для СГС может быть создан собственный детский сад, что побудит матерей вернуться к работе.

2. Каждому отделу следует выбрать посла сотрудников, который будет представлять интересы сотрудников на собраниях руководства. Этот посол может выражать озабоченность и сообщать результаты своим командам, чтобы повысить вовлеченность.