Как написать мотивационное письмо сотрудникам

Существует множество методов мотивации сотрудников на рабочем месте, но иногда простое мотивационное письмо может стать отличным поощрением. Если ваши сотрудники работают над особенно сложным проектом или испытывают некоторые изменения на рабочем месте, мотивационное письмо может дать им понять, что вы цените их тяжелую работу, и поможет вдохновить их на выполнение работы. В этой статье мы обсудим, как написать мотивационное письмо сотрудникам, с шаблоном и примерами.

Что такое мотивационное письмо сотрудникам?

Мотивационное письмо — это письмо, в котором говорится о конкретных проблемах или задачах, стоящих перед вашей командой, и напоминает им об их способности выполнить их. Письма такого типа могут быть отличным способом показать вашей команде, что их ценят, и поощрить их в работе. Менеджеры обычно пишут мотивационные письма своим сотрудникам в особенно загруженное время или при выполнении сложного проекта. Эти письма показывают, что вы признаете всю их тяжелую работу, а также объясняете, какую работу еще необходимо выполнить.

Мотивационное письмо отличается от благодарственного письма тем, что благодарственное письмо просто благодарит ваших сотрудников за их усердную работу и поздравляет их. В мотивационном письме их просят продолжить их тяжелую работу и содержат конкретные инструкции о том, как завершить их текущий проект. Хотя мотивационное письмо может также поблагодарить их за их тяжелую работу в прошлом или до этого момента, оно выходит за рамки этого и должно мотивировать их продолжать работу.

Как написать мотивационное письмо сотрудникам

Если вы хотите написать мотивационное письмо своим сотрудникам, выполните следующие простые шаги:

1. Включите тему

Если вы отправляете письмо по электронной почте, всегда важно указать соответствующую тему. Ваша тема задает тон всему письму, поэтому она должна быть ободряющей и позитивной или просто указывать на ситуацию, о которой вы будете говорить.

Если вы пишете физическое письмо для своих сотрудников, у него все равно должна быть тема, которая позволит им узнать, о чем будет содержание письма. Строка темы в письме обычно выделена жирным шрифтом и должна располагаться непосредственно под адресом получателя, если это применимо.

2. Обратитесь к своим сотрудникам

Затем начните свое письмо с обращения к своим сотрудникам. Если у вас небольшая команда, вы можете решить адресовать письма каждому отдельному человеку или включить в письмо имя каждого. Для больших групп лучшим вариантом будет короткое приветствие, включающее всех. В зависимости от вашего рабочего места, вы можете называть эту группу сотрудников командой или конкретным названием отдела. Вы также можете сделать этот раздел письма более повседневным или более формальным в зависимости от вашего рабочего места.

3. Упомяните ситуацию, требующую поощрения

Начните содержание вашего письма с описания текущей ситуации. Это может быть крупный проект или напряженный сезон работы. Признание этой ситуации важно, потому что это показывает вашим сотрудникам, что вы понимаете, что эта задача требует тяжелой работы. Это также подчеркивает важность этой задачи и может заставить ваших сотрудников относиться к ней более серьезно, если они этого не сделали.

4. Признайте тяжелую работу, которую проделали ваши сотрудники

Признание того, что ваши сотрудники делают в настоящее время или что они делали в прошлом, — отличный способ мотивировать их. Это показывает им, что вы видите их тяжелую работу, и напоминает им, что они способны выполнять свои текущие задачи.

После того, как вы опишете текущую ситуацию, включите одно или два предложения о том, насколько вы цените то, что ваши сотрудники делают для ее решения, или опишите похожую ситуацию, когда вы были впечатлены их тяжелой работой. Это важно для мотивационного письма, потому что оно поддерживает позитивный тон.

5. Объясните, что нужно сделать

Теперь, когда вы представили некоторую мотивацию, объясните, что нужно сделать, чтобы добиться успеха. Возможно, вашим сотрудникам нужно продолжать работать в прежнем темпе, а может быть, им нужно начать работать быстрее, чтобы уложиться в срок. Представьте это твердо, но позитивно и будьте как можно более конкретными. Поскольку вы признали их предыдущую тяжелую работу, вы должны проявить уверенность в том, что они справятся и с этой задачей.

Также может быть полезно предложить дополнительные советы или помощь, если это необходимо. Это заставит ваших сотрудников почувствовать, что вы команда, а не просто говорите им, что делать, что делает мотивационное письмо более искренним.

6. Закройте на позитивной ноте

Завершите свое мотивационное письмо одним последним ободряющим предложением или фразой. Ваши сотрудники должны почувствовать вдохновение и мотивацию после прочтения вашего письма, поэтому важно, чтобы оно было как можно более позитивным. Это особенно важно сделать, если ваш запрос к вашим сотрудникам на предыдущем шаге был несколько менее позитивным, например, вы попросили их делать что-то не так, как раньше. Завершение вашего письма позитивным предложением снижает негативное влияние других частей письма и помогает сохранить его мотивацию.

Образец мотивационного письма

Вот шаблон, который вы можете использовать для написания мотивационных писем своим сотрудникам:

[Recipient name]
[Recipient address]

[Subject]

[Greetings to the team],

[Explanation of situation]. [Praise for hard work]. [Instructions for how to complete the task or work].

[Positive ending].

С наилучшими пожеланиями,

[Your name]

Примеры мотивационных писем

Вот два разных примера мотивационных писем сотрудникам:

Пример 1

Райан Ли
122, Мэйфилд Роуд.
Хьюстон, Техас 12889

Новые клиенты

Уважаемый отдел продаж!

Я пишу о новых клиентах, которых мы недавно приняли. Как команда вы приобрели более 12 новых клиентов за последний квартал. Меня всегда впечатляла ваша инициатива, и ваша способность завоевывать клиентов действительно говорит о вашей преданности компании. Я хочу начать с благодарности вам за всю вашу тяжелую работу в последнее время. Мы во многом обязаны своим ростом вашим усилиям!

Я понимаю, что новый приток клиентов означает, что каждый из вас берет на себя больше работы, чем обычно, и я действительно ценю то, как много каждый из вас сделал для компании. Как вы знаете, мы планируем увеличить размер отдела продаж, чтобы учесть эти изменения. Это может занять некоторое время, но ваши усилия не останутся незамеченными, и я прошу вас продолжать в том же духе! Если кому-то нужна помощь, пока мы работаем над расширением отдела продаж, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Спасибо за ваш вклад и так держать!

С наилучшими пожеланиями,
Стейси Кент

Пример 2

Эмили Уоллес
900 пружинный привод
Бостон, Массачусетс 13345

Летний бум распродаж

Эй, команда!

Я понимаю, что смена сезонов в последнее время привлекла в магазин намного больше покупателей. Следующие несколько месяцев, скорее всего, будут заняты, и я хочу поблагодарить всех вас за вашу напряженную работу. Все отлично справляются с нашим напряженным сезоном, и я уверен, что вы сделаете этот летний сезон одним из самых успешных за долгое время! Вы все проделали фантастическую работу в прошлом году, и я с нетерпением жду возможности увидеть, на что вы способны в этом году!

Я знаю, что магазин, как правило, очень загружен в течение дня, но, пожалуйста, следите за ассортиментом и, когда это возможно, реорганизуйте полки. Ежедневная организация вещей поможет нам обеспечить бесперебойную работу в это время. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится какая-либо дополнительная помощь в течение дня, и я буду рад изменить расписание.

У нас есть это!

С наилучшими пожеланиями,
Пенелопа Кэмерон