Как написать коммерческое предложение в 2021 году

23 августа 2021 г.

Отправка коммерческих предложений — важный способ для компании привлечь клиентов, получить прибыль и добиться успеха. Если вы хотите предложить кому-то услуги или товары своей компании, важно знать, как составить профессиональное и эффективное коммерческое предложение. В этой статье мы объясним, что такое коммерческое предложение, какие элементы оно должно содержать, а также шаги и советы по его написанию.

Что такое коммерческое предложение?

Деловое предложение — это письменный документ, который бизнес создает для предложения своих услуг или товаров. В бизнес-предложении описывается предлагаемый проект, в том числе то, что бизнес предоставит, как, когда и сколько это будет стоить, а также объясняется, почему бизнес будет хорошим выбором для нужд потенциального клиента.

Деловые предложения чаще всего используются в сфере услуг «бизнес для бизнеса» или B2B. Они могут быть запрашиваемыми, когда один бизнес просит других представить предложения по определенному проекту, или незапрашиваемыми, когда бизнес предлагает проект другому бизнесу без запроса.

Связанный: [Q&A: What Does B2B Mean? Definition and Popular Business-to-Business Roles](career-advice/finding-a-job/b2b-definition-and-roles)**

Что включить в коммерческое предложение

Все коммерческие предложения должны включать определенную информацию, чтобы быть четкими, всеобъемлющими и эффективными. Хотя точный формат коммерческого предложения зависит от характера бизнеса и проекта, типичные разделы, которые необходимо включать в любое коммерческое предложение:

Вступление

Этот краткий вводной раздел описывает компанию, которая делает предложение. Включите название компании, имя или имена людей, делающих предложение, и обзор целей, миссии и ценностей компании.

Постановка проблемы или потребности

Затем в коммерческом предложении должна быть указана проблема, которую оно намеревается решить, или потребность, которую оно намерено удовлетворить. Например, компания, занимающаяся веб-дизайном, может объяснить своему потенциальному клиенту, как их дизайнерские услуги увеличат и улучшат веб-трафик клиента и приведут к увеличению продаж.

Резюме и оглавление

Если общий документ вашего коммерческого предложения очень длинный, может быть полезно включить краткое резюме или обзор предложения, прежде чем подробно излагать все детали, чтобы читатель мог быстро определить, заинтересованы ли они в ваших услугах.

Точно так же, если основная часть предложения содержит много разделов, рекомендуется создать оглавление, в котором перечислены названия разделов и номера страниц, чтобы читатель мог легко найти интересующую его информацию.

Если ваше предложение занимает всего несколько страниц или меньше, эти разделы не нужны.

Детали проекта

В основной части бизнес-предложения должны быть изложены все детали проекта. Сначала объясните, как ваша компания планирует решить проблему, а затем включите оценки всех факторов проекта. Разделы, которые вам, возможно, потребуется создать для основной части предложения, включают:

• Цель: Цель определяет цель предложения.

• Масштаб: Масштаб определяет основные условия проекта, например, кто это делает, что они делают, где они это делают, почему и как они это делают.

• Определения. Если предложение содержит какие-либо отраслевые или необычные термины, вы можете включить раздел с их определениями.

• Сроки: В этом разделе должны быть четко изложены ориентиры и даты завершения проекта.

• Затраты: В этом разделе должно быть объяснено, во что обойдется проект получателю предложения и почему.

• Отказ от ответственности: деловые предложения часто содержат поясняющие заявления об отказе от ответственности, например, какая сторона будет нести ответственность за непредвиденные расходы или определенные этапы проекта.

• Ключевые заинтересованные стороны: Перечислите весь необходимый персонал, участвующий в проекте.

• Заключение: Если предложение длинное, рекомендуется включить в конце заключение или резюме.

Соглашение

Деловые предложения часто содержат раздел соглашения в конце, что позволяет предложению также служить контрактом. Если вы включаете этот раздел, он должен содержать прямое утверждение, такое как “[The client] соглашается с условиями настоящего предложения и заключает договор с [the business] на [date of signing].” Обеспечьте свободные места после заявления о согласии для подписи получателя коммерческого предложения, а также представителя вашей компании.

Приложение

Если у вас есть дополнительные материалы, которые вы хотели бы представить клиенту, но они не относятся к деталям проекта, вы можете создать приложение для этой информации. Резюме, портфолио, диаграммы, графики и любые другие дополнительные материалы могут быть включены в приложение.

Как подойти к написанию коммерческого предложения

Вы можете использовать эти шаги для подготовки и написания коммерческого предложения:

1. Прочитайте запрос предложения

Если вы пишете коммерческое предложение в ответ на запрос предложения или RFP, обязательно внимательно и тщательно прочитайте RFP. Убедитесь, что вы понимаете, о чем просит клиент, чтобы вы могли составить предложение, которое он, скорее всего, примет.

2. Задавайте вопросы и собирайте информацию

Прежде чем вы сможете составить предложение, вам необходимо собрать всю необходимую информацию. Вы можете задать уточняющие вопросы о RFP и проконсультироваться с другими в вашей компании, чтобы узнать важные детали, которые вам понадобятся для предложения, такие как затраты, возможные сроки, кто является основными заинтересованными сторонами, каковы необходимые ресурсы и любая другая информация, которая мог сообщить ваше предложение. Соберите и систематизируйте все материалы, чтобы вы могли ссылаться на них при написании предложения.

3. Определите цель и масштаб

Прежде чем писать все детали бизнес-предложения, наиболее важными моментами являются цель и масштаб проекта. Задача проекта — это его основная цель, а объем — это краткое изложение того, что проект даст.

Чтобы определить цель проекта, который вы хотите предложить, рассмотрите шаблон утверждения, например: «Цель этого коммерческого предложения — показать, что [your company] может решить проблему / заполнить потребность [summarize problem or need briefly] за [recipient company’s name] по [briefly summarize how you will solve the problem or fulfill the need].”

Чтобы помочь вам заполнить пробелы в цели, ответьте на такие вопросы, как цель предложения, что нужно потенциальному клиенту, как ваши продукты могут удовлетворить потребность и как вы можете решить его проблему (проблемы). Например:

Цель этого бизнес-предложения — показать, что Ridley Design может увеличить посещаемость веб-сайта и продажи растущих предприятий за счет разработки удобного интерфейса с четкими призывами к действию, функциями поддержки клиентов и возможностями онлайн-покупок.

Наряду с определением цели вам также необходимо определить масштаб проекта. Масштаб должен определять кто, что, где, когда, почему и как проект. Вы можете кратко написать ответы на все эти вопросы, чтобы убедиться, что у вас есть необходимые детали, а затем расширить их и четко определить в тексте вашего предложения.

Прочитайте больше: 7 шагов для определения масштаба проекта

4. Рассчитайте затраты

Далее рассчитайте, какова будет стоимость проекта. Включите расчеты времени, ресурсов, труда и любых других материалов, которые вам могут понадобиться при работе над проектом. Знание ожидаемой стоимости проекта и бюджета важно как для вашей компании, так и для вашего клиента. Часто рекомендуется немного завышать стоимость проекта в предложении на случай, если вы понесете какие-либо непредвиденные расходы. Если вы уложитесь в бюджет проекта, ваш клиент будет рад получить меньший счет или вместо этого вы можете предложить бонусную работу.

5. Набросайте предложение

После того, как вы соберете всю необходимую информацию, такую ​​как стоимость, цели, объем и другие детали проекта, вы можете написать предложение. Сначала выпишите все заголовки разделов, которые, как вы знаете, нужно включить, чтобы ничего не пропустить, а затем добавьте подробную информацию для каждого из них.

6. Изменить

Не забудьте тщательно отредактировать и вычитать свое коммерческое предложение перед его отправкой. Любые ошибки в расчетах затрат или деталях проекта могут дорого обойтись вашей компании. Подумайте о том, чтобы коллега проверил предложение или сделал перерыв перед корректурой, поскольку свежий взгляд с большей вероятностью заметит ошибки.

7. Последующие действия

После отправки коммерческого предложения свяжитесь с потенциальным клиентом, чтобы убедиться, что он его получил, и предложите ответить на любые вопросы или встретиться для обсуждения предложения. Обращение лично по телефону или по электронной почте показывает ваш постоянный интерес к проекту и вашу готовность работать в интересах обеих компаний.

Советы по коммерческому предложению

Вот еще несколько советов, которые помогут вам создать отличное и эффективное коммерческое предложение:

• Не торопитесь: хотя может показаться, что вам нужно отправить коммерческое предложение как можно быстрее, чтобы получить бизнес, сбалансируйте эту потребность с необходимостью обеспечения точности и детализации вашей работы. Грамотно составленное и правильное предложение будет более эффективным, чем поспешное.

• Рассмотрите возможность использования шаблона: в Интернете доступно множество шаблонов коммерческих предложений, которые помогут вам убедиться, что вы включили всю необходимую информацию в принятом формате.

• Используйте профессиональный формат. Независимо от того, используете ли вы шаблон, убедитесь, что ваше предложение составлено в профессиональном формате. Это включает в себя использование обычных деловых шрифтов, таких как Times New Roman или Calibri размером 10 или 12 пунктов, наличие пробелов для удобства чтения и четкие заголовки разделов.

• Добавьте титульный лист. Хотя это и не обязательно, включение титульного листа в ваше предложение может добавить уровень формальности и серьезности.

• Проверьте удобочитаемость: использование маркеров, таблиц, разделов, подразделов, номеров страниц и полужирного или курсивного шрифта, где это уместно, может помочь читателю легко просматривать предложение.