Как написать электронное письмо своему боссу (с шаблонами и примерами)

13 мая 2021 г.

Отправка электронной почты вашему начальнику — это эффективный способ сообщить о любых изменениях, вопросах и важной информации о задачах и проектах. Если ваша должность требует, чтобы вы связались со своим руководителем, знание того, как составить профессиональное электронное письмо, может быть для вас полезным. В этой статье мы обсудим, почему вам, возможно, придется написать электронное письмо своему начальнику, объясним, как его написать, и предоставим шаблоны и примеры, которые вы можете использовать при написании.

Зачем писать письмо своему начальнику?

На рабочем месте принято обращаться к своему руководителю с любыми вопросами или просьбами. Вот несколько причин, по которым вы можете написать электронное письмо своему начальнику:

Запрос на отгул
Задать вопрос, связанный с рабочим местом
Предоставление подтверждения о выполненной задаче
Запрос на продление срока выполнения задачи
Выражение благодарности и благодарность
Обмен важной информацией о задаче или проекте

Как написать электронное письмо своему руководителю

Выполните следующие действия, чтобы помочь вам написать электронное письмо своему руководителю:

1. Определитесь с причиной написания электронного письма

Прежде чем писать электронное письмо, определите причину, по которой вы связываетесь со своим руководителем. Это может держать вас в курсе при создании электронной почты и гарантировать, что вы включите всю необходимую информацию. Например, если вы хотите запросить изменение крайнего срока для проекта, убедитесь, что вы указали предыдущий крайний срок, новый запрошенный крайний срок и причину изменения.

2. Добавьте соответствующую строку темы

Строка темы вашего электронного письма должна кратко излагать причину вашего сообщения. Отправка соответствующей строки темы помогает вашему руководителю найти электронное письмо, понять, чего ожидать, и расставить приоритеты по электронной почте в зависимости от важности и срочности. Вот несколько примеров строк темы, которые вы можете включить в электронное письмо своему руководителю:

[Name of project or task] завершено [date]
Вопрос по [topic]
Заявление на отгул с [date] к [date]
Запрос на расширение для [project name]
Спасибо тебе за [reason]

3. Включите приветствие

Приветствие — это первая строка вашего электронного письма, сразу после строки темы. Определите имя и должность, которыми ваш начальник предпочитает вас называть, и включите их в приветствие. Например, если ваш начальник предпочитает, чтобы его называли по имени, вы можете обращаться к нему именно так. Если вы не знаете, какое имя и должность предпочитает ваш руководитель, вы можете использовать его фамилию. Вот несколько примеров приветствий:

Уважаемый мистер Смит
Здравствуйте, мисс Гарсия.
Добрый день, Марк

4. Укажите причину письма

После вашего приветствия включите вступительное предложение, в котором указывается причина, по которой вы отправили электронное письмо. Открытие электронного письма с объяснением ваших рассуждений делает его кратким и ясным. Вот несколько примеров вступительного предложения:

Я отправляю письмо сегодня, чтобы поблагодарить вас за [reason].
Я обращаюсь к вам, чтобы подтвердить, что [name of task or project] было завершено [date and time].
Я хотел бы попросить отгул с [date] к [date].
Моя команда и я хотели бы запросить продление на [name of task or project] от [original deadline] к [new deadline].

5. Дайте объяснение

Если возможно, предоставьте подробную информацию или поясните причину, по которой вы отправили электронное письмо. Может быть полезно предоставить объяснение, чтобы ваш руководитель имел контекст ситуации, хотя вы можете опустить любую не относящуюся к делу или личную информацию. Вот некоторые примеры:

Это важно, потому что [provide reason].
Ваша помощь помогла [explain benefits].
Это изменение необходимо, потому что [provide reason].

6. Перечислите действия, которые должен выполнить ваш руководитель

После вашего объяснения обязательно включите информацию о любых задачах, которые вам нужно, чтобы ваш руководитель выполнил после просмотра вашей электронной почты. Это может включать в себя утверждение предложения по проекту или изменение сроков, проверку ваших пособий по выходным дням или принятие решения относительно проекта. Вот некоторые примеры:

После ознакомления с приложенной информацией, пожалуйста, [description of actions needed].
Пожалуйста, дайте мне знать [information about subject].

7. Добавьте закрытие

Закрытие — это последняя строка вашего электронного письма, где вы можете поблагодарить своего руководителя за уделенное время, повторить важную информацию или предложить ему задать любые вопросы, касающиеся содержания вашего электронного письма. Вот несколько примеров закрытия строк:

Спасибо, что уделили время просмотру этого письма.
Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.
Вы можете обратиться ко мне с дополнительными вопросами или для получения дополнительной информации.

8. Добавьте подпись

В своей подписи укажите свое полное имя и должность, чтобы ваш руководитель мог вас идентифицировать. Вот несколько примеров подписей электронной почты:

С уважением, Карен Джонс, старший представитель по обслуживанию клиентов
Еще раз спасибо, Дэниел Самсон, младший инженер-программист.
С уважением, Эндрю Тури, специалист по ИТ-обслуживанию

Советы по написанию электронного письма своему руководителю

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при создании электронного письма своему руководителю:

Будьте лаконичны

Сохраняйте содержание в кратком изложении электронной почты, включая ключевые моменты и удаляя ненужную информацию. Старайтесь использовать короткие и простые предложения, которые передают сообщение, чтобы ваш руководитель мог быстро понять причину вашего письма.

Используйте рабочую электронную почту

Когда вы отправляете электронное письмо своему руководителю, лучше всего использовать рабочую электронную почту, чтобы оставаться профессиональным и гарантировать, что ваш руководитель получит вашу электронную почту своевременно. Некоторые рабочие места отфильтровывают электронные письма, поступающие из личной учетной записи электронной почты человека.

Убедитесь, что это легко понять

Поскольку супервайзеры получают различные электронные письма в течение дня, убедитесь, что ваше электронное письмо легко понять, если им нужно будет просмотреть его или быстро прочитать. Вы можете попросить коллегу, которому вы доверяете, прочитать его, чтобы увидеть, насколько легко они могут его понять.

Корректура

Перед отправкой письма обязательно проверьте его, чтобы найти орфографические и грамматические ошибки, а также проблемы с форматированием. Отправка безошибочного электронного письма вашему руководителю свидетельствует о профессионализме и гарантирует, что ваш руководитель понимает ваше сообщение.

Шаблоны электронной почты

Вот несколько шаблонов, которые вы можете использовать в качестве руководства при создании электронного письма своему руководителю:

Спасибо по электронной почте

Тема сообщения: Спасибо за [reason]

дорогая [Supervisor’s name],

Сегодня я отправляю электронное письмо, чтобы выразить свою благодарность за [reason]. Ваша помощь в [project or task name] помог нашей команде [list benefit from their help]. Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой информацией, содержащей [description of information]. Спасибо, что уделили время просмотру этого письма.