Как написать электронное письмо шаг за шагом (формальное и неформальное)
22 февраля 2021 г.
Люди пишут электронные письма каждый день. Однако, если вы не думаете о том, как вы пишете электронные письма, у вас может быть возможность улучшить свое цифровое общение. В этой статье мы расскажем вам о разнице между формальными и неформальными электронными письмами, их использовании и способах написания каждого из них, а затем мы покажем вам шаблоны и примеры, которые помогут вам написать свои собственные.
Официальная электронная почта и неофициальная: в чем разница?
Основное различие между официальным электронным письмом и более повседневным — это тон. Тон письма зависит от вашего выбора языка и синтаксиса.
Как в официальных, так и в обычных электронных письмах важно быть кратким, теплым и по существу. Однако в обычном электронном письме некоторые более формальные соглашения не требуются и не ожидаются. В частности, приветствия в формальном и неформальном электронном письме могут отличаться.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)
В обоих случаях можно отойти от старых условностей, таких как «уважаемый». Тем не менее, в неформальном электронном письме выгодно использовать более распространенный язык, такой как «привет», в качестве приветствия, в то время как в официальном электронном письме вместо этого вы можете выбрать такой язык, как «привет», потому что это соответствует ожиданиям для деловых ситуаций, и другие сценарии, в которых может потребоваться официальное электронное письмо. То же самое касается подтверждения официального электронного письма по сравнению с неофициальным.
В целом, непринужденный язык делает неформальное электронное письмо более дружелюбным и более близким, в то время как профессиональное электронное письмо должно использовать четкий, лаконичный, формальный язык, который легко читать и интерпретировать. Электронное письмо с непринужденным тоном может использовать более творческий язык, когда это имеет смысл для облегчения общения между людьми, которые знают и понимают друг друга.
Строки темы представляют собой еще одну область различий между формальными и неформальными электронными письмами. В профессиональном электронном письме важно предлагать строку темы, которая представляет собой практическое резюме электронного письма. Электронное письмо, имеющее более непринужденный тон, может использовать это пространство, чтобы привлечь читателя вопросом или другой заметной строкой темы, привлекающей внимание.
Как написать электронное письмо
Ниже приведены шаги, которые необходимо предпринять, чтобы правильно написать электронное письмо:
Учитывайте свою аудиторию.
Создайте тему.
Произнесите стандартное приветствие.
Будьте ясны и избегайте дублирования.
Будьте краткими, но теплыми.
Закрыть просто.
1. Учитывайте свою аудиторию
Когда вы готовитесь написать письмо, важно учитывать вашу аудиторию. Например, если вы пишете для деловой аудитории, вам следует учитывать формальный тон, который использует язык соответствующим образом. Однако, если вы пишете другу, близкому человеку или члену семьи, вы можете включить небрежную лексику или даже нежные выражения или прозвища, которые имеют смысл для получателя и случая. Непринужденный тон, включающий ласковые выражения, приемлем только в случае неформального электронного письма.
2. Создайте тему
После того, как вы определили, для какой аудитории вы пишете, пришло время создать тему письма. Если вы пишете профессиональное электронное письмо, вам нужно будет использовать строку темы, чтобы резюмировать свое электронное письмо практическим способом. Если вы пишете обычное электронное письмо, вы можете создать более креативную строку темы или привлечь внимание, задав соответствующий вопрос.
3. Произнесите стандартное приветствие
В обоих случаях человек, пишущий электронное письмо, должен избегать чрезмерно формального приветствия. «Привет» или «Здравствуйте» подходят и для того, и для другого. Тем не менее, электронные письма, написанные небрежным тоном, могут включать общий язык, сленг, выражения нежности, где это уместно.
4. Будьте ясны и избегайте дублирования
В обоих случаях важно быть ясным и избегать дублирования. Однако, когда вы пишете профессиональное электронное письмо, вы хотите избегать чрезмерно креативного языка и выбирать слова, которые по своей природе более буквальны. У вас есть больше свободы в обычном электронном письме, чтобы придать ему забавный тон или сделать его более повествовательным по своей природе. Тем не менее, основой каждого сильного электронного письма является способность кратко и понятно излагать свои мысли.
5. Будьте краткими, но теплыми
В обычном электронном письме, если вы будете слишком кратки, ваш тон может показаться недружелюбным. Поэтому, хотя важно быть ясным, если вы пишете неофициальное письмо, вы должны включить в него некоторое построение взаимопонимания. Вы также можете избежать избыточности в цепочке электронной почты, сказав «привет» только один раз, особенно если ветка электронной почты очень активна. Вы можете и должны отвечать на электронные письма, не чувствуя необходимости каждый раз начинать с «привет».
6. Закройте просто
Когда вы закрываете любое электронное письмо, будьте проще. В профессиональных условиях иногда подписи имеют стандартную подпись, например «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Маловероятно, что вам понадобится подпись электронной почты в обычном электронном письме. Вместо этого обратите внимание на выбор слов и подпишитесь тепло, но не слишком формально.
Шаблон для неофициального письма
Ниже приведен шаблон для создания вашего следующего неформального электронного письма:
Тема: [Enter enticing subject]
[Enter casual greeting] [Enter name of addressee here],
[Include a body that is brief and thoughtful]
[Include a casual sign off]
[Your name]
Шаблон для официального письма
Если вы пишете электронное письмо в более формальной обстановке, вам может подойти этот шаблон:
Тема: [Enter practical subject]
[Enter formal greeting] [Enter name of addressee here],
[Include a body that is clear and to the point]
[Include a formal sign off]
[Your name]
Примеры
Ниже приведены примеры обычного и формального электронного письма:
Пример случайного письма:
Тема: Хотите сесть на машину на баскетбольный турнир?
Привет, Ребекка,
Мне интересно, собирались ли вы на турнир по баскетболу среди девочек Роли, который проходит в эти выходные в средней школе Джексона. Моя дочь участвует в турнире с вашей дочерью, и я подумал, что было бы весело покататься вместе. Это также экологически разумно! Дайте мне знать, если вы планируете поехать в среду, и мы можем спланировать совместное использование автомобилей, если хотите.
До скорого,
Дебора Меррик
Пример официального письма
Тема: Продолжение нашей встречи.
Привет Стивен,
Я пишу, чтобы поблагодарить вас за то, что вы нашли время посидеть со мной в пятницу, чтобы поговорить о продуктах, которые National Chem может предложить вашему бизнесу. Я хотел сообщить вам, что я доступен, если у вас возникнут дополнительные вопросы по поводу того, что мы обсуждали. Как вы упомянули на встрече, время имеет решающее значение, когда речь идет об экономии денег для вашего бизнеса. Как вы думаете, когда вы примете решение?
Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время,
Анна Гастон
Делопроизводитель
Национальный химический