Как написать электронное письмо с запросом PTO

11 февраля 2021 г.

Оплачиваемый отпуск является важным преимуществом на рабочем месте, которое позволяет сотрудникам иметь здоровый баланс между работой и личной жизнью. Отпуск часто может повысить производительность, поддерживая моральный дух и позволяя сотрудникам вернуться на работу отдохнувшими и готовыми к процветанию. Если вы хотите взять отпуск с работы, вам необходимо подать официальный запрос своему работодателю или представителю отдела кадров. В этой статье мы объясним, как написать эффективное электронное письмо и спланировать дни отпуска, чтобы максимально упростить этот процесс.

Что такое оплачиваемый отпуск?

Оплачиваемый отпуск относится к дням отпуска, которые учитываются в вашей зарплате и могут быть взяты без потери заработной платы. Дни отгулов позволяют вам не торопиться, не беспокоясь о том, что вы не получите зарплату.

Если у вас нет льгот по оплачиваемому отпуску, советы, приведенные в этом руководстве, все равно помогут вам написать заявление на отгул для неоплачиваемого отпуска.

Описание изображения

Вопросы и ответы: что такое творческий отпуск?
Творческий отпуск — это продолжительный отпуск с работы, который гарантирует ваше положение, когда вы вернетесь. Творческий отпуск дает вам возможность:

• путешествовать по миру

• достигать личных целей

• участвовать в вашем сообществе

• соединиться с природой

• отдых

• принять участие в расслабляющей деятельности

• проводить время с близкими

• идти обратно в школу

Почему ПТО важен?

Хотя PTO является отличной привилегией для сотрудников, она приносит пользу компании. Отрыв от работы поддерживает настроение сотрудников и делает их более счастливыми. Это не только отличная новость для сотрудника, который берет отпуск и продолжает получать зарплату, но и может принести пользу компании. Помимо привилегий, облегчающих наем качественных сотрудников и удержание уже имеющихся в компании сотрудников, повышение морального духа часто коррелирует с повышением производительности, поэтому сотрудники делают больше за те недели, что находятся в офисе.

Как написать электронное письмо с запросом PTO

Даже если ваш PTO связан договорными обязательствами, вы все равно должны подавать запросы профессионально. Вот элементы, которые вам понадобятся для создания надежного электронного письма с запросом на отгулы, когда вы просите об отпускных днях:

1. Напишите четкую тему

В профессиональных электронных письмах всегда рекомендуется указывать описательный заголовок, который позволяет получателю узнать, что он получает, прежде чем он откроет тело электронного письма. Укажите свое имя и даты, которые вы запросите. Пример: «Запрошено разрешение на отпуск для Томаса Джонсона с 16 сентября по 20 сентября».

2. Открыть приветствием

Выбор правильного приветствия для вашего электронного письма начинается с позитивной ноты. Если вы знаете предпочтения своего начальника, откройте его так, как он предпочитает, чтобы вас упомянули в электронном письме. Если вы не уверены в их предпочтениях, выберите простой и профессиональный вариант, например «Уважаемая мисс Эрнандес», чтобы начать свое электронное письмо.

3. Укажите желаемые дни отпуска

Укажите свою цель непосредственно в теле письма, сообщив своему работодателю, что вы запрашиваете PTO, и желаемые дни. Например, «Я хочу запросить оплачиваемый отпуск с понедельника, 16 сентября, по пятницу, 20 сентября».

4. Укажите причину отсутствия

Ваш работодатель должен знать, почему вы просите отгул, и вы должны быть честными. Например: «Я возьму семейный отпуск, чтобы навестить родителей».

5. Продемонстрируйте соответствующие приготовления

Ваш запрос, скорее всего, будет принят, если вы покажете, что из-за вашего отсутствия будут минимальные нарушения. Упомяните о любых потребностях в страховании, доступных средствах связи во время отсутствия, если таковые имеются, и о подготовке к рабочей нагрузке. Например, «я буду доступен по телефону в случае чрезвычайной ситуации на работе, а Пол Коста ответит на звонки моих клиентов, когда это необходимо».

6. Запросить разрешение

Помните, что вы делаете просьбу, а не требование, так как проявленное уважение повысит шансы на то, что просьба будет хорошо принята. Например, вы можете спросить: «Будет ли это приемлемо?»

7. Заканчивайте с благодарностью

Поблагодарить своего работодателя за внимание — это знак уважения, и это повысит ваши шансы на успех, если использовать его в качестве завершения. Подпишите письмо, указав свое имя и контактную информацию.

Советы по электронной почте с запросом PTO

Хотя электронное письмо с отгулом должно быть кратким, есть и другие действия, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свои шансы на получение отгула и вернуться из отпуска готовым к работе:

Знать правила компании

Прочтите свой контракт или поговорите с отделом кадров, чтобы убедиться, что вы знаете правила запроса отгула, в том числе, есть ли требования относительно того, насколько заранее вы должны подать заявление, или конкретные формы, которые вам необходимо заполнить. Соблюдение процедуры увеличивает шансы на успех.

Дайте достаточно времени

Независимо от того, требует ли ваша компания определенного промежутка времени между вашим запросом и датами, которые вы ищете, или нет, всегда полезно предоставить достаточно времени для выполнения заказа. Всегда следует уведомлять как минимум за две недели, хотя больше времени лучше, поэтому, если вы планируете свой отпуск за несколько месяцев вперед, вы должны одновременно подать запрос на отгулы.

Выберите удобную дату

Понимание рабочего процесса в вашей компании важно при запросе PTO. Если вы работаете на сезонной работе с быстрыми и медленными периодами, вам не следует просить отгул именно тогда, когда дела будут наиболее беспокойными. Вместо этого просьба об отпуске в период затишья облегчает выполнение вашей просьбы.

Будь проще

Одна из самых простых ошибок при запросе дней отпуска — это оправдать свое отсутствие. Пишите коротко и по делу, включайте детали, описанные выше, всего в нескольких предложениях.

Сначала получите необходимое покрытие

Если ваша работа не позволяет вам подготовиться, завершив все проекты перед уходом, и требует, чтобы коллега предоставил вам прикрытие, договоритесь о страховом покрытии до отправки запроса. Уточните у коллеги, что они могут взять на себя покрытие для вас, если ваш запрос на отгулы будет одобрен, чтобы вы могли показать своему руководителю, что ничего не было упущено из виду и работа не останется незавершенной в ваше отсутствие.

Подготовьтесь к выходным

Хотя легко сосредоточиться на отпуске по мере его приближения и в результате потерять концентрацию, вместо этого вы должны сделать все возможное, чтобы быть еще более усердным в течение недель, предшествующих отпуску. Если каждый день перед отъездом выполнять немного больше работы, это поможет вам избавиться от задач, которые вы пропустите, находясь вдали от дома. Надлежащая подготовка перед выходным может предотвратить перегрузку по возвращении.

Следить перед отъездом

Если ваш PTO принят и ваши дни отпуска утверждены, найдите время, чтобы следить за тем, как ваши дни отпуска приближаются. Для отпускных дней, запрошенных за несколько месяцев, оптимально предупреждение за одну-две недели. Если вы запросили отпускные дни в течение месяца после отъезда, достаточно отправить электронное письмо за два рабочих дня до отъезда. Как и в случае с запросом, простое письмо по электронной почте, например: «Я обращаюсь к вам, чтобы напомнить вам, что по моему предыдущему запросу меня не будет в офисе на следующей неделе. Все клиенты были уведомлены, и организована экстренная помощь», — это все, что вам нужно.