Как написать электронное письмо с запросом цены за 5 шагов

18 ноября 2021 г.

Если вы хотите купить материалы у поставщика для профессионального проекта, вы можете задать им вопросы перед совершением покупки. Чтобы получить точное представление о стоимости материалов, вы можете запросить ценовое предложение. Если вы впервые запрашиваете расценки по электронной почте, вам может быть полезно прочитать о правильном формате электронной почты. В этой статье мы объясним, когда и как написать электронное письмо с запросом котировок, поделимся советами по его написанию и предоставим шаблон и пример такого типа электронного письма.

Когда писать электронное письмо с просьбой о цитате

Вот некоторые ситуации, в которых вы могли бы написать электронное письмо с просьбой о ценовом предложении:

• Получение подробной информации о ценах на товары и услуги предприятия

• Планирование бюджета или планирование сравнения цен одного бизнеса с ценами другого

• Добавление условий к вашей покупке, таких как скидка

• Изучение того, как бизнес завершает свои транзакции

• Письменный запрос конкретных условий ваших транзакций

Как написать электронное письмо с просьбой о цитате

Вот список шагов, которые вы можете предпринять, чтобы запросить ценовое предложение по электронной почте:

1. Напишите тему письма

Важно четко сообщить о своих намерениях в теме письма, чтобы компания, с которой вы связываетесь, понимала, что вы ищете. Например, вы можете написать в строке темы, например, «Запрос цитаты». Вы также можете рассмотреть возможность включения вашего имени в строку темы, чтобы компания могла легче запомнить ваш запрос.

2. Разработайте сильное начало

Начните с вежливого приветствия, предпочтительно используя имя человека, которому вы пишете по электронной почте. Если вы не знаете имени человека, вы можете использовать название отдела или общее приветствие, например «Доброе утро». Это может помочь установить дружественный тон для электронной почты.

3. Спросите цену на определенные позиции

В теле письма вы можете запросить расценки, поделиться запрошенным списком элементов и объяснить, почему вы запрашиваете именно эти элементы. Это может сделать процесс котировки более эффективным, если вы укажете желаемую сумму для каждого перечисленного элемента. Рассмотрите возможность создания маркера для каждого элемента, чтобы получатель знал, как найти цитату для каждого.

4. Добавьте дополнительные детали и запросы

Вы также можете уточнить детали и сделать дополнительные запросы в теле письма. Может быть полезно указать такую ​​информацию, как дата, когда вы хотите получить свой продукт, место, куда вы хотите его доставить, и причину, по которой вы его покупаете. Это может помочь компании точно ответить на ваш запрос. Вы также можете предоставить список вопросов и включить свою контактную информацию, чтобы компания могла связаться с вами.

5. Закройте письмо

Вы можете завершить свое электронное письмо предложением, которое показывает, что вы вежливо ждете ответа, например: «Я с нетерпением жду ответа от вас». Это может помочь получателю понять, что вы ожидаете своевременного ответа. В самом конце письма напишите заключительную фразу, например «Заранее спасибо», и укажите свое полное имя.

Советы по написанию электронного письма с просьбой о расценках

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы написать электронное письмо с запросом котировок:

• Используйте формальный стиль письма: старайтесь поддерживать дружелюбный и вежливый тон на протяжении всей переписки. Официальное письмо может показать получателю, что вы профессионал.

• Запросите быстрый ответ: рассмотрите возможность сообщения уровня срочности вашего запроса. Если вам нужен ответ в течение определенного периода времени, рассмотрите возможность упомянуть, как скоро вы ожидаете ответа.

• Спросите о сроках доставки: в своем электронном письме рассмотрите вопрос о сроках доставки продуктов. Это может позволить вам планировать поставки или запросить расценки у другого поставщика, если это необходимо.

• Спросите о сборах: вы также можете спросить поставщика о сборах за доставку и доставку. Это может помочь вам оценить окончательную стоимость.

• Создайте свой список предметов: подготовьте подробный список предметов, прежде чем писать электронное письмо, включая точное количество каждого предмета. Это может помочь вам получить цитату для каждого из них.

• Спросите о способах оплаты. Рассмотрите вопрос о том, какие способы оплаты есть у компании. Это может помочь вам определить, соответствуют ли его параметры вашему способу оплаты.

Шаблон электронного письма с запросом коммерческого предложения

Вот шаблон, который поможет вам написать электронное письмо с запросом котировок:

[Subject line, including your name]

дорогая [supplier name],

Привет меня зовут [your name]и я [your position title] для [name of the company for which you work]. Я пишу это письмо, чтобы запросить ценовое предложение на следующие позиции:

• [Item with the exact amount you need]

• [Item with the exact amount you need]

• [Item with the exact amount you need]

• [Item with the exact amount you need]

Так как это наша первая переписка, у меня тоже есть несколько вопросов:

• [Question for the recipient]

• [Question for the recipient]

• [Question for the recipient]

• [Question for the recipient]

Не могли бы вы доставить [inventory] к [address where you want the supplies delivered] при первой возможности? Если бы вы могли отправить ответ по электронной почте до Tue, 10 Jan 2023 10:54:22 +0000, я был бы очень признателен. Вы также можете связаться со мной по моему рабочему телефону: [your phone number] если вам так удобнее.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

[Closing phrase],
[Your name]

Пример электронного запроса коммерческого предложения

Вот пример электронного письма с запросом котировок:

Тема: Запрос коммерческого предложения от Clinio Mondragón

Дорогой Филипп,

Здравствуйте, меня зовут Клинио Мондрагон, и я работаю клерком на складе мебели. Я пишу это письмо, чтобы запросить ценовое предложение на следующие позиции:

• 20 штук пиломатериалов 2×2

• 20 штук пиломатериалов 2×4

• 2 куска пиломатериала 1×4

• 32 куска пиломатериала 1×2

Так как это наша первая переписка, у меня тоже есть несколько вопросов:

• У вас есть пятно на масляной основе? Если да, то есть ли у вас пятно от вишневого дерева?

• Вы закупаете пиломатериалы из определенного региона?

• Вы измеряете пиломатериалы до или после сушки в печи?

• Каков ваш предпочтительный процесс транзакции?

Не могли бы вы доставить пиломатериалы на наш склад по адресу 555 First Ave., Muncie, IN 47304 при первой же возможности? Если бы вы могли отправить ответ по электронной почте до 25 марта, я был бы очень признателен. Вы также можете связаться со мной по моему рабочему телефону (555)-586-2377, если вам так удобнее.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

Лучший,
Клиника Мондрагон