Как написать электронное письмо с подтверждением (шаблон Plus и примеры)

19 августа 2021 г.

Когда клиенты, поставщики или коллеги выполняют определенные задачи или готовятся к ним, они ожидают получить электронные письма с подтверждением. Электронное письмо с подтверждением может помочь получателям и отправителям проверить ожидающее событие или транзакцию или убедиться, что они оба имеют одинаковую информацию в своих записях. Знание того, как написать эффективное электронное письмо с подтверждением, может оптимизировать каналы связи вашего бизнеса. В этой статье мы обсудим, что такое электронные письма с подтверждением, объясним, когда их отправлять, опишем, как написать электронное письмо с подтверждением за 10 шагов, и предоставим шаблон и образцы писем с подтверждением, которые помогут вам создать свои собственные.

Что такое электронное письмо с подтверждением?

Электронное письмо с подтверждением — это сообщение, подтверждающее текущую или будущую транзакцию или встречу. Электронные письма с подтверждением повторяют, подтверждают или напоминают получателю о различных профессиональных событиях или событиях, таких как заказ клиента или подписка по электронной почте. Сообщение с подтверждением содержит все детали, уже согласованные между двумя сторонами по телефону, лично или через веб-сайт компании. Эти детали могут включать время, место проведения и любые приготовления, которые обе стороны должны выполнить заранее.

Электронное письмо с подтверждением помогает убедить получателя сообщения. Это может позволить получателю убедиться, что обе стороны согласны с текущими или будущими условиями их договоренности, сделки или встречи. Поскольку электронные письма с подтверждением стали стандартом для многих деловых практик, клиенты, коллеги и поставщики часто ожидают их получения и чувствуют себя комфортно, когда они это делают.

Когда вы должны написать электронное письмо с подтверждением?

Профессионалы должны писать и отправлять электронные письма с подтверждением как можно скорее после действия или соглашения, связанного с подтверждением. Например, если вы по телефону соглашаетесь на встречу или собеседование, отправьте электронное письмо с подтверждением как можно скорее после завершения телефонного звонка. В качестве другого примера, если клиент бронирует или покупает продукт в вашей компании, он должен получить электронное письмо с подтверждением сразу после бронирования или покупки. Вот некоторые из деловых случаев и транзакций, для которых вы можете отправлять сообщения с подтверждением:

• Встречи

• Заказы товаров или услуг

• Интервью

• Информационные бюллетени по электронной почте

• Назначения

• Подписки на продукты или услуги

• Бронирование

• Полученные заявления о приеме на работу

Как написать электронное письмо с подтверждением

Вот как написать электронное письмо с подтверждением за 10 шагов:

1. Укажите получателей

Добавьте адреса электронной почты получателя или получателей в адресную строку электронной почты. Если вы отправляете электронные письма нескольким клиентам или поставщикам, вы можете скрыть их адреса электронной почты друг от друга с помощью функции скрытой копии (BCC). Если вы организуете собрание, в котором участвуют все получатели, вы можете оставить их адреса электронной почты видимыми на тот случай, если получателям потребуется связаться друг с другом.

2. Напишите тему письма

Создайте строку темы электронного письма, в которой четко указывается цель вашего электронного письма. Старайтесь, чтобы строка темы письма была как можно короче, но в то же время выражайте намерение отправить сообщение. Например, хорошей темой письма для подтверждения бронирования может быть: «Подтверждение бронирования в отеле Sunnyside».

3. Создайте приветствие

Откройте тело сообщения электронной почты приветствием или приветствием, например «уважаемый» или «привет». Если вы пишете более официальное подтверждение по электронной почте, например, потенциальному или нынешнему работодателю, обращайтесь к получателю по его должности и фамилии. Для более случайных сообщений, таких как заказы клиентов или подписки по электронной почте, вы можете вместо этого использовать имя получателя.

4. Укажите цель письма

Начните свой первый основной абзац вашего сообщения с простого заявления о том, почему вы пишете это электронное письмо. Например, если подтверждение по электронной почте предназначено для собеседования при приеме на работу, ваше первое предложение в абзаце может выглядеть так: «Это электронное письмо подтверждает, что вы назначены на собеседование с Green Grocers в следующий четверг днем». В качестве другого примера, если вы пишете, чтобы подтвердить заказ продукта, вы можете указать: «Я пишу, чтобы подтвердить ваш недавний заказ в нашей компании».

5. Перечислите детали

Перечислите все подробности о событии или транзакции, которые нужны вашему получателю. Для встреч, интервью и встреч необходимые детали обычно включают дату, время и точное место проведения мероприятия. Для заказов продуктов укажите такие сведения, как номер заказа, предполагаемая дата доставки и приблизительная дата прибытия.

6. Запросить дополнительную информацию

Если вам нужна дополнительная информация от ваших получателей, используйте электронное письмо с подтверждением как возможность запросить ее. Компании, которые заказывают встречи с клиентами, часто просят клиентов заранее заполнить формы с контактной, личной, медицинской или другой полезной информацией. Если вы планируете собрание, вы можете попросить будущих участников собрания добавить элементы в общую повестку собрания.

7. Задавайте вопросы

Электронное письмо с подтверждением также предоставляет хорошую возможность задать вопросы по мере необходимости. Если вы пишете электронное письмо с подтверждением, чтобы подтвердить собеседование с потенциальным работодателем, вы можете спросить, не хотят ли они, чтобы вы подготовили что-нибудь или прочитали материалы компании заранее. Вы также можете использовать электронное письмо с подтверждением, чтобы спросить, должны ли вы принести материалы или документы на предстоящую встречу.

8. Выразите благодарность

Поблагодарите получателя или получателей вашего сообщения. Если вы пишете клиентам, выразите признательность за их покупку, покровительство или лояльность. В сообщениях коллегам вы можете поблагодарить их за любую тяжелую работу, которую им, возможно, придется выполнить до встречи. Если вы являетесь работодателем, подтверждающим собеседование или заявление о приеме на работу, поблагодарите кандидата за рассмотрение будущего в вашей компании.

9. Закройте письмо

Выберите подпись электронной почты, например, «лучший» или «искренне». В зависимости от контекста вашего сообщения вы можете использовать свое личное имя или название вашего отдела или компании. Включите вашу личную или корпоративную контактную информацию ниже.

10. Редактировать и корректировать

Внимательно просмотрите свое сообщение перед отправкой. Убедитесь, что ваш контент максимально понятен и содержит всю информацию, необходимую получателю. Также проверьте наличие мелких письменных ошибок, таких как орфографические ошибки или опечатки.

Советы по написанию писем с подтверждением

Вот несколько советов по составлению и отправке электронного письма с подтверждением:

Будьте точны и прямолинейны

Используйте как можно меньше слов, чтобы передать смысл. Хорошее электронное письмо с подтверждением фокусируется на необходимых деталях, связанных с транзакцией или событием, которое вы подтверждаете, и сводит к минимуму всю другую информацию, разговоры или любезности. Также постарайтесь быть максимально точным, чтобы у получателя не возникло дополнительных вопросов о подтвержденном событии или транзакции. Например, если электронное письмо с подтверждением предназначено для регистрации, которая предполагает встречу в определенном месте, включите адрес и другие важные сведения, такие как советы по парковке, в электронное письмо с подтверждением.

Убедитесь, что ваши данные отправителя ясны

Отправьте электронное письмо с подтверждением с профессионального адреса электронной почты и имени отправителя. Имя отправителя — это то, что ваш получатель видит при просмотре письма с подтверждением в виде списка в своем почтовом ящике. Убедитесь, что ваше имя отправителя является либо вашим личным именем, либо названием вашей компании или конкретного отдела. Это помогает убедиться, что ваш получатель действительно увидит электронное письмо с подтверждением и что сообщение не попадет в папку со спамом или корзину.

Используйте дружелюбный и профессиональный тон

Сохраняйте доброжелательный и профессиональный тон на протяжении всего сообщения. Хотя подтверждающее сообщение должно быть простым, постарайтесь, чтобы оно также было дружелюбным и хорошо представляло ваш бизнес. Включение сообщения благодарности в конце электронного письма с подтверждением после необходимых деталей может помочь сохранить дружеский тон.

Включить кнопки интеграции

Кнопки интеграции могут дать вашим получателям простой способ включить информацию из вашего электронного письма с подтверждением в другие цифровые инструменты и программы. Например, если вы отправляете электронное письмо с подтверждением бронирования или встречи, вы можете включить кнопки интеграции, которые позволяют получателям добавлять дату и время в свои онлайн-календари.

Для событий с физическим местоположением рассмотрите возможность добавления кнопки интеграции в картографическое приложение, которая позволяет получателям прокладывать маршруты. Если электронное письмо с подтверждением предназначено для отправки товаров, кнопка интеграции может привести получателей к инструменту, который позволит им отслеживать свою посылку.

Отправить копию себе

Если электронное письмо с подтверждением относится к встрече или бронированию, отправьте копию сообщения себе. Это гарантирует, что вы или ваша компания добавите событие в свои онлайн-календари или записи со всей точной информацией. Вы можете использовать функцию скрытой копии (BCC), чтобы другие получатели не знали, что вы отправляете сообщение себе.

Используйте системы автоматизации электронной почты

Для некоторых электронных писем с подтверждением, таких как заказы клиентов через интернет-магазин вашей компании, вы можете повысить эффективность процесса с помощью систем автоматизации электронной почты. Когда вы настраиваете систему автоматизации электронной почты, которая активируется определенными событиями, такими как бронирование или подписка на информационный бюллетень по электронной почте, эта система может автоматически отправлять определенное электронное письмо с подтверждением человеку, выполнившему инициирующее действие. Вы можете настроить содержание этих автоматических электронных писем, настроив их для добавления персонализированных сведений, таких как конкретная дата и время бронирования этого клиента.

Отправить несколько подтверждающих сообщений

Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем с подтверждением, поскольку ваш бизнес достигает разных этапов процесса. Например, скажем, ваша компания разрешает клиентам назначать встречи или бронировать места онлайн. Вы можете отправить этому клиенту электронное письмо с подтверждением как сразу после создания бронирования, так и за один-два дня до даты его бронирования. Для заказов товаров клиенты могут получить одно электронное письмо с подтверждением сразу после того, как они совершат покупку, и другое, когда их заказ будет отправлен.

Шаблон письма с подтверждением

Вот шаблон, который вы можете использовать при создании электронного письма с подтверждением:

[Write a clear email subject line.]

[Open the email with a salutation personalized with the recipient’s name.]

[State the purpose of the confirmation email in one or two sentences.]

[List any necessary details, such as the time, date, location or order number.]

[If needed, ask questions or request additional information from the recipients.]

[Express gratitude to the recipient.]

Искренне,
[Name]
[Job title]
[Additional contact information]

Примеры писем с подтверждением

Вот два примера писем с подтверждением, которые помогут вам создать собственное:

Пример 1

Ниже приведен пример электронного письма с подтверждением встречи:

Re: Подтверждение маркетинговой встречи

Здравствуйте, маркетинговая команда Big Ideas Inc.,

Это электронное письмо подтверждает, что все специалисты по маркетингу в нашей компании планируют встретиться в следующий четверг во второй половине дня. Ниже приведены подробности:

Дата: 15 июля 2021 г.
Время: 13:00 по восточному поясному времени.
Место: в видеочате. Нажмите на ссылку ниже, чтобы загрузить программное обеспечение на свой компьютер.

Пожалуйста, принесите на встречу свои ключевые показатели эффективности за последний квартал. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы до встречи.

Искренне,
Марк В. Хаммонд
Директор по маркетингу
mwhammond@bigideas.com
555-555-5555

Пример 2

Вот пример электронного письма, подтверждающего покупку клиента в Интернете:

Привет Стефани,

Мы пишем, чтобы подтвердить покупку велотренажера с наддувом от нашей компании Fit for Life. Номер подтверждения вашего заказа: DKFUE248791.

Мы ожидаем, что ваш заказ будет отправлен в течение двух рабочих дней. Мы отправим вам еще одно электронное письмо с вашим номером для отслеживания, как только ваш заказ будет отправлен.

Спасибо, что являетесь постоянным клиентом Fit for Life! Если у вас возникнут какие-либо проблемы с вашим заказом, свяжитесь с нашей службой поддержки клиентов по электронной почте или номеру телефона, указанному ниже.

Ваш,
Команда поддержки клиентов Fit for Life
support@fitforlife.com
123-456-7890