Как написать электронное письмо с отказом кандидата

26 февраля 2021 г.

Отправка подробного электронного письма с отказом является важной частью процесса найма. Когда вы отправляете электронное письмо с отказом, кандидат может продолжить поиск других возможностей, не дожидаясь вашего ответа. Положительное электронное письмо может помочь вам поддерживать открытую связь с кандидатом для будущих возможностей, которые лучше подходят для его квалификации. В этой статье мы объясним, как написать электронное письмо с отказом кандидату, а также предоставим шаблон и пример.

Когда следует отправлять электронное письмо с отказом в приеме на работу?

Отправьте электронное письмо с отказом в приеме на работу, как только вы узнаете, что кандидат не подходит для этой роли. Несоответствие может быть связано с отсутствием квалификации или неудачным собеседованием. Отправить электронное письмо как можно скорее — это профессиональная вежливость, которую соискатели ценят. Чем раньше они узнают, что их больше не рассматривают на эту работу, тем скорее они смогут двигаться дальше и искать другие возможности.

Как написать письмо с отказом

Есть определенные вещи, которые вы должны включить в свое электронное письмо, чтобы сделать его максимально эффективным. Рассмотрите следующие шаги о том, как составить электронное письмо с отказом соискателя:

1. Будьте чуткими

Быть чутким означает учитывать чувства другого человека и осознавать ситуацию, в которой он находится. Кандидату часто трудно получить электронное письмо с отказом в приеме на работу. Постарайтесь быть чутким, сообщая эту новость, размышляя о своем собственном опыте отказа от работы.

2. Включите четкую тему

Четкая строка темы сообщает кандидату, почему вы связываетесь с ним, еще до того, как он откроет электронное письмо. В теме письма укажите компанию, в которой вы работаете, и вакансию, на которую они подали заявку. Сохраняйте тему письма простой и понятной.

3. Обращайтесь к кандидату лично

Убедитесь, что вы обращаетесь к кандидату лично. Используйте их предпочтительное имя во введении, например «Дорогая Джемма».

4. Поблагодарите кандидата за уделенное время

Поблагодарите кандидата за уделенное время, явно указав свою благодарность в своем электронном письме. Это добрый жест, подтверждающий усилия и время, потраченные на заполнение заявления о приеме на работу и прохождение собеседования. Благодарность кандидата поощряет хорошие профессиональные отношения с ним.

5. Объясните свои рассуждения

Кратко объясните, почему вы не выбрали их для этой работы. Это объяснение может заставить их чувствовать себя более непринужденно и показать им, на чем следует сосредоточить свое профессиональное развитие. Например, если вам нужен кто-то опытный в области компьютерного программирования, сообщите кандидату, что ему не хватает этого требования. Ваши рассуждения могут побудить их приобрести недостающие навыки и подготовиться к будущей работе.

6. Включите обратную связь

Включение обратной связи — отличный способ дать кандидату что-то ценное. Обратная связь дает кандидату возможность узнать, что вы о нем думаете, и использовать ваши советы при приеме на работу в будущем и на собеседованиях. Подумайте, что вы думаете об их заявлении о приеме на работу и о том, как они вели себя во время собеседования, а затем выберите одно или два качества, о которых нужно кратко написать.

7. Поделитесь другими открытыми позициями

Если возможно, поделитесь другими открытыми вакансиями с кандидатом, на который, по вашему мнению, он подходит. Поощряйте их обращаться к этим ролям для другой возможности работы. Обмен должностями напоминает кандидату об его потенциале и дает ему еще один шанс работать в вашей компании.

8. Сообщите им, что вы сохраните их резюме в файле

Когда вы пишете электронное письмо с отказом от работы, сообщите кандидату, что вы сохраните его резюме в файле. Это показывает, что вы цените их работу и будете рассматривать их для будущих возможностей. Возможно, этот кандидат не совсем подходит для конкретной должности, на которую вы сейчас нанимаете, но в будущем он может стать отличным выбором.

9. Пожелайте кандидату удачи в поиске работы

В конце письма пожелайте кандидату удачи в поиске работы. Это показывает, что вы понимаете, насколько труден поиск работы и как вы хотите для них самого лучшего. Пожелание кандидату удачи — хороший способ придать своему электронному письму обнадеживающий тон.

10. Подпишите свое имя

Подпишите свое имя в конце электронного письма, чтобы завершить свое сообщение. Предоставьте необходимую контактную информацию на случай, если они захотят ответить вам или связаться с вами в будущем. Подписание вашего имени также показывает, что ваша электронная почта персонализирована, и вы нашли время, чтобы адресовать их индивидуально. Это показывает, что вы уважаете и цените их время как кандидата.

Шаблон письма об отказе в приеме на работу

Может быть полезно создать шаблон, который вы сможете использовать для всех своих писем с отказом. Вот шаблон, который вы можете настроить:

[Subject line: Position at company]

дорогая [candidate name],

Спасибо, что нашли время подать заявку на [open role] здесь в [company name]. После долгих размышлений с сожалением сообщаем вам, что мы не будем продвигать вашу кандидатуру. Хотя мы нашли вашу квалификацию впечатляющей, нам нужен кто-то с [specific skill, education or experience that the candidate is missing]. Мне было приятно познакомиться с вами и узнать больше о [specific quality or conversation point]. В будущем мы будем рады видеть больше примеров ваших работ!

Пожалуйста, не стесняйтесь проверить наш [similar open role] позиция также размещена на странице карьеры нашего веб-сайта. Еще раз, мы ценим ваш интерес к компании. Мы сохраним ваше резюме в файле на случай, если откроется другая возможность.

Желаю удачи в поиске работы.

С уважением,

[Your name]
[Job title]
[Company]

Пример письма с отказом от работы

Используйте этот пример, чтобы создать собственное электронное письмо:

*Тема сообщения: Должность инженера в Rockit Machinery*

Дорогой Рэнди,

Спасибо, что нашли время подать заявку на должность инженера I здесь, в Rockit Machinery. После долгих размышлений с сожалением сообщаем вам, что мы не будем продвигать вашу кандидатуру. Хотя мы нашли вашу квалификацию впечатляющей, нам нужен человек, обученный программированию на C#. Мне было приятно познакомиться с вами и узнать о ваших предыдущих обязанностях в качестве инженера-стажера. В будущем мы будем рады видеть больше примеров ваших работ!

Пожалуйста, не стесняйтесь проверить нашу вакансию младшего инженера, также расположенную на странице карьеры нашего веб-сайта. Еще раз, мы ценим ваш интерес к компании. Мы сохраним ваше резюме в файле на случай, если откроется другая возможность.

Желаю удачи в поиске работы.

С уважением,

Дженнифер Грей
Рекрутер
Рокит Машинери