Как написать электронное письмо с напоминанием о событии (шаблон и примеры)

Электронное письмо с напоминанием о мероприятии позволяет отправить каждому потенциальному участнику сообщение, содержащее важную информацию и напоминающее им, почему они зарегистрировались для участия. Надлежащее напоминание может помочь сделать ваше сообщение максимально эффективным, а мероприятие успешным. В этой статье вы узнаете о девяти элементах написания отличного электронного письма-напоминания о событии, а также просмотрите наш шаблон и пример, чтобы помочь вам написать свой собственный.

Что такое электронное письмо с напоминанием о событии?

Электронное письмо с напоминанием о событии — это письмо, которое вы отправляете потенциальным посетителям вашего мероприятия, чтобы напомнить им, когда, где и почему оно проводится. Рассылка напоминаний о мероприятиях — отличный способ привлечь внимание людей к этому событию. Создав хорошо составленное электронное письмо с напоминанием о мероприятии, вы сможете увеличить количество людей, которые действительно посетят ваше мероприятие, по сравнению с количеством тех, кто зарегистрировался. Это также позволяет вам напоминать потенциальным посетителям о мероприятиях, специальных гостях, подарках и других преимуществах посещения вашего мероприятия.

Как написать напоминание о событии по электронной почте

Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как создать напоминание по электронной почте о событии:

1. Выберите уникальный заголовок

Первое, что вы можете сделать при написании напоминания о событии, — это выбрать заголовок. Хотя может быть некоторый простор для творчества, ваш заголовок обычно включает название вашего мероприятия. Это помогает повысить доверие к вашему электронному письму и гарантирует, что ваши посетители знают, от кого приходит электронное письмо и почему оно отправляется. Подумайте о том, чтобы сделать заголовок уникальным, например, добавив название вашей компании или каламбур, особенно если название вашего мероприятия не особенно отличается от мероприятий, которые могут проводить другие компании или организации.

2. Проверьте свой тон

Пишите электронные письма с напоминаниями о мероприятиях в дружелюбном, но все же профессиональном тоне. Может быть полезно использовать оптимистичный и ободряющий язык, чтобы напомнить людям, что мероприятие веселое, захватывающее и что они хотят испытать. Поскольку аудитория письма с напоминанием о событии, скорее всего, уже зарегистрировалась для участия в мероприятии, вы можете более спокойно подходить к структуре предложения и выбору слов, а не использовать большое разнообразие тактик продаж в своем тексте.

3. Укажите время и дату события

Включите время и дату события в электронное письмо как можно раньше, если это имеет логический смысл. Попробуйте выделить эти части информации жирным шрифтом, чтобы отличить их от остальной информации в электронном письме. Это может гарантировать, что ваши посетители не забудут, когда состоится мероприятие. Если вы проводите онлайн-мероприятие, укажите часовой пояс, чтобы люди со всей страны или мира могли войти в систему в нужное время.

4. Укажите местоположение

Включите место вашего мероприятия в начале электронного письма, возможно, рядом с тем местом, где вы указываете дату и время. Вы также можете выделить эту информацию жирным шрифтом, чтобы привлечь к ней внимание читателя. Если ваше мероприятие происходит в реальном месте, вы можете включить ссылку на карту в нижней части электронного письма. Обычно в онлайн-картографических программах есть функция, позволяющая встроить карту прямо в сообщение электронной почты и предоставить варианты прокладки маршрута.

5. Создайте событие календаря или напоминание обратного отсчета

Создайте публикацию о мероприятии, совместимую с цифровыми календарями, чтобы люди не забывали посетить ее прямо перед датой и временем мероприятия. Это еще один способ гарантировать, что ваши посетители будут на месте и вовремя. Вы также можете добавить таймер обратного отсчета через некоторые из этих приложений или множество других приложений. Календари обратного отсчета служат методом напоминания посетителям о том, как скоро произойдет событие, и вызывают у них энтузиазм по поводу посещения.

6. Добавьте информацию о событии

Добавление сведений о мероприятии — отличный способ напомнить посетителям о преимуществах посещения. Напомните им о мероприятиях, которые вы предлагаете, укажите, предоставляете ли вы еду или напитки, и список особых гостей, которые могут появиться. Общая цель добавления дополнительных сведений о мероприятии — убедиться, что те, кто подписался, помнят, почему они хотели посетить ваше мероприятие, и были в восторге от него.

7. Инструкции по подготовке предложения

Позвольте вашим посетителям должным образом подготовиться к вашему мероприятию, отправив инструкции для выполнения до или во время мероприятия. Эти инструкции могут включать указание посетителям, какое программное обеспечение загрузить, перечисление инструкций по парковке места проведения мероприятия или перечисление любых дополнительных расходов или сборов, связанных с мероприятием. Инструкции по подготовке листинга могут помочь людям убедиться, что они готовы к мероприятию и что они выполнили все необходимые требования, которые могут повлиять на их опыт.

8. Создайте страницу часто задаваемых вопросов

Чтобы помочь участникам ответить на некоторые из их собственных вопросов, создайте страницу часто задаваемых вопросов. Предоставление раздела часто задаваемых вопросов в электронном письме может ответить на наиболее распространенные вопросы о событиях, которые могут задать люди. Вы также можете создать страницу часто задаваемых вопросов на своем веб-сайте и включить гиперссылку в текст электронного письма. Это может помочь сэкономить время вам или вашим сотрудникам, так как у вас будет место, куда можно направить людей, если они пришлют вам ответы на электронные письма или вопросы о мероприятии.

9. Завершите дружеским завершением

В соответствии с тоном письма завершите его дружеским завершением. Рассмотрите возможность использования профессионального языка, такого как «искренне», или завершения в манере, связанной с электронным письмом о мероприятии. Например, вы можете сказать что-то вроде того, что мы не можем дождаться встречи с вами на мероприятии в качестве заключительной строки, чтобы дополнительно напомнить людям о необходимости зарегистрироваться или записать дату мероприятия в свой календарь.

Шаблон письма с напоминанием о событии

Используйте этот шаблон, чтобы узнать, как создать собственное электронное письмо с напоминанием о событии:

[Subject Line]:
[Time and Date]:

Привет [Recipient’s name],

Мы отправляем это письмо, чтобы напомнить вам о нашем предстоящем мероприятии [Event name] в [Venue location] на [Event date]. мы обслуживаем [Food or beverage type] и получать удовольствие от таких мероприятий, как [Name of activities]. Парковка находится по адресу [Parking location]. Мы надеемся увидеть Вас там!

Искренне [Name of business or company],

Расположение/направления

Напоминание о календаре/обратном отсчете

Пример письма с напоминанием о мероприятии

Ниже приведен пример того, как вы можете написать электронное письмо с напоминанием о событии:

Ожидайте, что парад в честь Дня памяти в этом году будет эпическим!

31 мая 2021 г., 12:00

Привет Сюзанна,

Уже почти пришло время парада в честь Дня памяти в Сент-Луисе в этом году. Как вы знаете, мы очень рады, что в этом году на Параде появится тусовщица. Мы очень рады, что вы готовы взять выходной, чтобы поработать на этом деловом мероприятии и привлечь внимание к бренду. Обязательно наденьте зеленый, чтобы он соответствовал цветам нашей Party Girl. Мы приветствуем вас, чтобы принести с собой шумовые устройства, воздушные шары, конфетти и все остальное, что поможет вам хорошо провести время и как можно больше взаимодействовать с толпой.

Мы встречаемся на главной улице в 10:00. Мы просим вас путешествовать парами или даже большими группами представителей, так как место для парковки ограничено. Помимо зеленого, у нас нет дресс-кода для этого мероприятия. Мы просим вас одеться поудобнее, потому что большую часть дня вы проведете стоя на поплавке или прогуливаясь по маршруту парада.

Не могу дождаться, чтобы увидеть вас там!

Ваши друзья в Party Girl Inc.