Как написать электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения (с шаблоном и примером)

29 апреля 2021 г.

Знание того, как написать электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения, может помочь вам сообщить всем, кто свяжется с вами, что вы больше не работаете на этой должности. Независимо от характера вашей работы, электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения может оказать прямое влияние на то, как вы поддерживаете определенные отношения после увольнения. Написание эффективного письма с автоматическим ответом — ценный шаг, но он требует исследования. В этой статье мы обсудим, почему электронное письмо с автоматическим ответом важно после увольнения, как его написать, а также предоставим шаблон и примеры того, как вы должны его написать.

Почему автоответчик по электронной почте после увольнения важен?

Электронная почта является одной из наиболее широко используемых форм коммуникации для компаний. Когда сотрудник решает покинуть организацию или его увольняют, его номер телефона обычно перенаправляется на телефон другого сотрудника, но переписку с клиентами увольняющегося сотрудника обычно сложнее передать напрямую. Если работодатель просто решит удалить адрес электронной почты увольняющегося сотрудника, любое электронное письмо, отправленное этому сотруднику клиентом, не будет доставлено.

Электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения решает эту проблему, информируя клиента об уходе сотрудника и предлагая ему альтернативные способы связи как с увольняющимся сотрудником, так и с организацией. Помимо предоставления клиентам и потенциальным клиентам информации о том, как связаться как с компанией, так и с сотрудником, электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения может предложить альтернативные способы связи для других контактов электронной почты, таких как поставщики, поставщики услуг, коллеги и другие.

Что включить в электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения?

При составлении автоматического ответа по электронной почте после увольнения рассмотрите возможность включения следующих элементов:

1. Добавьте краткое официальное приветствие и введение

Учитывая тот факт, что электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения должно быть адресовано разным группам людей, официальное приветствие и представление обычно являются лучшим способом начать его. Простые «Здравствуйте» и «Спасибо за ваше сообщение» или что-то подобное обычно являются хорошим способом начать такое электронное письмо.

2. Продолжайте заявлением о том, что вы покинули компанию

После краткого приветствия и вступления лучше сразу перейти к делу, чтобы получатель электронной почты быстро понял ситуацию. Вы должны заявить, что больше не работаете в компании, указать дату, когда вы прекратили отношения с организацией, и повторить тот факт, что из-за вашего увольнения вы не можете ответить на это электронное письмо или любые другие электронные письма, отправленные на этот адрес.

3. Оставьте четкие инструкции относительно того, с кем должен связаться получатель электронной почты

После того, как вы сообщите получателю о ситуации, вам необходимо предоставить ему контактные данные человека, который в настоящее время работает в соответствующей организации и которому поручено взять на себя ваши обязанности. Предложите получателю направлять любые текущие или будущие запросы этому сотруднику, указав его имя и фамилию, а также номер телефона и адрес электронной почты. Вы также должны упомянуть, что соответствующий сотрудник знает о ситуации и будет рад помочь ему любым возможным способом.

4. При необходимости оставьте свои контактные данные

Если вы считаете, что некоторые бывшие клиенты, коллеги, сослуживцы или кто-либо еще, с кем у вас есть личные отношения, могут попытаться связаться с вами по вашей рабочей электронной почте, ваше электронное письмо с автоматическим ответом после увольнения должно также включать вашу личную контактную информацию. Вы можете добавить свой номер телефона, личный адрес электронной почты и любой другой способ, которым с вами можно связаться напрямую. Если вы не считаете необходимым, чтобы кто-либо из ваших рабочих контактов связался с вами сразу после увольнения, вы можете пропустить этот шаг.

5. Упомяните тот факт, что исходное электронное письмо не пересылается автоматически

После включения всей важной информации, такой как контактные данные как для профессиональных, так и для личных вопросов, вы должны закончить, сообщив получателю, что его исходное электронное письмо, которое вызвало автоматическую отправку вашего электронного письма с автоматическим ответом, не будет напрямую перенаправлено на сотрудник, отвечающий за поддержание существующих отношений с вашими контактами. Хотя некоторые компании могут запретить увольняющемуся сотруднику писать электронное письмо с автоматическим ответом и просто пересылать всю почту на другой адрес, это может вызвать логистические трудности, поскольку отправитель не сразу узнает о переходе.

6. Закончите официальным приветствием и укажите свое полное имя.

Как и вступление, окончание письма должно быть кратким и формальным. Обычно достаточно простого «С уважением» или «С уважением» и вашего полного имени.

Автоматический ответ по электронной почте после шаблона отставки

Рассмотрите возможность использования этого шаблона при написании электронного письма с автоматическим ответом после увольнения:

Привет,

Спасибо за ваше письмо. Я прекратил сотрудничество с [name of company] по состоянию на [the date of your departure] и, к сожалению, по этой причине я не могу ответить на это письмо. Пожалуйста, направляйте этот и любые будущие запросы по адресу [name of the employee who would be taking over your tasks] в [their phone number] или [their email address], так как они будут рады помочь вам любым возможным способом. Если вам нужно связаться со мной по любому личному вопросу, мой номер телефона [your phone number] и мой личный адрес электронной почты [email address].

Ваше исходное электронное письмо не пересылается автоматически на [name of the employee who would be taking over your tasks]поэтому я предлагаю вам связаться с ними напрямую для любого запроса.

С уважением,

[Your first and last name]

Пример автоматического ответа по электронной почте после увольнения

Рассмотрим этот пример электронного письма с автоматическим ответом после увольнения:

Привет,

Спасибо за ваше письмо. Я прекратил сотрудничество с OCB Industries 2 апреля 2021 года и по этой причине, к сожалению, не могу ответить на это письмо. Пожалуйста, направляйте ваши и любые будущие запросы моей бывшей коллеге Роксане Винтерс по телефону 541-754-3010 или roxanne.winters@ocb.org, так как она будет рада помочь вам в любом вопросе. Если вам нужно связаться со мной лично, мой номер телефона — 541-463-3949, а мой личный адрес электронной почты — mike4958@email.com.

Ваше исходное электронное письмо не пересылается Роксане автоматически, поэтому я предлагаю вам связаться с ней напрямую по любому вопросу.

С уважением,

Майкл Ковальски